Ситуация
Наниматель планирует установить для коллектива работников дистанционную работу, при этом разделив коллектив на группы так, чтобы каждая из них присутствовала в офисе 1 неделю в месяц. Рассмотрим, можно ли так сделать и как это оформить.
В приведенной ситуации наниматель хочет установить смешанную форму организации труда для трудового коллектива, предполагающую сочетание традиционной и дистанционной формы организации труда. Установление такой формы организации труда не запрещено Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее – ТК), поэтому представляется возможным.
Изменение формы организации труда является изменением существенных условий труда и осуществляется по соглашению сторон или в порядке, установленном ст. 32 ТК, а в связи с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией – п. 14 Указа Президента Республики Беларусь от 24.04.2020 № 143 «О поддержке экономики» (далее – Указ № 143). Исходя из ст. 32 ТК и п. 14 Указа № 143 наниматель обязан письменно предупредить работника об изменении существенных условий труда не позднее чем за 1 месяц или 1 календарный день соответственно.
В письменном предупреждении необходимо указать обоснованные производственные, организационные или экономические причины изменения существенных условий труда и дату, с которой они изменяются. К письменному предупреждению целесообразно приложить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах, подписанный со стороны нанимателя. В случае согласия работника на продолжение работы с изменившимися условиями труда нанимателю необходимо оформить внесение изменений в трудовой договор и другую кадровую документацию. Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда является основанием увольнения по п. 5 части второй ст. 35 ТК.
При сочетании традиционной и дистанционной формы организации труда трудовой договор должен прежде всего позволять определить, по каким дням месяца работник выполняет работу по месту нахождения нанимателя, а по каким – дистанционно. Представляется, что наиболее целесообразным будет указание в трудовом договоре конкретного диапазона чисел месяца, по которым работник выполняет трудовые обязанности по месту нахождения нанимателя, а также времени начала и окончания работы в эти дни и времени перерыва для отдыха и питания. Диапазон чисел месяца, по которым работа является дистанционной, также должен быть указан в трудовом договоре. Кроме этого, в трудовом договоре применительно к дистанционной работе должны быть предусмотрены следующие обязательные условия (ст. 307-1–307-4 ТК):
1) условия обмена между нанимателем и работником электронными документами или сообщениями в электронном виде (в т.ч. СМС-сообщениями, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора;
2) порядок и сроки обеспечения работника необходимыми для исполнения трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
3) порядок и сроки представления работником отчетов о выполненной работе;
4) размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
5) порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов;
6) способы и периодичность рабочих контактов работника с нанимателем;
7) режим рабочего времени и времени отдыха работника либо указание на то, что данные условия определяются работником;
8) организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня.
Перечисленные условия необходимо внести в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения, в т.ч. при необходимости путем изложения трудового договора в новой редакции.
Наниматель обязан оформлять изменения условий трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись (п. 15 части первой ст. 55 ТК). Таким образом, на основании дополнительного соглашения к трудовому договору нанимателю необходимо издать приказ (распоряжение) о соответствующем изменении формы организации труда.
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работника, выполняющего дистанционную работу, наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем (часть первая ст. 307-3 ТК). Форма ознакомления должна обеспечивать надлежащую фиксацию факта и даты доведения до сведения работника конкретных требований по охране труда. Ознакомление необходимо осуществлять путем проставления даты и подписи работника на документе, содержащем указанные требования, в журнале ознакомления с таким документом и т.п.
