Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2; далее – Инструкция).
При формировании личного дела в него включаются документы, состав которых определен п. 6 Инструкции. Среди документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, указано заявление о приеме на работу, которое является основанием (одним из оснований) для издания соответствующего приказа (иного распорядительного документа). Заявление о приеме на работу должно располагаться в личном деле перед копией (выпиской) приказа, иного распорядительного документа. Это обусловлено тем, что включение в состав личного дела копии приказа о приеме на работу завершает этап формирования личного дела, после чего начинается этап его ведения в соответствии с пп. 8 и 9 Инструкции.
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается еще ряд документов, в т.ч. направление на работу молодого специалиста (п. 7 Инструкции).
Свидетельство о направлении на работу молодого специалиста, как и заявление о приеме на работу, является одним из оснований для издания приказа о приеме на работу. Поэтому подшивать свидетельство о направлении на работу следует тоже перед копией приказа о приеме на работу.
