Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел содержатся:
– в гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству);
– гл. 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.
Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (п. 152 Инструкции по делопроизводству). В номенклатуру дел включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (п. 161 Инструкции по делопроизводству).
Сводную номенклатуру дел составляет служба документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел:
– составляется ежегодно;
– подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ);
– согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или центральной экспертной комиссией организации;
– утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции по делопроизводству).
Филиал – обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в т.ч. функции представительства. Филиал не является юридическим лицом. Он наделяется имуществом создавшим его юридическим лицом и действует на основании утвержденного им положения о филиале (ст. 51 Гражданского кодекса Республики Беларусь).
Таким образом, номенклатуру дел организации должен утверждать руководитель организации, а филиалы формируют дела на основании выписки из номенклатуры дел организации.
