У вас имеются дела за рубежом? Не забудьте правильно оформить доверенность!

Ин­сти­тут пред­ста­ви­тель­ст­ва раз­вит и ши­ро­ко ис­поль­зу­ет­ся во мно­гих стра­нах ми­ра. Пред­ста­ви­тель­ст­во ис­поль­зу­ет­ся для осу­ще­ст­в­ле­ния гра­ж­дан­ских, про­цес­су­аль­ных, тру­до­вых и иных прав и обя­зан­но­стей, ко­гда по тем или иным при­чи­нам пред­став­ляе­мый не мо­жет осу­ще­ст­вить их сам. Глав­ным ин­ст­ру­мен­том в этой сфе­ре яв­ля­ет­ся до­ве­рен­ность – до­ку­мент, ко­то­рый под­твер­жда­ет пра­во пред­ста­ви­те­ля осу­ще­ст­в­лять те или иные дей­ст­вия.

В дан­ной ста­тье мы рас­ска­жем, как пра­виль­но со­ста­вить и офор­мить до­ве­рен­ность для осу­ще­ст­в­ле­ния юридически значимых дей­ст­вий за гра­ни­цей.

Зачем выдаем доверенность

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, удостоверенное в предусмотренном законодательством порядке (п. 1 ст. 186 ГК). Доверенность на совершение сделки обычно вручается представителю, но может быть передана непосредственно соответствующему третьему лицу.

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Сфера действий представителя по доверенности весьма широка, но не бесконечна. Некоторые действия по своему характеру обязательно должны быть совершены лично представителем. Например, право постановки подписи, обозначенное в доверенности, не предполагает, что представитель его передоверит еще кому-нибудь.

Есть случаи, когда действия по доверенности просто невозможны в силу действующего законодательства. Например, нельзя передать по доверенности право осуществления лицензируемой деятельности, так как лицензия выдается конкретному лицу и не может быть передана другому лицу. Точно так же нельзя уполномочить представителя на совершение этих действий за границей, которые на территории той страны лицензируются.

Но в большинстве случаев действия, которые порождают права, обязанности и юридические последствия, могут быть переданы по доверенности. Например, выступить учредителем и  провести регистрацию юридического лица можно лично, а можно доверить ее юридической фирме или конкретному физическому лицу. Если мы собираемся создавать фирму или компанию за границей, то, возможно, нам потребуется выдать доверенность иностранному юридическому лицу для соответствующих действий.

Справочно:

служебное удостоверение доверенностью не считается.

Какие элементы обязательно включаем в доверенность

Хотя доверенность, выдаваемая именно для действий за границей, имеет свои особенности, сначала рассмотрим общие правила, применимые к любой доверенности:

– доверенность должна быть выдана в письменной форме;

– лицо, которому поручается представительство, указывается полностью: ФИО, адрес;

– также указывается лицо, которое вверяет свои полномочия представителю, и ставится его подпись;

– обязательно ставится дата совершения доверенности;

– действия, которые представитель имеет право осуществлять по доверенности, должны быть определены максимально точно и ясно, во избежание двусмысленных трактовок и возможного превышения полномочий.

Если доверенность оформляется на нескольких листах – листы нумеруются и шнуруются, а потом учиняется надпись на обороте последнего листа, указывающая, сколько и чего именно прошнуровано и пронумеровано.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью уполномоченного руководителя. Подпись эта скрепляется печатью организации.

Отличия доверенности, выданной для действий за границей, небольшие, но их следует учитывать. Так, срок действия обычной доверенности – не больше 3 лет, а если срок ее действия не указан, то не более 1 года (п. 1 ст. 187 ГК), а доверенность, выданная для действий за границей без указания срока, действительна до ее отмены лицом, выдавшим доверенность (п. 2 ст. 187 ГК). Это существенное отличие, так как указанный срок может превышать и 3 года.

Обратите внимание!

Для всех доверенностей необходимым требованием является указание даты ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 187 ГК).

Справочно:

срок действия доверенности указывается и числами, и словами.

Нужно ли идти к нотариусу?

Не каждая доверенность требует удостоверения ее нотариусом. Тем не менее доверенность для действий за границей предполагает нотариальное удостоверение, что следует из п. 2 ст. 187 ГК.

Под нотариальным удостоверением понимаются проставление на доверенности штампа и подписание ее нотариусом. Смысл этой процедуры заключается в проверке доверенности на соответствие законодательству (в первую очередь, национальному), обеспечении надлежащей идентификации лица, подписавшего доверенность, его дееспособности. Кроме того, нотариус удостоверяет, что заинтересованное лицо понимает содержание совершаемого юридического акта и желает наступления вызываемых им последствий. Иными словами, нотариус должен проверить правоспособность юридического лица и полномочия руководителя на выдачу доверенности, а также ясность и полноту изложенных в ней полномочий.

