Вопрос-ответ

Неопытный помощник юриста несколько раз делала ошибки в документах, которые исправляла от руки, заверяла записью «Исправленному верить» и ставила свою подпись.

Есть ли правила, предусматривающие порядок внесения исправлений? Какие ошибки можно исправлять в документах, а какие нельзя?

Единых правил нет. Ниже изложено, как исправлять ошибки.

Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства не предусматривает единых правил исправления ошибок, допущенных в официальных документах. Такие требования содержатся, как правило, в нормативных правовых актах, регламентирующих порядок составления и оформления отдельных видов документов: бухгалтерских, регистрационных, статистических и т.д. Так, Инструкция № 40 устанавливает порядок исправления (дополнения) записей, внесенных в трудовые книжки работников, а способ внесения исправлений в первичные учетные документы определен Инструкцией № 196 и т.д.

Документ:

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).

Документ:

Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).

Инструкция по делопроизводству определяет порядок редактирования только одного реквизита – подписи. Так, в реквизите «Подпись» не допускается использование предлога «за» или косой черты (знака «/») перед наименованием должности лица, подписавшего документ (часть 13 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Когда в реквизите «Подпись» проекта документа указана должность, инициалы и фамилия одного должностного лица, а документ необходимо подписать другому, поступить можно одним из следующих способов:

– перепечатать проект (последний лист проекта) документа с указанием фактической должности лица, уполномоченного подписать документ, его инициалов и фамилии;

– исправить наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписывающего документ, на фактические в подготовленном проекте документа.

Использование второго способа оправдано в случае, когда проектом документа пройдены все необходимые этапы согласования (визирования) и его перепечатка приведет к необходимости переоформления ранее собранных виз.

Обратите внимание! Наименование должности и расшифровка подписи могут быть исправлены как рукописным способом, так и с использованием технических средств. Дополнительного удостоверения (приложения печати и др.) исправления должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» не требуется.

Как уже было отмечено, Инструкция по делопроизводству не содержит норм, регламентирующих правила исправления ошибок, допущенных в тексте документов. Вместе с тем, исходя из практики документирования, целесообразно использовать один из следующих способов исправления ошибок, обнаруженных в тексте документа:

подготовить новый документ в том же порядке, как и при оформлении первоначального текста (с той же датой и регистрационным номером) со всеми исправленными ошибками;

подготовить дополнительный документ с изложением исправлений (изменений, уточнений), которые должны быть внесены в текст первоначального документа.

Можно ли на документе, исходящем из коммерческой организации и адресованном государственному органу, поставить факсимиле вместо подписи руководителя, который в данный момент отсутствует?

Нельзя.

При принятии решения об использовании факсимиле нужно принимать во внимание следующее: если закон требует проставления личной подписи лица, а специальной оговорки о возможности использования факсимиле нет, то его использование не имеет правовой основы, а соответственно и юридической силы.

Использование факсимиле допускается при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 ГК), т.е. в сфере гражданско-правовых отношений.

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Таким образом, законодательство допускает использовать факсимиле при удостоверении подлинников договорных документов, в том числе умноженных. При удостоверении подлинников (первых экземпляров) организационно-распорядительных документов, а также копий документов использование штампа, содержащего факсимильное изображение собственноручной подписи, не допускается.

Инструкция по делопроизводству допускает использование во всех удостоверяющих реквизитах (подпись, гриф утверждения, отметка о заверении копии) соответствующих документов на бумажном носителе только собственноручной подписи. Заверение копии штампом, содержащим факсимильное изображение собственноручной подписи уполномоченного лица, актами законодательства Республики Беларусь также не допускается.

Обязательно ли на обращении организации в государственные органы проставлять печать или достаточно оформить обращение на бланке для письма организации?

Необходимо поставить печать.

Из документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, заверения печатью требуют:

– штатные расписания;

– личные справки (о месте работы, о заработной плате, о трудовом стаже и т.п.);

– некоторые виды актов;

– ксерокопии документов, подготовленных на гербовых бланках;

– копии документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки физическому лицу.

