Ситуация
Белорусское предприятие заключает договоры поставок с иностранными контрагентами. Договор подписывается белорусской стороной, сканируется, и сканированная копия отправляется по электронной почте иностранному контрагенту. Вторая сторона его подписывает и также отправляет первой стороне сканированную копию. Процедуры регистрации договоров и таможенного оформления товаров проводятся по копиям договоров. В большинстве случаев экземпляров договоров, подписанных оригинальными подписями, не существует.
Рассмотрим, правомерно ли такое оформление внешнеторговых сделок.
Внешнеэкономическая сделка, хотя бы одним из участников которой является юридическое лицо Республики Беларусь или гражданин Республики Беларусь, совершается независимо от места заключения сделки в письменной форме (п. 2 ст. 1116 Гражданского кодекса Республики Беларусь; далее – ГК). Несоблюдение простой письменной формы внешнеэкономической сделки влечет недействительность сделки (п. 3 ст. 163 ГК).
Из приведенной нормы следует, что внешнеэкономическая сделка всегда должна быть заключена в простой письменной форме, т.е. путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 161 ГК). Отсюда следует вывод, что стороны, заключая таким образом внешнеэкономические сделки, рискуют оказаться в ситуации признания таких сделок недействительными.
Какой же выход может быть для сторон?
В рассматриваемом случае договоры подписываются надлежащими лицами, но для подписания используются сканированные подписи. В принципе, сканированную подпись можно считать факсимильной.
Законодательство допускает использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи при совершении сделок, если это не противоречит законодательству или соглашению сторон (п. 1 ст. 161 ГК).
Следовательно, в договорах необходимо закреплять условие о том, что подпись стороны договора считается действительной при факсимильном воспроизведении. Можно также включить, например, такое условие: «договор, дополнительные соглашения к нему и иные документы, переданные посредством любого вида связи, имеют силу оригинала».
При наличии таких условий можно подписывать договор, на котором подпись второй стороны является сканированной копией. Такой договор будет оригиналом. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 404 ГК).
Что касается договоров, которые были заключены ранее, то здесь выход видится в заключении «задним числом» отдельного соглашения с иностранными контрагентами об использовании факсимильной подписи. В ином случае белорусское предприятие может попасть в ситуацию, когда не сможет доказать наличие отношений с ними.
