Закупаем программное обеспечение правильно

В предыдущих номерах журнала мы рассказывали, чем рискует компания, используя нелицензионное программное обеспечение (далее – ПО), как наладить контроль, чтобы пресечь использование работниками пиратского софта на рабочих компьютерах, и как можно наказать тех, кто уже это делает. Если вы оценили риски и приняли решение приобрести лицензионное ПО, то о том, какие действия необходимо предпринять для этого, читайте в статье.

Современная статистика демонстрирует высокий уровень использования нелицензионного программного обеспечения в Республике Беларусь. При этом эксперты все же отмечают постепенный рост заинтересованности в лицензионных продуктах, что может быть связано с рядом причин.

Во-первых, для юридических лиц и их должностных лиц законодательством Республики Беларусь предусмотрена административная и уголовная ответственность за использование нелицензионного ПО на рабочих компьютерах организации. Случаи привлечения к такой ответственности на сегодняшний день уже не редкость.

Во-вторых, использование контрафактного ПО является непосредственной угрозой потери данных, в отношении которых в организации установлен режим коммерческой тайны. Установка на рабочие компьютерные системы контрафактного ПО неразрывно связана с рисками. Нелицензионное ПО может являться причиной нестабильности работы компьютерных систем организации, быть их уязвимым местом и ослаблять защиту данных предприятия, повышая риск хакерских атак. Хакерские атаки могут быть нацелены на копирование или удаление конфиденциальных данных организации, что может нанести значительный ущерб ее коммерческой деятельности.

В-третьих, использование нелицензионного ПО влечет репутационные риски для организации.

В связи с этим в настоящей статье будут рассмотрены некоторые практические шаги, направленные на обеспечение правильного процесса закупки ПО.

Алгоритм действий при закупке лицензионного ПО

Шаг 1. Назначение ответственного должностного лица

В организации может быть отдельная штатная единица специалиста по организации закупок, в должностные обязанности которого будет входить формирование перечня необходимого в организации ПО, его мониторинг и анализ для подготовки к закупкам. В случае, когда такая штатная единица отсутствует, приказом руководителя предприятия должно быть назначено лицо, которое будет нести ответственность за курирование процесса закупки ПО (например, системный администратор, специалист по защите информации и т.д.).

Шаг 2. Формирование перечня закупаемого ПО

Для того чтобы вовремя закрывать в организации внутренние потребности в различном ПО, необходимо определить процесс фиксации качественных и количественных показателей такой потребности. Работники могут оставлять свои запросы на закупку ПО в специальных журналах заявок. Потребность структурного подразделения в закупке лицензионного ПО может оформляться докладной запиской его руководителя на имя директора. В некоторых организациях внедрены онлайн-системы регистрации заявок на закупку как материальных ценностей, так и лицензионного ПО.

Шаг 3. Выбор поставщика лицензионного ПО

При выборе поставщика лицензионного ПО первоочередной задачей является проверка наличия у него полномочий на выдачу лицензий на использование ПО.

Договор на использование лицензионного ПО может заключаться непосредственно с его правообладателем. В таком случае можно запросить у него заверенную копию свидетельства (при его наличии) о регистрации компьютерной программы в уполномоченном органе (для Республики Беларусь таким органом является Национальный центр интеллектуальной собственности).

Обратите внимание! Процесс регистрации и (или) депонирования компьютерных программ в целом не является обязательным, в силу чего не все правообладатели делают это.

Если договор заключается с дистрибьютором (представителем) правообладателя, то необходимо проверить факт наличия у контрагента такого статуса. Некоторые крупные производители лицензионного ПО размещают на своих Интернет-ресурсах перечень юридических лиц, являющихся дистрибьюторами их ПО (например, Microsoft). В ряде случаев правообладатель выдает специальный сертификат (свидетельство) юридическому лицу, которое наделяется статусом его дистрибьютора (представителя) (например, Dr. Web).

Рекомендуется запросить заверенную копию такого свидетельства (сертификата) до момента подписания договора на приобретение права использования ПО. В случае если такие документы отсутствуют, то единственной возможностью проверить статус контрагента в качестве дистрибьютора (представителя) является предоставление им копии договора (выписки из договора) между ним и правообладателем лицензируемого ПО.

Рекомендуется при подписании договора как с правообладателем ПО, так и с дистрибьютором (представителем) правообладателя предусмотреть в нем наличие гарантии, что приобретаемые права на использование ПО не нарушают прав третьих лиц и что контрагент гарантирует наличие у него всех необходимых прав на предоставление лицензии на ПО. В случае спорной ситуации такое положение договора будет являться аргументом в пользу добросовестности лицензиата.

При рассмотрении вопроса о подписании лицензионного договора не стоит забывать об обычной проверке контрагента, которую должен провести юрисконсульт организации на этапе подготовки или проверки предоставленного проекта договора. В частности, юрисконсульту надлежит проверить контрагента в Реестре коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере. Такой перечень находится на Интернет-портале Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.

Шаг 4. Заключение договора

Следует отметить, что на сегодняшний день правообладатели и дистрибьюторы (представители) используют разнообразные договорные конструкции для целей предоставления права на использование ПО. На практике договоры могут носить различные наименования (лицензионный договор, договор купли-продажи, договор поставки, сублицензионный договор). В абсолютном большинстве случаев такие договоры являются смешанными по своей правовой природе, и их название не играет первостепенную роль. Важно, чтобы они правильно отражали суть оформляемых правоотношений.

Шаг 5. Правильный учет приобретенных прав на лицензионное ПО

Важно, чтобы операция по приобретению прав на использование лицензионного ПО нашла правильное отражение в бухгалтерском учете (оформление первичных учетных документов, отражение в бухгалтерских проводках, постановка на учет в качестве нематериального актива согласно установленным законодательством правилам).

Следует отметить, что контролирующие органы, которые проверяют организацию на предмет использования нелицензионного ПО, сравнивают и сличают, какое ПО используется на компьютерных системах организации и какое ПО при этом проведено по бухгалтерскому учету и (или) находится на балансе предприятия.

Таким образом, для целей обеспечения использования в рамках предприятия лицензионного ПО необходимо наладить процессы контроля за закупкой такого ПО, а также уделять должное внимание проверке контрагентов-лицензиаров.

Екатерина Рудько, юрист