Для придания юридической силы письму в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка, даты и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставлять печать обязательно при оформлении гарантийных писем, связанных с расходованием денежных и материальных средств. Иные документы, входящие в указанную систему документации, дополнительного удостоверения печатью не требуют.

При подготовке писем, представляющих собой обращения, направляемые на рассмотрение в государственные органы, следует руководствоваться нормами Закона об обращениях.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон об обращениях).

Письменные обращения юридических лиц должны содержать (п. 3 ст. 12 Закона об обращениях):

– наименование и (или) адрес организации либо должность лица, которым направляется обращение;

– полное наименование юридического лица и его место нахождения;

– изложение сути обращения;

– фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения;

– личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица.

Таким образом, даже при подготовке обращения на бланке организации его необходимо дополнительно удостоверять печатью организации.

Нам впервые клиент сделал замечание путем внесения записи в книгу жалоб и предложений.

Необходимо ли проставлять отметку об исполнении на обращении, внесенном в книгу замечаний и предложений?

Да.

Порядок ведения делопроизводства по обращениям определяется Положением № 1786. После решения вопросов, изложенных в книге замечаний и предложений, на копии ответа заявителю, остающейся в делопроизводстве, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело (часть третья п. 24 Положения № 1786).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева. Отметка состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело (п. 65 Инструкции по делопроизводству).

Документ:

Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее – Положение № 1786).

Наталия Кондакова, специалист по внедрению

систем электронного документооборота

Организация заключила договор поставки с индивидуальным предпринимателем (далее - ИП), у которого нет текущего (расчетного) банковского счета. В соответствии с договором поставки расчеты за поставленный товар производятся в следующем порядке: платежным поручением покупателя в течение 7 (семи) календарных дней со дня поставки товара. Поскольку у ИП нет текущего (расчетного) банковского счета расчеты предполагаются в кассу банка наличными денежными средствами.

Соответствует ли данная форма расчетов договору поставки?

Возможна при соблюдении указанных ниже условий.

В соответствии со ст. 231 БК расчеты могут проводиться в безналичной или наличной форме. Рассматриваемый нами договор поставки предусматривает расчеты платежными поручениями. Платежное поручение – это документ, посредством которого осуществляется такая форма безналичных расчетов как банковский перевод (п. 2 Инструкции № 66).

Таким образом рассматриваемый договор поставки предусматривает безналичную форму расчетов – расчеты платежными поручениями. Поэтому оплата наличными денежными средствами не предусмотрена договором и требует внесения соответствующих изменений. Юридические лица, нотариусы, адвокаты и физические лица могут осуществлять переводы денежных средств без открытия счета в банке-отправителе в случаях, установленных актами законодательства, как с оформлением, так и без оформления ими платежного поручения (п.38 Инструкции №66). Это значит, что ИП, не имея текущего (расчетного) банковского счета, может как ИП или как физическое лицо (в таком случае в назначении платежа должно быть четко указано за кого и по какому договору идет оплата) обратиться в банк для совершения безналичных расчетов путем осуществления перевода денежных средств без открытия счета в банке-отправителе с оформлением платежного поручения.

Документ:

Банковский кодекс Республики Беларусь (далее – БК).

Документ:

Инструкция о банковском переводе, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2001 № 66 (далее – Инструкция № 66).

Участник ООО продает долю в уставном фонде другому юридическому лицу, не являющемуся участником этого ООО.

В какой форме должна быть совершена сделка?

В простой письменной форме в указанном ниже порядке.

Гражданско-правовые сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (п. 1 ст. 159 ГК). Участник ООО вправе продать или иным образом произвести отчуждение своей доли (части доли) в уставном фонде общества одному или нескольким участникам этого общества или самому обществу. Отчуждение участником ООО своей доли (части доли) в уставном фонде общества третьим лицам допускается, если иное не предусмотрено уставом этого общества (ст. 97 Закона о хозяйственных обществах).

