Ситуация
Между частным унитарным предприятием (далее – ЧУП) и лизинговой организацией в 2009 г. был надлежащим образом исполнен и закрыт договор лизинга. В настоящее время ЧУП потребовался оригинал данного договора, который у него не сохранился. В процессе поисков выяснилось, что лизинговая организация в 2014 г. была ликвидирована. Возникает вопрос: куда обращаться и в каком архиве искать документ?
Ответим на заданный вопрос.
Все организации и индивидуальные предприниматели, действующие на территории Республики Беларусь, обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов и передачу их в государственные, территориальные (городские или районные) архивы (ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»; далее – Закон № 323-З).
Документы любой организации условно подразделяются:
– на документы, которые в обязательном порядке должны быть переданы в архивы, организованные государством;
– документы, которые должна хранить сама организация.
Перечень документов, подлежащих хранению, и сроки их хранения утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).
Если организация является источником комплектования государственного архива (это можно узнать на сайте Национального архива Республики Беларусь http://www.narb.by), то при ее ликвидации прием и хранение соответствующих ее документов осуществляет государственный архив (часть четвертая ст. 13, часть третья ст. 19 Закона № 323-З). Если же организация не отнесена к источниками комплектования государственного архива и не имеет вышестоящей организации, то при ликвидации она должна сдавать документы на хранение в территориальный архив (часть четвертая ст. 19 Закона № 323-З). Этот порядок определен Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143).
Частные коммерческие организации в большинстве случаев относятся ко второй категории, поэтому в архивы сдаются не все их документы, а только предусмотренные законодательством.
Обратите внимание!
Сдача определенных документов ликвидируемой организации в территориальный архив является обязательной! Особенно это касается документов по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работников (абзац четвертый части первой п. 16 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 (далее – Положение о ликвидации); часть четвертая ст. 19, часть седьмая ст. 13 Закона № 323-З).
Если ликвидируемая организация по каким-то причинам не может сдать в архив документы по личному составу, то процесс ее ликвидации затянется: она будет исключена из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей только по истечении 3 лет со дня принятия решения о ликвидации (часть четвертая п. 16 Положения о ликвидации).
Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности хранятся 3 года (п. 66 Перечня № 140), поэтому не относятся к документам, которые сдаются в территориальный архив (п. 98 Правил № 143). Организация создает свой архив или может заключить договор с территориальным архивом и передать ему документы на хранение.
Руководители организаций и индивидуальные предприниматели являются лицами, ответственными за надлежащее хранение документов (ст. 12 Закона № 323-З).
Таким образом, в описанной ситуации для поиска договора лизинга необходимо связаться с бывшим директором или председателем ликвидационной комиссии лизинговой организации и выяснить, какое было принято решение по хранению документов по финансово-хозяйственной деятельности. С момента прекращения договора лизинга прошло 9 лет, с момента ликвидации лизинговой организации – 4 года, соответственно договор может быть уже уничтожен. Однако если в отношении лизинговой организации не проводилась проверка соблюдения налогового законодательства, то, возможно, договор и сохранился, так как срок его хранения увеличился до 10 лет (п. 66 Перечня № 140).
