На практике у многих организаций возникают вопросы:
– куда обратиться за получением трудовых книжек;
– какие для этого необходимы документы.
Особенно эти вопросы актуальны для небольших и недавно созданных организаций.
ШАГ 1. Оплатите бланк трудовой книжки или вкладыша к ней.
Бланками трудовых книжек и вкладышей к ним обеспечивают местные исполнительные и распорядительные органы по месту нахождения организации или по месту жительства, а в г. Минске – местные администрации районов по месту их нахождения или по месту жительства.
Расчетный счет, на который необходимо перечислить денежные средства за выдачу бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, как правило, можно найти на официальном сайте местного исполнительного и распорядительного органа, в который вам необходимо обратиться. При выдаче трудовой книжки, а также вкладыша к ней работник уплачивает стоимость соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.
Стоимость:
– бланка трудовой книжки – 1 руб. 87 коп.;
– вкладыша к трудовой книжке – 90 коп.
ШАГ 2. Подготовьте пакет документов, необходимый для заказа бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
Для получения чистого бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней в государственные органы необходимо представить:
– заявление (письмо) с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним);
– заверенные копии приказов о принятии на работу каждого из работников, на имя которых заводятся трудовые книжки;
– копию свидетельства о регистрации юридического лица;
– оригинал платежного документа, свидетельствующего об уплате денежных средств за бланк трудовой книжки и (или) вкладыша к ней;
– оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт);
– доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Заявление на выдачу трудовой книжки составляется на фирменном бланке организации-работодателя с просьбой о выдаче трудовой книжки на имя соответствующего работника или нескольких работников.
Заявление должно содержать:
– фамилию, имя, отчество работника (каждого из них, если трудовые книжки заводятся на нескольких работников);
– номер и дату приказа о приеме на работу;
– паспортные данные работника.
ШАГ 3. Подготовьте пакет документов, необходимый для получения бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.
При получении бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней необходимо наличие:
– оригинала и копии документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или решение собрания учредителей о назначении, или трудовой договор (контракт)), и печать – в случае получения трудовой книжки лично руководителем организации;
– доверенности на получение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней (товарно-материальных ценностей) – в случае получения трудовой книжки уполномоченным лицом. При этом наличие печати на доверенности обязательно.
ШАГ 4. Обратитесь в государственный орган за получением бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, представив пакет необходимых документов.
Как уже говорилось ранее, обращаться следует в местные исполнительные и распорядительные органы по месту регистрации организации, поскольку именно они обеспечивают бланками трудовых книжек негосударственные юридические лица по месту их регистрации, а также индивидуальных предпринимателей и физических лиц, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.
Распространенной на практике является ситуация, когда работник сам отправляется в местный исполнительный и распорядительный орган с целью получить трудовую книжку на свое имя. Логично, что со стороны местного исполнительного и распорядительного органа следует отказ в выдаче бланков. Работник, на которого организация получает трудовую книжку, сам не вправе получить ее. Это исключительная компетенция организации.
ШАГ 5. Получите бланк трудовой книжки либо вкладыша к ней и товарную накладную формы ТН-2.
При получении бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) получающее лицо должно представить пакет документов, необходимый при их получении, и оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт).
Бланки трудовых книжек выдаются по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58.
ШАГ 6. Обеспечьте учет и хранение бланка трудовой книжки либо вкладыша к ней.
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.
Наниматель или уполномоченное должностное лицо нанимателя, оформляющее прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме, закрепленной в приложении к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.
Книгу учета ведут кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).
Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания по ч. 4 ст. 9.19 КоАП.