Какие еще процедуры следует провести?

Легализация – это процедура подтверждения того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Легализация выражается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа. Документ, имеющий юридическую силу на территории одного государства, но не прошедший процедуру легализации, не будет иметь юридической силы на территории любого другого государства. 

Различают консульскую легализацию и апостиль.

Легализация документа – процедура более сложная и затратная, чем апостилирование*. Она предполагает обращение в главное консульское управление или консульский пункт МИД на территории Республики Беларусь. Затем заверенный в МИД документ подается в посольство иностранного государства, на территории которого будет использоваться документ, либо в консульское учреждение Республики Беларусь за рубежом, где подтверждается подлинность подписи должностного лица, легализовавшего документ. Легализация доверенности может потребоваться для Египта, Канады, ОАЭ, Ливана, Сингапура и иных государств.

С легализацией мы сталкиваемся редко, так как наша страна подписала Гаагскую конвенцию, заменившую легализацию упрощенной процедурой – апостилированием документов. И наши торговые партнеры в основном резиденты тех стран, которые подписали эту конвенцию и соответственно применяют апостиль.

Апостиль — это один из способов легализации документов. Документ со штампом «Апостиль» действителен во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов). Беларусь, Франция, Испания, Португалия,  Азербайджан, Армения, Великобритания, Германия, Италия, Казахстан, Латвия, Литва, Молдова, США, Турция, Швеция в числе других стран являются участниками этой конвенции. 

Апостиль — это специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен данный документ. Апостиль, проставленный на документах, не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными органами всех стран-участниц Гаагской Конвенции.

Важно!

С 11 января 2015 г. функция проставления апостиля передана от Министерства юстиции главным управлениям юстиции облисполкомов и Минского горисполкома Указом Президента Республики Беларусь от 04.12.2014 № 566 «О вопросах осуществления административных процедур».

Кроме того, с большинством соседствующих с нами государств (страны СНГ, Китай, Польша, Чехия, Словакия, Куба и др.) Республика Беларусь имеет соглашения о правовой помощи. Согласно этим соглашениям, юридическая сила официальных документов, изданных на территории одной из стран взаимно признается без дополнительных доказательств в других государствах.

Важно! Такие документы должны быть заверены  гербовыми печатями.

Документ:

Конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов; подписана в Гааге 05 октября 1961 г. (далее – Гаагская конвенция).

Составляем доверенность за границу

Доверенность можно составлять на фирменном бланке организации.

Доверенность для действий за границей

г. Минск                                                     от 09.05.2015 (девятого мая две тысячи пятнадцатого) г.

Общество с ограниченной ответственностью «Алфема», местонахождение: 222000, город Минск, улица Есенина, дом 22, офис 4, УНП 111110000, ОКПО: 37000000,

в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, паспорт: серия МР, № 2111111, выдан 01.01.2010 г. Фрунзенским РУВД города Минска, проживающего по адресу: город Минск, улица Янковского, дом 2, квартира 22, действующего на основании Устава,

настоящей доверенностью уполномочивает Сидорова Василия Васильевича, паспорт: серия МР, № 2211111, выдан 17.01.2000 г. Московским РУВД города Минска, проживающего по адресу: город Брест, ул. Советская, дом 1, квартира 11,

осуществлять от имени ООО «Алфема» на территории Республики Беларусь и Республики Польша следующие действия:

представлять ООО «Алфема» в переговорах с ООО «Варга» (город Лодзь, Республика Польша);

проводить переговоры и обсуждать все условия торгового контракта с ООО «Варга»;

заключить контракт с ООО «Варга» на сумму не более 100 000 (ста тысяч) долларов США;

ставить подписи в тексте контракта и на всех документах, являющихся составляющими контракта и необходимых для его заключения.

Перечень предоставляемых полномочий является исчерпывающим.

Настоящая доверенность действительна в течение 1 года. Настоящая доверенность выдана без права передоверия.

Подпись Сидорова В.В. _____________ удостоверяю.

Генеральный директор ______________ Иванов И.И.

(1). Указание места и даты совершения доверенности является важным требованием законодательства (п. 97 Инструкции № 63). Напомним, что неуказание даты совершения доверенности влечет ее ничтожность.

В законодательстве не закреплено требование дублирования всех дат в доверенности словами. Исключение составляет срок действия доверенности. Тем не менее такое негласное правило в отношении многих документов, используемых за границей, существует. Рекомендуем производить дублирование словами всех дат в документе.

Документ:

Инструкция о порядке совершения нотариальных действий, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 № 63 (далее – Инструкция № 63).

