Чаще всего вопрос о необходимости легализации иностранных документов возникает при оценке документов, подтверждающих юридический статус и гражданскую правоспособность иностранного юридического или физического лица (коммерсанта).
Существует упрощенная процедура легализации документов, выданных за рубежом и предназначенных для использования на территории страны пребывания, – апостилирование, т.е. проставление штампа, установленного Гаагской конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961; далее – Гаагская конвенция). Апостилирование применяется только в отношении документов из государств, которые подписали Гаагскую конвенцию. Но если документ выдан в стране, которая не входит в число участниц Гаагской конвенции, применяется долгая и сложная процедура консульской легализации документа.
Для консульской легализации необходимо:
1) получить отметку в консульском управлении Министерства иностранных дел той страны, где этот документ был выдан. Данная отметка подтверждает, что документ признан официальным документом в стране его выдачи;
2) затем обратиться в консульское учреждение или консульское управление Министерства иностранных дел страны, на территории которой документ будет предъявляться. Консульское учреждение свидетельствует подлинность подписей на документах и их соответствие законам государства пребывания.
Если на легализацию представляется копия документа, то сначала она должна быть заверена у нотариуса, подлинность подписи которого затем удостоверяется органами Министерства юстиции. После этого документ проходит процедуру легализации.
Важно! В порядке консульской легализации могут быть удостоверены только официальные иностранные документы. Неофициальные иностранные документы или коммерческие документы (например, коммерческие договоры, платежные, таможенные документы и т.п.) могут быть удостоверены, если консул посчитает, что такие документы составлены с «участием властей консульского округа».
В нашей стране порядок консульской легализации определен Инструкцией о порядке осуществления консульской легализации, утвержденной постановлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 16.08.2010 № 16 (далее – Инструкция № 16).
Если документ составлен на территории иностранного государства и предназначен для применения на территории Республики Беларусь, то такой документ легализуется в консульском учреждении Республики Беларусь после его легализации в Министерстве иностранных дел либо ином уполномоченном учреждении государства пребывания (п. 13 Инструкции № 16). Консул свидетельствует подлинность подписи должностного лица Министерства иностранных дел или другого уполномоченного учреждения государства пребывания на документе посредством совершения легализационной надписи по образцу в соответствии с приложением 3 к Инструкции № 16.
