Как правило, специальное оформление документов, выданных (составленных) на территории иностранного государства, требуется для представления этих документов в официальные органы Республики Беларусь, например:
– органы исполнительной власти (например, для регистрации юридических лиц с участием иностранного инвестора, открытия представительства иностранной организации);
– нотариальные органы (например, для заключения сделок);
– налоговые органы (например, для разрешения вопросов, связанных с исчислением и уплатой налогов, постановкой на налоговый учет);
– экономические суды (например, при наличии спора между субъектами хозяйствования различных государств).
Есть 3 основных способа легализации (оформления) документов, происходящих из иностранного государства:
1) консульская легализация;
2) упрощенная процедура легализации (апостиль);
3) специальная процедура легализации, установленная иными международными соглашениями («гербовая печать»).
Для того чтобы правильно определить, какая процедура необходима в каждом конкретном случае, следует проверить:
1) не является ли документ вообще не требующим легализации (паспорт, удостоверение личности, военный билет, профсоюзный билет, трудовая книжка, документ о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям, водительское удостоверение, технический паспорт регистрации транспортного средства);
2) является ли страна, на территории которой составлен документ, участницей Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961; далее – Гаагская конвенция). Если является, то для легализации документа достаточно апостиля;
3) есть ли у нашей страны с государством, на территории которого составлен документ, двусторонний договор о правовой помощи. Если есть, то для такого документа достаточно заверения гербовой печатью.
Апостиль проставляется для удостоверения иностранных официальных документов из государств, которые ратифицировали Гаагскую конвенцию.
Справочно: в список стран – участниц Гаагской конвенции входят 115 государств (по состоянию на 8 мая 2018 г.). Республика Беларусь вошла в данный список 1 октября 1992 г.
Апостиль представляет собой штамп, выполненный в форме квадратного клише размером 9×9 см. Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран – участниц Гаагской конвенции. Апостиль удостоверяет подпись и статус лица, подписавшего документ, а также подлинность печати или штампа на документе (ст. 3 Гаагской конвенции).
Важно! Перечень официальных документов для целей Гаагской конвенции установлен в ст. 1 данной конвенции:
– документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
– административные документы;
– нотариальные акты;
– официальные отметки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.
Апостилированию по Гаагской конвенции не подлежат:
– документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
– административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
Список государственных органов Республики Беларусь, имеющих право проставления апостиля, а также информацию о размере платы можно найти по ссылке: http://mfa.gov.by/visa/adproc/aaecdbcb57e9ce2a.html