Сделка по отчуждению доли (части доли) участника в уставном фонде общества с ограниченной ответственностью должна быть совершена в простой письменной форме и соответствовать обязательным для сторон требованиям, установленным законодательством, если требование о ее нотариальной форме не предусмотрено уставом ООО или соглашением сторон (ст. 101 Закона о хозяйственных обществах).

Таким образом, сделка купли-продажи доли должна быть совершена в простой письменной форме, если иное не предусмотрено уставом общества или соглашением сторон.

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон о хозяйственных обществах).

Может ли гражданин Республики Беларусь (физическое лицо) внести наличную иностранную валюту в качестве вклада в уставный фонд юридического лица – резидента, участником которого он является?

Нет.

В данном случае имеет место валютная операция, осуществляемая на территории Республики Беларусь. Соответственно действия участников данной валютной операции регламентируются Правилами № 72 и Инструкцией № 1.

В п. 20 Инструкции № 1 установлено, что субъекты валютных операций – резиденты вправе принимать наличную иностранную валюту, поступающую по валютным операциям с физическими лицами, в случаях, когда законодательством разрешено использование иностранной валюты по данным валютным операциям. Расчеты иностранной валютой, описанные в вопросе, между физическим лицом – резидентом и организацией – резидентом нормы Правил № 72 не разрешают (пп. 29 и 31 Правил № 72).

Банк обязан отказать вносителю в принятии в кассу банка наличной иностранной валюты в следующих случаях (п. 6 Инструкции № 1):

– источник поступления наличной иностранной валюты не соответствует ни одному из источников, предусмотренных для субъекта валютных операций Инструкцией № 1;

– субъектом валютных операций не представлены в случаях, предусмотренных Инструкцией № 1, заявление на взнос и (или) документы, служащие основанием для приема (или их копии), предусмотренные Инструкцией № 1.

Таким образом, расчеты наличной иностранной валютой в описанном выше случае неправомерны, поэтому банк откажет в проведении такой операции.

Документ:

Инструкция о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2007 № 1 (далее – Инструкция № 1).

Документ:

Правила проведения валютных операций, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.04.2004 № 72 (далее – Правила № 72).

Наше юридическое лицо – резидент хочет внести дополнительный вклад в уставный фонд юридического лица – нерезидента, зарегистрированного в Российской Федерации.

Необходимо ли нам получить разрешение Нацбанка Республики Беларусь?

Необходимо.

Субъекты валютных операций (кроме банков) осуществляют валютные операции, связанные с движением капитала (п. 17 Правил № 72):

– на основании разрешений Нацбанка – валютные операции, указанные в п. 18 Правил № 72;

– без разрешений Нацбанка – валютные операции, указанные в ст. 10 Закона о валютном регулировании;

– в уведомительном порядке – валютные операции, указанные в п. 20 Правил № 72.

Субъекты валютных операций – резиденты (кроме банков) осуществляют на основании разрешений Нацбанка на проведение валютных операций, связанных с движением капитала, валютные операции, предусматривающие приобретение акций при их распределении среди учредителей, доли в уставном фонде или пая в имуществе нерезидента, а также внесение дополнительного вклада в уставный фонд нерезидента в случае его увеличения (подп. 18.1 п. 18 Правил № 72).

Таким образом, ваша организация сможет провести данную операцию только при наличии разрешения Нацбанка на проведение валютной операции, связанной с движением капитала.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 22.07.2003 № 226-З «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон о валютном регулировании).

Юридическое лицо – резидент обратилось в банк Республики Беларусь для осуществления платежа юридическому лицу – нерезиденту за приобретение недвижимого имущества на основании договора, предусматривающего создание объекта долевого строительства.

Необходимо ли в этом случае разрешение Нацбанка Республики Беларусь?

Это зависит от даты проведения расчетов.

