Заем работнику: как правильно оформить, чтобы потом получить обратно

О чем статья: что необходимо предусмотреть в договоре займа с работником.

Ситуация

Организация выдает своему сотруднику беспроцентный заем в белорусских рублях. Пока такой работник состоит в трудовых отношениях с организацией, она имеет возможность контролировать выплату займа. Однако всегда есть опасение, что работник уволится, а после увольнения будет уклоняться от погашения долга. В связи с этим организации необходимо тщательно проработать условия договора займа.

Заем не связан с трудовыми отношениями

Несмотря на то что работника и организацию-займодавца связывают трудовые отношения, сам договор займа и порядок его исполнения регулируются гражданским законодательством.

По договору займа одна сторона передает в собственность другой стороне деньги или вещи, а вторая сторона должна возвратить такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других вещей того же рода и качества (п. 1 ст. 760 ГК).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Форма договора займа, выдаваемого работнику

Договор займа заключается в письменной форме, но считается заключенным не с момента подписания, а с момента передачи денег или других вещей, если иное не установлено законодательными актами (ст. 760, 761 ГК). Следовательно, рассматриваемый нами договор займа должен быть заключен между нанимателем и работником обязательно в письменной форме вне зависимости от суммы займа.

На практике встречаются ситуации, когда выдача займа оформляется приказом.

Пример

Работник написал заявление на имя директора организации с просьбой о выдаче займа в размере 5 000 руб. Директор издал приказ о предоставлении займа этому работнику и удержании равными частями из его зарплаты (с приказом работник ознакомлен). Работник уволился раньше, чем был выплачен долг, и перестал возвращать денежные средства.

В данной ситуации договор займа не был оформлен так, как того требует гражданское законодательство. Трудовое законодательство никак не регулирует отношения займа денежных средств, поэтому приказом оформлять их не имело смысла.

Тем не менее отсутствие письменного договора не означает, что фактического договора не было. С момента перечисления денежных средств работнику между ним и организацией возникли договорные отношения. Условия – сумма и срок возврата – зафиксированы в письменном документе – приказе, с помощью которого организация сможет доказывать факт займа в суде. Кроме того, организация может в качестве доказательства представить документ о перечислении денежных средств работнику.

Как видим, неправильное оформление займа порождает для кредитора ряд проблем и дополнительных действий, связанных с необходимостью доказывать в суде факт существования договора. Поэтому еще раз настоятельно рекомендуем оформлять заем работнику в письменной форме в виде самостоятельного договора.

Условия, которые обязательно следует указать в договоре займа

Существенным условием договора займа является то, что именно стороны обязались передать по договору займа: например, денежная сумма в определенном размере. Без определения суммы займа договор займа не будет считаться заключенным.

В договоре необходимо также максимально детально описать, кто именно является сторонами договора займа с указанием всех реквизитов, позволяющих идентифицировать и займодавца, и заемщика. В частности, для гражданина это традиционно паспортные данные, личный идентификационный номер и адрес места жительства.

Условие о сроке возврата

Стороны сами определяют срок и этапы возврата долга.

Часто руководитель организации, предоставившей заем работнику, заблуждается, полагая, что при увольнении работник по закону обязан вернуть всю оставшуюся сумму долга. Такой обязанности закон не устанавливает, поэтому ее необходимо прописать в договоре отдельным условием, например:

«В случае прекращения трудового договора между займодавцем и заемщиком по любым основаниям сумма оставшегося займа возвращается в полном объеме путем ее перечисления на банковский счет займодавца в течение 30 дней с даты прекращения трудового договора».

Закон устанавливает срок возврата для случаев, когда он договором не установлен или определен моментом востребования: сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления займодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором (п. 1 ст. 763 ГК). В связи с этим, даже если в договоре займа стороны не согласовали условие о полном возврате оставшегося долга в случае увольнения, руководитель организации-займодавца вправе в письменной форме потребовать от работника такого возврата, например, в момент, когда узнал о желании работника уволиться.

Условие о процентах

Договор займа между нанимателем и работником обычно безвозмездный. В п. 3 ст. 762 ГК указаны случаи, в которых договор займа остается безвозмездным всегда. В остальных случаях закон разрешает сторонам договора по взаимному согласию определить размер и срок уплаты процентов. Если стороны не определились с процентами, их размер определяется ставкой рефинансирования Национального банка Республики Беларусь на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части (п. 1 ст. 762 ГК).

