Зачастую организации допускают такие нарушения, как несоставление акта об утрате книги замечаний и предложений, который является обязательным в силу п. 10 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 (далее – Положение). Акт представляется в налоговый орган по месту постановки на учет для получения новой книги замечаний и предложений.
Форма такого акта ни Положением, ни другими актами законодательства не установлена. Предусмотрено лишь, что акт об утрате должен содержать:
– регистрационный номер книги;
– адрес ее места нахождения;
– причину утраты.
А для того, чтобы документ (в т.ч. акт) имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты (п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4):
– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
– дата документа;
– регистрационный индекс;
– подпись.
Что касается сроков составления акта об утрате, то, исходя из требования п. 10 Положения о том, что акт должен быть представлен в налоговый орган не позднее рабочего дня, следующего за днем обнаружения факта утраты, логично сделать вывод о том, что акт должен быть составлен незамедлительно после обнаружения его утраты. Пренебрежение данным правилом может привести к выявлению отсутствия книги замечаний и предложений, за что предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин (ст. 9.24 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Также нарушения законодательства о книге замечаний и предложений могут выражаться:
– в нарушении руководителем государственного органа, иной организации или уполномоченным лицом, ответственным за ведение книги замечаний и предложений, либо индивидуальным предпринимателем порядка ведения книги замечаний и предложений в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, у индивидуального предпринимателя, а также в местах реализации ими товаров (выполнения работ, оказания услуг);
– непредъявлении книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина;
– нарушении установленного срока рассмотрения изложенных в указанной книге замечаний и предложений;
– неинформировании гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения.
