Причины, по которым трудовая книжка уволенного работника остается у нанимателя:
• работник отказался от получения трудовой книжки. Отказ мог быть письменным, устным или молчаливым, т.е. работник не пришел за получением трудовой книжки, при этом не объяснив причины;
• отсутствие работника на работе в день увольнения независимо от причин (заболел, находится в отпуске, прогул, отгул и т.д.);
• смерть работника, признание его судом умершим или безвестно отсутствующим;
• наниматель не выдал трудовую книжку работнику в день увольнения по своей вине (забыл выдать, не выдал, потому что работник не сдал обходной лист/не завершил проект, иные неправовые отговорки и т.д.).
От того, по какой причине трудовая книжка уволенного сотрудника осталась у нанимателя, будут зависеть его дальнейшие действия. В первую очередь такие действия должны исключать (минимизировать) негативные последствия для организации и ее должностных лиц.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то нанимателю следует в тот же день направить заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки. Рекомендуем оформить заказное письмо с описью вложения для того, чтобы сотрудник потом не смог заявить в суде, что вы ему отправили поздравительную открытку, а не его трудовую книжку.
Если придет ответ с заявлением работника о направлении трудовой книжки по почте, то наниматель не позднее следующего дня после получения заявления должен направить трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.
Если работник умер или был признан судом умершим или безвестно отсутствующим, то нанимателю следует выдать трудовую книжку по письменному заявлению совершеннолетним членам его семьи либо близким родственникам.
Обратите внимание, что в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40), не раскрыт механизм такой передачи трудовой книжки. Рекомендуем в подобных случаях просить родственников предъявить паспорт, свидетельство о рождении или иной документ, удостоверяющий родство или совместное проживание.
Кроме того, в п. 74 Инструкции № 40 также закреплена возможность отправки трудовой книжки по почте «…по указанному в заявлении адресу». Работникам отдела кадров следует в книге учета поставить отметку о том, что трудовая книжка выдана по заявлению члену семьи или родственнику умершего (пропавшего без вести) работника.
Трудовая книжка может быть выдана не только родственникам или членам семьи, но и лицам, уполномоченным на это доверенностью, выданной и заверенной в установленном законодательством порядке.
Если трудовая книжка не выдана работнику по вине нанимателя, то по закону наниматель обязан:
– выплатить средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 79 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК);
– изменить дату увольнения на день выдачи трудовой книжки (ст. 79 ТК).
Такие меры установлены законодательством, поскольку без трудовой книжки гражданин не имеет возможности трудоустроиться к другому нанимателю по основному месту работы.
Если работник обратится в суд и докажет, что невыдачей трудовой книжки ему был причинен вред, то наниматель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях в виде наложения штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин.