Если в договоре займа установлены проценты за пользование предметом займа, то он становится похож на кредитный договор. И здесь для участников появляется опасность нарушить закон. Точнее, такая опасность появляется только у юридического лица – займодавца, физические лица здесь практически не могут совершить правонарушения.

При оформлении займов не следует забывать о различиях между обычным займом и микрофинансовой деятельностью, предметом которой является выдача микрозаймов!

Документ:

Указ Президента Республики Беларусь от 30.06.2014 № 325 «О привлечении и предоставлении займов, деятельности микрофинансовых организаций» (далее – Указ № 325).

Отличие займа от микрозайма

Предоставление микрозаймов на регулярной основе составляет микрофинансовую деятельность. Соответственно организация, ее осуществляющая, должна быть оформлена в качестве микрофинансовой организации.

Микрофинансовая деятельность – это предоставление 3 и более микрозаймов в течение календарного месяца одному или нескольким заемщикам в сумме, не превышающей 15 000 базовых величин (БВ) на одного заемщика на день заключения договора (п. 2 Указа № 325). Таким образом, если в ООО все трое учредителей захотят взять деньги в долг у своей организации, то поставят ее под угрозу совершения правонарушения.

Организация может предоставлять займы физическим лицам без риска нарушить правила о микрофинансовой деятельности в следующих случаях:

– если заем размером не более 15 000 БВ предоставляется только одному лицу;

– если предоставляется не более двух займов на сумму до 15 000 БВ каждый в течение календарного месяца одному или нескольким заемщикам;

– если заем организация предоставляет своему же работнику.

Но, даже учитывая это, мы рекомендуем не превышать количество выдаваемых займов своим работникам (три в месяц), чтобы не создавать риск обвинения в занятии деятельностью, которую обычная организация не вправе осуществлять.

Юридическое лицо вправе выдавать займы своему работнику на следующие цели:

– если работник является нуждающимся в улучшении жилищных условий, на приобретение жилого помещения (в соответствии с Положением № 428);

– на оплату стоимости обучения в учреждениях образования Республики Беларусь при получении первого высшего, первого среднего специального, первого профессионально-технического образования.

Документ:

Положение о порядке и условиях предоставления организациями состоящим в штатах этих организаций работникам, нуждающимся в улучшении жилищных условий, займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.03.2000 № 428 (далее – Положение № 428).

Условие о неустойке

Организация-займодавец в первую очередь заинтересована в возврате суммы выданного работнику займа, поэтому должна позаботиться о внесении в договор условия об ответственности должника.

В договоре займа в качестве меры ответственности чаще всего используется неустойка.

Неустойку можно определить либо в процентах от неуплаченной суммы (пеня), либо в виде фиксированной денежной суммы (штраф). На практике чаще всего устанавливается пеня, например:

«В случае нарушения срока выплаты ежемесячного платежа, установленного п. 2.3 настоящего договора, заемщик уплачивает займодавцу пеню в размере 0,1 % от размера оставшейся суммы долга на дату платежа за каждый день просрочки».

Размер пени стороны устанавливают самостоятельно. Тем не менее мы предостерегаем займодавца от назначения слишком большого процента, поскольку размер неустойки должен быть соразмерен сумме долга. Если подлежащая уплате неустойка явно несоразмерна последствиям нарушения обязательства, суд вправе уменьшить неустойку (часть первая ст. 314 ГК).

Условие о процентах за пользование чужими денежными средствами

В качестве дополнительной гарантии своевременного исполнения обязательств используются проценты за пользование чужими денежными средствами. Эти проценты можно взыскать практически в любом случае задержки платежей, даже если такая возможность не предусмотрена в договоре. Но все-таки рекомендуем внести в договор примерно такую формулировку:

«За пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате заемщик уплачивает займодавцу за все время пользования чужими денежными средствами проценты на сумму этих средств в размере ином, чем установленный ст. 366 Гражданского кодекса Республики Беларусь, а именно: в размере увеличенной в 2 раза ставки рефинансирования Национального банка Республики Беларусь, установленной на день исполнения денежного обязательства или его соответствующей части либо на день вынесения решения судом».

Образец договора займа с работником

Договор займа № _____

г. ___________                                                                                          «___» _____________ 20__ г.

