Разрабатываем Положение о защите коммерческой тайны организации

Утверждение Положения о защите коммерческой тайны (далее – Положение) – важный шаг для защиты информации, которой обладает организация. Мы рассмотрим вопросы, связанные с подготовкой и наполнением содержания Положения как локального нормативного правового акта, посвященного защите коммерческой тайны организации.

Положение разрабатывает юридическая или кадровая служба в полном соответствии с существующими в рамках организации правилами принятия и утверждения локальных нормативных правовых актов. В содержании Положения можно выделить 4 ключевых блока, которым должно быть уделено особое внимание при его подготовке:

· ЧТО? — состав сведений, в отношении которых устанавливается режим коммерческой тайны;

· КТО? – категории работников, ответственных за принятие правовых, организационных, технических и иных мер в целях обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну;

· КОМУ? – круг лиц, которым предоставляется доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

· КАК? – правила защиты сведений, составляющих коммерческую тайну.

Рассмотрим каждый из этих блоков подробнее.

Справочно:

дополнительно со всеми работниками целесообразно подписать обязательство о неразглашении коммерческой тайны, которое представляет собой гражданско-правовой договор между организацией и работником.

1. Определение состава сведений, в отношении которых устанавливается режим коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны считается установленным только после определения состава сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны (ст. 8 Закона о коммерческой тайне). Организация самостоятельно определяет перечень таких сведений, но с учетом ограничений, которые введены на законодательном уровне для целей недопущения излишнего «засекречивания» абсолютно любой информации.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне» (далее – Закон о коммерческой тайне).

Сведения, в отношении которых может быть установлен режим коммерческой тайны, должны соответствовать определенным требованиям. В частности, такие сведения:

· не являются общеизвестными или легкодоступными третьим лицам в тех кругах, которые обычно имеют дело с подобного рода сведениями;

· имеют коммерческую ценность для их обладателя в силу неизвестности третьим лицам. Иными словами, обладание ими позволяет организации при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке товаров, работ или услуг либо получить иную коммерческую выгоду;

· не являются объектами исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности;

· не отнесены в установленном порядке к государственным секретам (ст. 5 Закона о коммерческой тайне).

В ст. 6 Закона о коммерческой тайне определен перечень тех сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну организации. К ним относятся сведения:

· содержащиеся в ее учредительных документах, а также внесенные в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

· содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

· являющиеся врачебной, адвокатской, банковской, налоговой или иной охраняемой законом тайной;

· о недвижимом имуществе, правах и ограничениях (обременениях) прав на недвижимое имущество, содержащиеся в Едином государственном регистре недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним;

· о составе имущества государственных юридических лиц и юридических лиц, акции (доли в уставных фондах) которых принадлежат государству;

· об использовании средств республиканского и (или) местных бюджетов;

· о состоянии окружающей среды, противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих или способных оказать негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и населения в целом;

· о подлежащих уплате суммах налогов, сборов (пошлин) и других обязательных платежей;

· о численности и составе работников, об условиях и охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, а также о наличии свободных рабочих мест (вакансий);

· о задолженности по выплате заработной платы и по социальным выплатам;

· о нарушениях законодательства и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

· об условиях аукционов (конкурсов) по продаже объектов приватизации и конкурсов по передаче принадлежащих Республике Беларусь или ее административно-территориальной единице акций открытых акционерных обществ в доверительное управление, в т.ч. с правом выкупа части этих акций по результатам доверительного управления, а также о проданных объектах приватизации, об условиях их продажи и о покупателях;

· о финансовом состоянии, предоставляемые в соответствии с требованиями законодательства об экономической несостоятельности (банкротстве).

Организации должны определять круг сведений для целей установления режима коммерческой тайны с учетом указанных выше критериев. В состав таких сведений может быть включена информация:

· об организационно-управленческой деятельности (например, о подготовке заседаний руководящих органов, совещаний; оригинальные методики и разработки в области управления организацией; сведения об организации охраны и пропускного режима, системах сигнализации);

· коммерческой деятельности (например, о текущем состоянии банковских счетов; о стратегии и тактике развития организации; о рынках сбыта и оригинальных методах изучения рынка; о подготовке и результатах проведения деловых переговоров с потенциальными контрагентами, инвесторами; систематизированные сведения о контрагентах и конкурентах, не содержащиеся в открытых источниках);

· о кадровой политике (например, об условиях оплаты труда, включая размер заработной платы, оклада и иных выплат работников, системе премирования);

· о производственной деятельности (о состоянии программного обеспечения/оборудования; об особенностях используемых и разрабатываемых технологий и специфике их применения; пароли всех сфер применения для целей доступа к информационным ресурсам, сетям, базам данных, сайтам, системам организации).