Если договор создания объекта долевого строительства, предусматривающий расчеты в иностранной валюте, был заключен до 16 сентября 2015 г. и исполнение обязательств по нему начато до 16 сентября 2015 г., то для завершения обязательств по такому договору допускаются расчеты в иностранной валюте до 31 декабря 2015 г. в порядке, действовавшем на дату заключения договоров. В этом случае банк осуществит платеж.

Если же договор заключен после 16 сентября 2015 г., то необходимо разрешение Нацбанка на проведение валютной операции, связанной с движением капитала. При отсутствии разрешения банк должен отказать в проведении валютной операции.

Рассмотрим нормы, на основе которых дан ответ.

Валютные операции, предусматривающие приобретение в собственность имущества, находящегося за пределами Республики Беларусь и относимого по законодательству Республики Беларусь к недвижимому имуществу, в т.ч. на основании договоров, предусматривающих создание объектов долевого строительства, субъекты хозяйствования – резиденты (кроме банков) осуществляют на основании разрешений Нацбанка на проведение валютных операций, связанных с движением капитала (подп. 18.3 п. 18 Правил № 72).

При проведении валютных операций, указанных в п. 7 Инструкции № 46, субъект хозяйствования – резидент должен в случае необходимости предоставить в банк разрешение Нацбанка на проведение валютной операции, связанной с движением капитала, либо уведомление о валютной операции (подп. 8.1 п. 8 Инструкции № 46).

При этом Нацбанк Республики Беларусь в письме от 15.09.2015 № 31-15/592 «О расчетах в иностранной валюте» разъяснил, что постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.08.2015 № 515 «О некоторых вопросах проведения валютных операций» сокращены случаи использования иностранной валюты между субъектами валютных операций – резидентами, между субъектами валютных операций и физическими лицами. При этом для завершения исполнения обязательств по договорам, которые были заключены в иностранной валюте и исполнение обязательств по которым было начато до 16 сентября 2015 г., допускаются до 31 декабря 2015 г. расчеты в иностранной валюте в порядке, действовавшем на дату заключения договоров. Не допускается заключение дополнительных соглашений к названным договорам, которые увеличивают сумму обязательств в иностранной валюте и сроки действия этих договоров. Субъектам валютных операций следует привести ранее заключенные договоры в соответствие с требованиями валютного законодательства.

Документ:

Инструкция о порядке регистрации сделки и выполнении банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями функций агентов валютного контроля, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 16.04.2009 № 46 (далее – Инструкция № 46).

Денис Сафаревич, юрист ООО «Арцингер и партнеры»

Директор (он же является учредителем) работает по совместительству в двух организациях. Организации по профилю деятельности  совпадают, в связи с этим дополнительных знаний по охране труда не требуется. Директор прошел проверку знаний по охране труда по одному месту работы.

Необходимо ли директору в такой ситуации проходить проверку знаний по обоим предприятиям?

Да.

Законодательство об охране труда однозначного ответа на этот вопрос не дает. По общему правилу принятые на работу (переведенные на другую должность) руководители и специалисты допускаются к самостоятельной работе после ознакомления их уполномоченным должностным лицом организации с должностными обязанностями, в т.ч. по охране труда, нормативными правовыми актами, техническими нормативными правовыми актами, локальными нормативными правовыми актами по охране труда, соблюдение требований которых входит в их должностные обязанности, условиями и состоянием охраны труда в структурных подразделениях (на объектах) организации (п. 36 Инструкции № 175). Другими словами, проходить проверку знаний необходимо, причем формально получается, что такую проверку нужно пройти на каждом месте работы. Работа в организации, даже родственной по виду деятельности, имеет свои особенности, и вновь принятого работника с ними нужно ознакомить.

Документ:

Инструкция о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175 (далее – Инструкция № 175).

Вместе с тем в п. 37 Инструкции № 175 сказано, что при невозможности обеспечить в микроорганизациях прохождение стажировки, допускается ее прохождение в другой организации, выполняющей аналогичные виды работ. Таким образом, если организация, в которой директор работает по совместительству, относится к микроорганизациям, то он может представить протокол или предъявить удостоверение о прохождении проверки знаний в организации по основному месту работы (или выданные сторонней организацией) и спокойно работать.