Общество с ограниченной ответственностью «С», в дальнейшем именуемое «Займодавец», в лице директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин Сидоров Сидор Сидорович, являющийся штатным работником общества с
ограниченной ответственностью «С», паспорт РР № 111111111, проживающий по адресу: г. Минск, ул. Строителей, д. 25, кв. 12, именуемый в дальнейшем «Заемщик», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Займодавец предоставляет Заемщику беспроцентный заем в белорусских рублях, а Заемщик обязуется возвратить сумму займа, определенную в п. 1.3 настоящего Договора, в порядке и срок, установленный настоящим Договором.

1.2. В подтверждение осуществленного займа Заемщик выдает Займодавцу расписку с указанием суммы, срока предоставления и срока возврата займа.

1.3. Сумма займа по настоящему Договору составляет 3 000 (три тысячи) белорусских рублей 00 копеек.

1.4. Заем предоставляется Займодавцем в течение 3 дней после заключения настоящего Договора в безналичном порядке путем перечисления суммы, указанной в п. 1.3, в полном размере на банковский счет Заемщика.

2. Срок и порядок возврата займа

2.1. Срок предоставления займа составляет 10 (десять) месяцев.

2.2. Заем возвращается равными частями путем перечисления ежемесячно суммы в размере 300 (триста) рублей на банковский счет Займодавца.

2.3. Ежемесячный платеж осуществляется Заемщиком до 25-го числа каждого месяца. Полный возврат займа должен быть осуществлен не позднее 30 ноября 2019 г.

2.4. В период существования трудовых отношений между Заемщиком и Займодавцем последний осуществляет удержание суммы, указанной в п. 2.2 настоящего Договора, из заработной платы Заемщика.

2.5. В случае прекращения трудовых отношений между Займодавцем и Заемщиком по любым основаниям вся невыплаченная сумма займа должна быть возвращена разовым платежом в полном объеме путем ее перечисления на банковский счет Займодавца в течение 30 дней с даты прекращения трудового договора.

2.6. Заемщик имеет право досрочно погасить заем, предварительно уведомив Займодавца.

3. Ответственность

3.1. За каждый день просрочки предоставления займа (п. 1.4 настоящего Договора) Займодавец уплачивает Заемщику пеню в размере 0,01 процента от не предоставленной в срок суммы займа.

3.2. За каждый день просрочки ежемесячного платежа по возврату займа, указанного в п. 2.3 настоящего Договора, Заемщик уплачивает Займодавцу пеню в размере 0,1 процента от суммы невозвращенного займа за каждый день просрочки платежа.

3.3. В случае прекращения трудовых отношений между Займодавцем и Заемщиком по любым основаниям Займодавец вправе потребовать от Заемщика досрочного возврата суммы займа в порядке, предусмотренном п. 2.5 настоящего Договора.

4. Порядок разрешения споров

4.1. Все споры и разногласия между сторонами настоящего Договора, по которым не было до­стигнуто соглашение путем переговоров, разрешаются в экономическом суде г. Минска в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

5. Прочие условия

5.1. Договор вступает в силу с момента передачи Займодавцем Заемщику суммы займа, указанной в п. 1.3 настоящего Договора, в полном объеме, подтвержденного банковским документом, и действует до полного исполнения сторонами обязательств по настоящему Договору.

5.2. Настоящий Договор составлен в двух подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон.

5.3. В случаях, не предусмотренных настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Республики Беларусь.

6. Адреса и реквизиты Сторон

Заемщик                                                                                                                              Займодавец

Документ:

Указ Президента Республики Беларусь от 11.08.2011 № 366 «О некоторых вопросах нотариальной деятельности» (далее – Указ № 366).

Что делать, если работник уклоняется от возврата займа

Пока между организацией-займодавцем и работником-заемщиком существуют трудовые отношения, у организации есть возможность контролировать возврат займа. Проблема взыскания задолженности чаще всего возникает, когда работник по тем или иным причинам перестает работать в организации.

После прекращения трудовых отношений между заемщиком и займодавцем продолжают существовать договорные отношения, поэтому задолженность может быть взыскана в судебном порядке с возможным применением штрафных санкций в зависимости от условий договора, а также взысканием процентов за пользование чужими денежными средствами.

Мы не будем подробно расписывать процесс взыскания задолженности^[1]. Напомним только, что помимо судебной процедуры подобную задолженность организация может взыскать путем оформления исполнительной надписи нотариуса^[2]. Обязательным условием для данной процедуры является

целевое назначение займа: заем должен быть выдан организацией своему работнику на потребительские нужды, строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений, дач, садовых домиков, приобретение и благоустройство земельных участков (абзац 12 п. 1 Указа № 366).