Ситуация
С 23.03.2016 работник устроился в организацию специалистом по продажам. С 06.06.2016 его назначили исполняющим обязанности директора, а с 20.06.2017 утвердили на должность директора предприятия. При этом личное дело было заведено только в январе 2017 г. В таком случае необходимо все документы оформлять «задним числом».
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов. Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) (часть вторая п. 2, п. 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2; далее – Инструкция № 2).
Таким образом, личное дело будет считаться сформированным после включения в него копии приказа (иного распорядительного документа) о приеме на работу (назначении на должность).
Если личное дело на работника своевременно заведено не было, то его следует оформить после выявления указанного факта.
В таком случае датой заведения личного дела будет являться реальная дата его оформления, которая будет совпадать с датой его постановки на учет согласно по журналу (книге) учета личных дел (п. 20 Инструкции № 2). Это обусловлено (среди прочего) тем, что от момента необходимого первоначального заведения личного дела (март 2016 г.) до момента фактического его заведения (январь 2017 г.) в журнале (книге) учета личных дел (с высокой долей вероятности) были отражены иные личные дела. Это создаст трудности с включением личного дела, заведенного в январе 2017 г., как дела, которое должно было бы быть оформлено в марте 2016 г.