Справочно:

микроорганизации – зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (ст. 3 Закона Республики Беларусь от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства»).

Может ли наша организация принять инвалида III группы по зрению (нет глаза) на работу бухгалтером с учетом того, что больше половины рабочего времени бухгалтер работает на компьютере?

Может.

Ограничения по зрению, препятствующие осуществлению той или иной работы, вводятся потому, что у человека, лишенного одного глаза, отсутствует бинокулярное зрение и он не в состоянии правильно оценивать расстояния до предметов, нарушается точность движений, что недопустимо, например, для токаря или строителя. Но для бухгалтера (экономиста, инспектора отдела кадров и т.п.) бинокулярное зрение не имеет такого значения: считывать информацию с дисплея компьютера можно и одним глазом, соблюдая при этом общие гигиенические требования при работе на компьютере. В связи с этим считаем, что вы можете принять на работу работника с такой инвалидностью на должность бухгалтера. Но рекомендуем подстраховаться и направить кандидата на медосмотр с конкретным вопросом: можно ли ему осуществлять трудовые обязанности бухгалтера с таким повреждением здоровья? В этом должен быть заинтересован и сам кандидат, поскольку, переоценив свои возможности и не представив нанимателю подробной информации о состоянии своего здоровья, впоследствии он может не справиться с выполнением трудовых обязанностей и оказаться под угрозой увольнения по п. 2 ст. 42 ТК.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Может ли стажировка на рабочем месте по времени совпадать с обучением на рабочем месте?

Да, так как это части одного и того же обучения.

Стажировку нужно рассматривать как практическую часть обучения, помимо теоретической. И то, и другое в нашем случае заканчивается экзаменом – проверкой знаний по вопросам охраны труда. Естественно стажировка по времени совпадает с обучением.

Слесарь, работая угловой шлифмашинкой, неосторожным движением глубоко порезал палец на левой руке. Коллеги оказали помощь: залили рану перекисью водорода и наложили повязку. После этого слесарь продолжил работу. К врачу он не обращался.

Следует ли данный случай рассматривать как несчастный случай на производстве и проводить расследование?

Нет, данный случай не подлежит расследованию.

Травма, полученная лицом, выполняющим работу на основании трудового договора (контракта), при выполнении работ на территории организации и не вызвавшая у него потери трудоспособности или необходимости перевода в соответствии с медицинским заключением на другую (более легкую) работу, учитывается организацией, нанимателем, страхователем в журнале регистрации несчастных случаев.

Такое повреждение здоровья квалифицируется как «микротравма», по которой расследование несчастного случая не проводится.

Тем не менее рекомендуем мастеру по собственной инициативе и без оформления каких-либо документов проверить, был ли проинструктирован работник по правилам работы со шлифмашинкой, прошел ли проверку знаний, качество самой инструкции, а также соответствие ручного электрифицированного инструмента требованиям безопасности. Безусловно, необходимо провести с потерпевшим внеплановый инструктаж по охране труда. При неудачном стечении обстоятельств (ухудшение здоровья потерпевшего, повлекшее потерю трудоспособности) расследование должно быть проведено. В процессе такого расследования указанные моменты будут подвергнуты тщательному анализу.

Справочно:

несчастный случай, о котором страхователю, организации не поступило сообщение в течение рабочего дня (смены) или вследствие которого потеря трудоспособности наступила не сразу, расследуется в соответствии с Правилами № 30 в течение 1 месяца со дня, когда страхователю стало известно о несчастном случае (поступление заявления от работающего или его родственников о несчастном случае, листка нетрудоспособности с записью о производственной травме, иной информации) (п. 27 Правил № 30).

Документ:

Правила расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2004 № 30 (далее – Правила № 30).

Наталья Щербакова, юрист