Ситуация
Работница, принятая на время нахождения основной работницы в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (далее – отпуск по уходу), была уволена в связи с выходом основной работницы на работу. На следующий день она была вновь принята для замещения другой работницы на время отпуска по уходу. Разберемся, что делать с личным делом: заводить новое или старое можно продолжить.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2; далее – Инструкция по личным делам).
Таким образом, заведение личного дела на работника, принятого на период нахождения иного работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, является правомерным.
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, в т.ч. (абзацы 4, 5 п. 8 Инструкции по личным делам):
– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.
Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело (часть третья п. 188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).
Обратите внимание! Логика Инструкции по личным делам предполагает заведение нового личного дела после увольнения работника.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (части первая, вторая п. 204 Инструкции по делопроизводству).
Пример
Если личное дело было закрыто делопроизводством в феврале 2021 г., оно должно быть передано в архив и включено в опись дел по личному составу не позднее 31 декабря 2023 г.
В рассматриваемой ситуации нецелесообразно заводить на работника новое личное дело. Отметим, что Инструкцией по личным делам никак не урегулирован указанный вопрос. А его решение остается за кадровой службой организации.
В этой связи возможны следующие варианты решения ситуации:
– заведение нового личного дела (нецелесообразно);
– продолжение ведения ранее заведенного личного дела (этот вариант является обоснованным, так как в рассматриваемой ситуации личное дело еще не должно было быть передано в архив организации).
