На каких документах законодательство разрешает ставить факсимиле и какова позиция суда в отношении факсимиле?
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь).
В настоящее время случаи и порядок использования факсимильной подписи гражданским законодательством не предусмотрены. Соответственно у субъектов есть только 1 способ «узаконить» факсимильную подпись: предусмотреть возможность ее проставления в договоре.
Суды, рассматривающие споры по вопросу действительности договоров, удостоверенных факсимиле, исходят из 2 обстоятельств:
1) заключали ли стороны в любой форме соглашение об использовании факсимильной подписи;
2) согласны ли обе стороны в момент судебного разбирательства на правомерность использования факсимильной подписи.
Если между сторонами отсутствует такое соглашение и хотя бы одна из сторон оспаривает применение факсимиле, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы, а договор признает недействительным.
Соглашение сторон об использовании факсимильной подписи можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст договора. Рекомендуем не только установить в договоре саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить данные документы. Только в этом случае факсимиле будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.
Практика хозяйственной деятельности показывает, что факсимильная подпись не выполняет функции надлежащего удостоверения документа или договора, поскольку она не дает возможности достоверно установить, что именно этот человек, чья фамилия стоит под документом (договором), поставил данную подпись.
Как правильно составить договор, чтобы факсимильная подпись имела юридическую силу?
Включить в договор условие о признании юридической силы факсимильной подписи. При этом следует перечислить документы, в которых она будет использоваться, но не вносить в этот список финансовые документы или документы строгой отчетности (платежные поручения или требования, накладные и др.), поскольку для таких документов законодательство предусматривает только личную подпись.
Примеры формулировок:
«Стороны допускают воспроизведение подписей уполномоченных на заключение договора лиц с помощью средств механического или иного копирования подписи (факсимиле), а также электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Кроме того Стороны позволяют использовать факсимиле на документах, указанных в настоящем Договоре как обязательные при проведении всей сделки или ее этапов. При этом факсимиле и ЭЦП будет иметь такую же юридическую силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица».
«Стороны вправе использовать факсимильное воспроизведение подписей уполномоченных лиц Сторон (факсимиле) при подписании следующих документов, прилагаемых к настоящему Договору: спецификации, ассортиментного перечня, счета-фактуры, акта выполненных работ. Указанные документы, подписанные с использованием факсимиле, считаются оригиналами и имеют юридическую силу».
