Между организациями заключен договор возмездного оказания услуг. Заказчик получил акт сдачи-приемки оказанных услуг, скрепленный факсимиле руководителя организации-исполнителя. Рассмотрим, правомерно ли использовать факсимиле для подписания первичных учетных документов и что в этой ситуации делать заказчику.
В законодательстве Республики Беларусь отсутствует определение термина «факсимиле». Исходя из практики, под факсимиле понимают способ воспроизведения точного изображения собственноручной подписи путем механического или иного копирования (чернильный оттиск, печать и т.п.). Таким образом, проставление факсимиле не является подписанием документа уполномоченным должностным лицом – это лишь способ выражения волеизъявления соответствующего лица на составление документа.
При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и порядке, определенных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь). Законодательство Республики Беларусь в настоящее время не предусматривает использование факсимиле вместо собственноручной подписи сторон при совершении сделок, за исключением ряда международных соглашений (например, Конвенция Организации Объединенных Наций «О международных смешанных перевозках грузов», заключена в г. Женеве 24.05.1980). Таким образом, фактически использование факсимиле в гражданско-правовых отношениях возможно только случае, если стороны прямо предусмотрели данную возможность в договоре.
В отношении оформления первичных учетных документов соответствующего правила не предусмотрено.
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом, которым в данном случае является акт сдачи-приемки оказанных услуг (п. 1 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон о бухучете).
Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (абз. 5 части первой п. 2 ст. 10 Закона о бухучете). Иных правил оформления первичных учетных документов в части реквизита подписи в настоящее время не предусмотрено.
Таким образом, применение факсимиле для подписания первичных учетных документов вместо собственноручной подписи запрещено.
Первичный учетный документ, составленный с нарушением требований законодательства, а также оформленный на недействительном бланке либо на бланке, не принадлежащем отправителю, не принимается к учету. Соответственно заказчику не следует подписывать представленный исполнителем акт сдачи-приемки. Заказчик должен направить исполнителю мотивированный отказ от подписания этого акта в силу несоответствия представленного первичного учетного документа законодательству.
