Эффективно выстроенный процесс работы с дебиторской задолженностью требует системной, алгоритмизированной командной работы.
Работу в организации по получению дебиторской задолженности условно можно разделить на следующие этапы:
‒ до возникновения задолженности (до заключения контракта, отгрузки и т.п.);
‒ контроль возникновения задолженности;
‒ переговоры;
‒ принудительное взыскание.
Работа с дебиторской задолженностью до ее возникновения
По каждому новому контрагенту еще до заключения с ним договора необходимо собрать информацию, чтобы оценить его платежеспособность и риски неплатежей в будущем.
По результатам такой оценки иногда может оказаться рациональным решением либо вовсе отказаться от сделки, либо предпринять меры предосторожности. Например, предложить работать только по предоплате либо затребовать обеспечение обязательств (поручительство, залог, банковская гарантия и т.п.).
Важным аспектом в работе с контрагентами, особенно иностранными, является определение способа и места разрешения споров (внесудебные формы, государственный суд, арбитраж). Такая оговорка в договоре должна учитывать:
1) потенциальные расходы на разрешение спора в сравнении с возможной суммой долга;
2) возможность исполнения судебного решения о взыскании задолженности за границей.
Обычно на предприятии или в организации уже разработаны стандартные договоры, в которые лишь требуется включить согласованные с новым контрагентом коммерческие условия.
Сбор информации о контрагенте можно поручить менеджеру, а оценку его платежеспособности – финансистам (бухгалтер, экономист, коммерческий директор), поэтому вовлечение юристов на данном этапе, как правило, минимально.
Помощь юриста в этом случае может потребоваться, например, когда необходимо подготовить и (или) проверить нестандартные документы (условия) по сделке либо правильно выбрать место для разрешения спора.
Контроль возникновения задолженности
Данный этап является техническим и заключается он в том, чтобы своевременно контролировать сроки оплаты, поступления, остаток задолженности и дату возникновения просрочки.
Многие предприятия, как правило, имеют специальное программное обеспечение (CRM, ERP и подобные системы), где процесс учета задолженностей автоматизирован, и система своевременно оповещает о наступлении просрочки и сумме долга.
Переговоры
После того как система оповестила о возникновении задолженности, целесообразно не затягивать и сразу начинать работу по получению долга. Долгая пауза может повлечь, например, пропуск сроков исковой давности, а возможно, организация-контрагент и вовсе окажется ликвидирована.
Разумное начало в решении вопроса с возникшей задолженностью – попробовать договориться о возврате долга мирным путем. Если вы оперативно обнаружили задолженность, то начать судебные тяжбы вы всегда успеете, а вот дружественные партнерские отношения сохранить после судебного разбирательства порой невозможно. Поэтому лучший способ напомнить контрагенту о его долге – позвонить или направить письмо и договориться о встрече (в т.ч. онлайн).
Как правило, такого рода переговоры предполагают урегулирование вопроса задолженности путем взаимных уступок, поэтому они должны проводиться на уровне сотрудников с правом принятия решений. Это могут быть как руководители и их заместители, так и менеджеры, которым такое право делегировано руководством.
Юристы в этом процессе подключаются уже на стадии письменного закрепления достигнутых договоренностей.
Еще одной опцией является заключение медиативного соглашения, для чего потребуется обратиться к медиатору. В случае неисполнения медиативного соглашения в добровольном порядке можно будет обратиться в суд за выдачей исполнительного документа на принудительное исполнение.