(2). Если доверенность выдается от юридического лица, то обязательно указание его полного наименования в соответствии с учредительными документами, а также адрес местонахождения. Юридический адрес является факультативным требованием, тем не менее его рекомендуется указывать в том случае, если местонахождение и юридический адрес не совпадают.

(3). Указание представляемого и представителя абсолютно необходимо. При этом полностью указываются их фамилии, собственные имена, отчества и адреса мест жительства. Если доверенность выдается от имени юридического лица, то необходимо указывать должности этих лиц. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его уставным документом, следовательно, необходимо указывать, на основании какого документа действует лицо.

Если в документе, который удостоверяет личность представителя или представляемого, отсутствует отметка (штамп) о регистрации (прописке) по месту жительства и не имеется свидетельства (справки) о регистрации по месту пребывания, в тексте доверенности отражается, что лицо проживает по адресу, указанному с его слов.

Если доверенность выдается на имя адвоката, то необходимо указать место работы адвоката (юридическая консультация, адвокатское бюро и т.д.), номер и дату выдачи специального разрешения (лицензии) на право осуществления адвокатской деятельности.

В доверенности на совершение действий, направленных на трудоустройство граждан Республики Беларусь за границей, включая посредничество (в т.ч. и оказание этим гражданам услуг о содействии в трудоустройстве у иностранного нанимателя за пределами Республики Беларусь, получении разрешения на работу в иностранном государстве, заключении трудового договора с иностранным нанимателем), в отношении представителя указываются: фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя (полное наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами) и адрес места жительства представителя, адрес местонахождения юридического лица, а в необходимом случае – занимаемая должность, номер и дата выдачи специального разрешения (лицензии) на право осуществления деятельности, связанной с привлечением в Республику Беларусь иностранной рабочей силы и трудоустройством граждан Республики Беларусь за границей (часть четвертая п. 97 Инструкции № 63).

(4). Полномочия представителя рекомендуем формулировать полно и ясно с указанием всех ограничений. Даже если представителю предоставляются широкие полномочия, можно сначала указать общие полномочия, но затем конкретизировать в виде перечисления действий и пределов совершения этих действий.

Такое конкретное и исчерпывающее указание действий требуется для того, чтобы не допустить превышения представителем полномочий, которые у него имеются в силу занимаемой должности, исполняемых им в организации обязанностей или уставных документов. Ограничения также необходимы, если у руководителя организации есть опасения, что представитель может допустить какие-либо «вольности», которые приведут к финансовым или иным потерям.

(5). Доверенность для действий за границей может быть выдана как с указанием, так и без указания срока ее действия. В доверенности также могут быть поставлены определенные условия, при которых представитель лишается возможности осуществлять действия по доверенности (например, при его увольнении). Срок действия доверенности указывается цифрами и словами.

Указание о возможности или невозможности передоверять полномочия по доверенности является факультативным.

(6). Представитель должен расписаться на доверенности. Его подпись должна быть удостоверена представляемым.

(7). Представляемый также должен расписаться на доверенности.

Мы привели форму доверенности для действий за границей, которая тем не менее не будет полной без удостоверительной надписи нотариуса и его подписи. Отметим, что в приведенном нами случае (с организацией из Республики Польша) нет необходимости в какой бы то ни было легализации, поскольку процедуру представления документов упрощает Договор между Республикой Беларусь и Республикой Польша о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным, трудовым и уголовным делам, подписанный 26 октября 1994 г. в г. Минске.

Какие могут быть последствия нарушения полномочий

Считается, что если представитель при заключении сделки выйдет за рамки предоставленных ему полномочий, то сделка автоматически считается недействительной. Это не совсем так.

При превышении полномочий сделка считается не недействительной, а заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица (п. 1 ст. 184 ГК). Другими словами, превысив полномочия, представитель заключил сделку для себя и принял обязанности по сделке тоже на себя, а не для того лица, которое выдало доверенность. А вот уже как будет развиваться ситуация – зависит от последующих решений самих сторон.

Представляемый (т.е. то лицо, которое выдало доверенность) может впоследствии одобрить или не одобрить сделку, заключенную с превышением полномочий.

Если он одобрит сделку, то она будет считаться вполне действительной и обязательной для исполнения сторонами, как и всякая другая сделка. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 184 ГК).

Если же представляемый не одобрит такую сделку, то она и не будет считаться обязывающей его к исполнению. Обычно в такой ситуации основанием для подачи иска о признании сделки недействительной является ст. 175 ГК: «Если полномочия лица на совершение сделки ограничены договором либо полномочия органа юридического лица – его учредительными документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, в законодательстве либо как они могут считаться очевидными из обстановки, в которой совершается сделка, и при ее совершении такое лицо или орган вышли за пределы этих ограничений, сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения».

Маргарита Полевая, юрист