Ситуация
Организация продолжает работать с печатью. Соответствующие условия вносятся во все документы, включая договоры. Директор организации выезжает в командировки, где ему часто бывает нужна печать. У него возник вопрос: можно ли изготовить вторую идентичную печать, чтобы иметь возможность ставить оттиск на тех договорах и документах, которые подписываются вне офиса?
Рассмотрим данную ситуацию.
Ответ на данный вопрос не так однозначен, как кажется на первый взгляд. С одной стороны, печать не придает документу юридической силы, поэтому субъект может изготовить себе сколько угодно и каких угодно печатей. С другой стороны, организация, которая оставляет за собой право использовать печать, закрепляет это в ЛПА и других документах, которые придают ей юридическое значение, что исключает вольное обращение с данным предметом.
Как известно, с 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования получили право не использовать печати, в т.ч. и в договорных отношениях, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (подп. 3.11 п. 3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). В течение 2018–2019 гг. обязательность постановки оттиска печати была исключена из большинства нормативных правовых актов, регулирующих деятельность белорусских организаций.
Юридическую силу документу придают следующие реквизиты (п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция № 4):
Как видим, печати в данном перечне нет. Она как реквизит необходима только для отдельных видов документов (часть вторая п. 18 Инструкции № 4).
Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК) также не придает юридической силы печати в договоре. Соблюдение письменной формы сделки удостоверяется подписью, выполненной собственноручно или с помощью технических средств, позволяющих достоверно установить подписанта (п. 1 ст. 161 ГК).
Вместе с тем для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (часть вторая п. 18 Инструкции № 4).
Если руководством организации принято решение использовать печать, то этот факт должен быть закреплен в утвержденной им инструкции по делопроизводству, разработанной в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (часть первая п. 4 Инструкции № 4).
Нормы п. 62 Инструкции № 4 регламентируют вопрос с печатями следующим образом. Печати могут быть трех видов: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Отсюда следует вывод, что печать каждого вида у организации должна быть в единственном экземпляре.
Однако Инструкция № 4 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях (п. 1 Инструкции № 4). Локальные инструкции по делопроизводству могут устанавливать иные правила, не противоречащие закону. Поэтому если есть острая необходимость в двух экземплярах печати, в ЛПА можно закрепить такое положение и изготовить две печати. Законодательство этого не запрещает.
Таким образом, мы не можем сказать, что нельзя изготовить две одинаковые печати, поскольку в законодательстве нет запрета и нет ответственности за это. Вместе с тем мы и не можем рекомендовать действовать с двумя одинаковыми печатями, поскольку это противоречит законодательству о делопроизводстве, а также повышает риски подделки, дублирования документов, что в частноправовых отношениях может повлечь риск признания сделки недействительной.
