Вопрос ведения личных дел студентов напрямую не урегулирован нормативными правовыми актами. Отметим, что при рассмотрении указанного вопроса нормы Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2), не могут быть применены, так как ее положения не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования (п. 1 Инструкции № 2).
Частично порядок ведения личных дел студентов урегулирован Положением о приемной комиссии учреждения высшего образования, утвержденным постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 23.03.2006 № 23 (далее – Положение № 23). Анализ содержания указанного документа позволяет прийти к выводу, что в состав личного дела студента включается договор о целевой подготовке специалиста (рабочего, служащего) (приложение 4 к Положению № 23).
Отметим, что состав документов личных дел студентов установлен п. 370 перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 (далее – Перечень Минобра).
Так, в личные дела обучающихся включаются: внутренние описи дел, заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, выписки из трудовой книжки о приеме, экзаменационные листы, письменные работы по вступительным испытаниям, книжки успеваемости, билеты учащегося, зачетные книжки, студенческие билеты, копии приказов о восстановлении, переводе, отчислении, поощрении, окончании, копии свидетельств, аттестатов, дипломов, справки об обучении (при восстановлении) и (или) копии справки об обучении (при отчислении), копии свидетельств о присвоении квалификационного разряда (класса, категории) по профессии (при присвоении профессий рабочего) и др. Отметим, что в указанном перечне отсутствуют договоры.
В свою очередь, п. 822 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов), установил срок хранения 75 лет для договоров в сфере образования (после отчисления обучающегося из учреждения образования подшиваются в личные дела. – Прим. авт.).Отметим, что Перечень Минобра срок хранения указанным договорам не установил.
При этом срок хранения личных дел обучающихся составляет 75 лет ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) / 75 лет (п. 370 Перечня Минобра; п. 847 Перечня типовых документов).
Принимая во внимание открытый перечень документов, подлежащих включению в состав личных дел студентов (перечисление документов, включаемых в состав личных дел, в п. 370 Перечня Минобра завершается «и др.»), а также то, что срок хранения договоров в сфере образования составляет 75 лет, оригинал договора о подготовке специалиста на платной основе может включаться в состав личного дела студента.
