В хозяйственном обществе в соответствии с законодательством и согласно сформированной им учетной политике организуется и ведется бухгалтерский и иной учет финансовой и хозяйственной деятельности (книга учета доходов и расходов), его филиалов и представительств, составляется и представляется бухгалтерская (финансовая), статистическая и иная отчетность (ст. 62 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»; далее – Закон).
Ответственность за организацию, состояние и достоверность учета и отчетности в хозяйственном обществе, своевременное представление бухгалтерской (финансовой), статистической и иной отчетности в соответствующие государственные органы (организации) несут хозяйственное общество и его исполнительные органы в соответствии с законодательством и уставом.
Хозяйственное общество в порядке, установленном законодательством об архивном деле, обязано хранить свои документы по месту нахождения его исполнительного органа либо в ином месте, определенном законодательными актами (ст. 63 Закона).
Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь (ст. 18 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон о бухучете). При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.
Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности.
Таким образом, бывший директор обязан был обеспечить ведение и сохранность документации общества, включая бухгалтерскую документацию, а в случае увольнения провести инвентаризацию и передать все документы и ценности общества по акту новому руководителю (ст. 13 Закона о бухучете).
Действия бывшего директора по удержанию документации хозяйственного общества являются незаконными и подпадают под нормы ст. 12.1 «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов» и ст. 23.39 «Самоуправство» Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, ст. 382 «Самовольное присвоение звания или власти должностного лица» Уголовного кодекса Республики Беларусь. При этом штрафы и иные убытки, понесенные обществом в связи с отсутствием документов, могут быть взысканы обществом в судебном порядке с бывшего директора, как лица, виновного в их отсутствии.
