Заключение сделок, выдача доверенностей, регистрация изменений в устав: когда можно, а когда нужно прибегнуть к помощи нотариуса

У нас в гостях Татьяна Новик, нотариус Минского городского нотариального округа.

Что обсудили:

1. Юридические лица вправе обратиться за удостоверением сделок к любому нотариусу, однако есть исключения.

2. Нотариальные документы имеют длительные сроки хранения в архиве. Это позволяет в любое время в случае утраты восстановить документ и получить его дубликат.

3. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

4. За направление нотариусом электронных документов для государственной регистрации уплачивается нотариальный тариф, который немного ниже размера государственной пошлины, которую нужно уплатить при подаче документов непосредственно в регистрирующий орган.

– Татьяна Александровна, любая ли сделка, совершаемая юридическим лицом, может быть заверена у нотариуса?

– Любая сделка с участием юридического лица, для которой законодательством не установлена обязательная нотариальная форма, может быть удостоверена нотариусом. При удостоверении сделки нотариус обязан проверить ее правомерность, т.е. установить, не противоречит ли она действующему законодательству. Поэтому самое главное, чтобы совершение такой сделки не было запрещено законодательством и ее содержание соответствовало требованиям законодательства. Нотариальное удостоверение сделок дает юридическим лицам существенные правовые гарантии. Ведь основной задачей нотариата является обеспечение защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц.

– Какие документы надо представить для удостоверения сделки?

– Для удостоверения сделок нотариус истребует документы в зависимости от вида сделок. При удостоверении сделок с недвижимым имуществом нотариус обязательно проверяет государственную регистрацию недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним по выписке из регистрационной книги территориальной организации, проверяет принадлежность недвижимого имущества на праве собственности или ином вещном праве. Однако во всех случаях, если стороной сделки является юридическое лицо, нотариус проверяет правоспособность юридического лица по его учредительным документам, документы, подтверждающие государственную регистрацию юридического лица, а также подтверждающие полномочия должностных лиц (представителей) юридических лиц, и их правомочия на совершение сделки.

– Надо ли придерживаться территориального принципа для обращения к нотариусу или можно обращаться к любому?

– Юридические лица (как и граждане) имеют право обратиться за совершением нотариального действия к любому нотариусу, за исключением случаев, когда согласно Закону Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» нотариальные действия должны быть совершены определенным нотариусом. Например, такой случай: удостоверение договоров отчуждения недвижимого имущества производится нотариусом нотариального округа, в пределах которого расположено недвижимое имущество.

– В каких случаях и какие необходимые для судебного спора доказательства можно заверить у нотариуса? Можно ли заверить электронную переписку, файлы, скриншоты страниц и т.д.?

– Нотариусы обеспечивают доказательства, необходимые для ведения дел в органах иностранных государств, и письменные доказательства для рассмотрения дел в судах общей юрисдикции Республики Беларусь.

Важно знать, что обеспечение письменных доказательств для рассмотрения дел в судах общей юрисдикции Республики Беларусь происходит до возбуждения дела в суде и если у лица, обратившегося за совершением нотариального действия, имеются причины полагать, что представление этих доказательств станет впоследствии невозможным или затруднительным. Перечень письменных доказательств установлен ст. 192 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь. К ним относятся официальные и частные документы, а также общедоступная информация, записанная буквами либо выполненная в форме цифровой, графической записи, размещенная в Интернете, переписка и записи делового или личного характера, содержащие сведения о фактах, имеющих значение для дела.

Сегодня юридические лица активно пользуются такими видами обеспечения письменных доказательств, как заверение электронной переписки, скриншотов интернет-страниц, которые позволяют зачастую организации защититься в суде. В частности, отражение даты и времени на скриншоте подтвердит актуальность и своевременность его воспроизведения, снимок названия и адреса сайта докажет, что информация взята именно из официального источника.

Практика показывает, что безопаснее, когда скриншот был нотариально заверен.

– Какие распространенные ошибки допускают субъекты хозяйствования (их представители) при обращении к нотариусу?

