В предыдущей редакции Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), часть третья п. 186 звучала следующим образом: «Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел».
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 05.03.2018 № 51 (вступило в силу с 14 марта) второе предложение из части третьей п. 186 Инструкции исключено. Оно содержало косвенную норму, согласно которой несколько личных дел уволенных работников могли подшиваться (переплетаться) в одну обложку. В этом случае в целях обеспечения поиска необходимого личного дела в составе объединенного дела должна была составляться дополнительная внутренняя опись личных дел (что не отменяло необходимости подшивки в такое дело внутренних описей каждого личного дела в отдельности).
Возможность подшивки (переплета) нескольких личных дел в одно дело исключена по следующим причинам:
во-первых, дело – это документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п. 3.2.35 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18). Из этого определения вытекает, что дело не может содержать в себе другие дела, так как одним из признаков, характеризующих само понятия «дело», является размещение документов в отдельной обложке;
во-вторых, личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив по описи, в которую должны быть внесены по году увольнения и в которой должны быть систематизированы по алфавиту фамилий (п. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2). Заголовок каждого дела (тома, части) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (абзац шестой п. 90 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее – Правила). При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника в гр. 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел (часть третья п. 166 Правил). Очевидно, что при подшивке (переплете) нескольких личных дел в одно дело возникали сложности с включением такого дела и содержащихся в нем личных дел в опись дел структурного подразделения (а в дальнейшем – в сводную опись дел, составляемую в архиве организации), их индексацией и учетом.