– Как было сказано выше, при удостоверении сделки нотариус обязан проверить ее правомерность, т.е. установить, не противоречит ли она действующему законодательству. Проекты сделок, составленные юридическими лицами, содержат условия разных видов договоров и порой противоречат друг другу. Для проверки правоспособности юридического лица нотариусу не всегда представляют учредительные документы юридического лица, документы, подтверждающие полномочия должностных лиц (представителей) юридических лиц, документы, подтверждающие правомочия на совершение сделки. Например, директор может совершить следку только в пределах полномочий, предоставленных ему уставом, а при совершении крупной сделки и сделки, в совершении которых имеется заинтересованность аффилированных лиц, необходимо соответствующее решение общего собрания или иного органа юридического лица. Не всегда представляются нотариусу документы, разрешающие исполнительному органу совершить конкретную сделку.

В доверенностях, выданных юридическим лицом, не всегда есть полномочия на совершение тех нотариальных действий, за которыми обратился представитель, особенно это касается текста иностранных нотариальных доверенностей. В доверенностях от юридических лиц отсутствует дата и место ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Так как нотариус совершает нотариальные действия с участием иностранных и международных юридических лиц (организаций, не являющихся юридическими лицами), представление этих документов вызывает определенную сложность для представителей указанных лиц. Нотариус может принять составленные за пределами Республики Беларусь документы при условии их легализации, если иное не установлено международными договорами, и при условии перевода их на государственный язык. Не всегда эти правила соблюдаются при обращении к нотариусу представителями юридических лиц.

– Какие аргументы, на ваш взгляд, можно привести в пользу нотариального заверения?

– Одним из аргументов в пользу нотариального удостоверения сделок является тот факт, что по ним взыскание задолженности осуществляется в бесспорном порядке, что является более простым, быстрым и менее дорогостоящим способом взыскания задолженности, позволяет сэкономить немалые средства и время. По исполнительным надписям нотариуса, совершаемым для удовлетворения бесспорных требований, отпадает необходимость обращения в суд. Достаточно обратиться к нотариусу с заявлением о совершении исполнительной надписи и представить необходимые документы, по которым взыскание производится в бесспорном порядке. При этом размер взыскиваемого нотариального тарифа за совершение исполнительной надписи значительно меньше, чем при обращении взыскания через суд.

Кроме того, нотариальные документы имеют длительные сроки хранения в архиве. Это позволяет в любое время в случае утраты восстановить документ и получить его дубликат.

– Какие доверенности надо обязательно нотариально удостоверять?

– В ряде случаев законодательство требует, чтобы доверенность была нотариально удостоверена, причем отсутствие нотариальной формы в таких случаях влечет недействительность доверенности. В частности, должны быть нотариально удостоверены доверенности на совершение сделок, требующих нотариальной формы в соответствии с законодательством или удостоверяемых в нотариальной форме по соглашению сторон. Подлежат обязательному нотариальному удостоверению доверенности на владение, пользование и распоряжение транспортным средством, выдаваемые физическим лицом – собственником данного транспортного средства.

Доверенность от имени юридического лица совершается в простой письменной форме и выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами. Представитель по доверенности должен лично совершать те действия, на которые он уполномочен. Однако он может передоверить их совершение другому лицу. Доверенность в таких случаях, выдаваемая юридическим лицом в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

– С 26 февраля 2018 г. зарегистрировать юридическое лицо или ИП можно через нотариуса. Можно ли сказать, что данная «опция» пользуется спросом?

– Да, действительно с 26 февраля 2018 г. посредством веб-портала электронные документы могут быть переданы нотариусом для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, для государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав юридических лиц и изменений, вносимых в свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

За представлением электронных документов для государственной регистрации можно обратиться в любую нотариальную контору и бюро. Данная нотариальная услуга позволяет более оперативно осуществить указанные действия иногородним гражданам, им не нужно ехать в регистрирующий орган по месту его регистрации. Спустя год можно с уверенностью сказать: названное нотариальное действие пользуется спросом. Этому способствует и то, что процедура вхождения в бизнес в нашей стране – удобная, быстрая и малозатратная, обеспечивающая ее инвестиционную привлекательность.

– Можно ли сказать, что регистрация юрлица через нотариуса выигрывает в сравнении с регистрацией через регистрирующий орган? Почему?

– Нотариус является только посредником при электронной регистрации субъектов хозяйствования. Он принимает от заявителей документы для госрегистрации и за оказанную услугу взимает нотариальный тариф. Документы о госрегистрации заявитель забирает у нотариуса, к которому обращался за услугами.

Государственная пошлина в случае представления нотариусом электронных документов для государственной регистрации в регистрирующий орган не уплачивается.

Некоторые документы нотариусу можно представлять как на бумажном носителе, так и в электронном виде.