Рекомендуем оформлять перечень сведений, в отношении которых устанавливается режим коммерческой тайны, приложением к Положению, включив в сам документ лишь отсылочную норму, например:

«Состав сведений, в отношении которых установлен режим коммерческой тайны организации, определен в приложении 1 к настоящему Положению».

2. Определение категорий работников, ответственных за принятие правовых, организационных, технических и иных мер в целях обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну

В Положении с учетом особенностей структуры организации, видов и сфер ее деятельности, штата сотрудников определяются меры по обеспечению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну. Рекомендуем определить категории работников, которые имеют доступ к наиболее чувствительной для организации информации, и закрепить перечень обязательных для них мероприятий и действий, которые должны быть такими работниками осуществлены. Например, юрисконсульты:

1) обеспечивают подписание соглашений о конфиденциальности с контрагентами и (или) включение положений об обеспечении конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, в гражданско-правовые договоры с контрагентами;

2) обеспечивают надлежащее хранение договоров, при котором к ним ограничен доступ со стороны неуполномоченных лиц (в закрывающихся на ключ шкафах и (или) в закрывающихся на ключ помещениях);

3) по мере необходимости проводят ознакомление работников с положениями законодательства Республики Беларусь о коммерческой тайне, об ответственности за нарушение режима коммерческой тайны.

Обратите внимание! Рекомендуем дополнить должностные инструкции соответствующих работников дублирующими положениями об их обязанностях в отношении сведений, составляющих коммерческую тайну организации.

3. Определение круга лиц, которым предоставляется доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну

Доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, может предоставляться работникам и контрагентам. В Положении целесообразно определить условия для этого, чтобы установить последовательность обязательных действий, которые должны предшествовать факту предоставления такого доступа. К таким условиям можно в первую очередь отнести:

· предварительное ознакомление работника под роспись с Положением;

· подписание работником обязательства о неразглашении коммерческой тайны;

· подписание соглашения о конфиденциальности с контрагентом и (или) гражданско-правового договора, содержащего положения об обеспечении конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну.

4. Определение правил защиты сведений, составляющих коммерческую тайну

В Положении важно очертить границы дозволенного для работников в отношении сведений, составляющих коммерческую тайну. В нем стоит предусмотреть следующие правила:

· использование работниками коммерческой тайны исключительно в целях выполнения трудовых обязанностей;

· работник не имеет права незаконно использовать сведения, составляющие коммерческую тайну. При этом под незаконным использованием понимается:

– использование сведений, составляющих коммерческую тайну, любым способом, если работник получил доступ к таким сведениям неправомерно;

– использование сведений, составляющих коммерческую тайну, любым способом, если работник получил доступ к таким сведениям правомерно, но их использование не было необходимо или связано с выполнением работником его трудовых обязанностей;

– использование сведений, составляющих коммерческую тайну, способами, не предусмотренными производственной необходимостью (удаление и (или) редактирование без наличия производственной необходимости, уничтожение/утрата носителей коммерческой тайны);

· работник не имеет права разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну. Под разглашением коммерческой тайны понимается действие (бездействие), в результате которого или которых сведения, составляющие коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в т.ч. с использованием технических средств) становятся известными третьим лицам без согласия организации.

После утверждения Положения с ним должны быть ознакомлены все работники организации под роспись. В дальнейшем при найме новых работников им также необходимо предоставить для ознакомления Положение с фиксацией указанного факта в письменном виде. Рекомендуем вести в организации специальный журнал для этих целей.

Только после принятия указанных шагов в полной мере будут действовать положения п. 10 части первой ст. 53 ТК и трудовых договоров/контрактов, определяющих обязанность работника воздерживаться от разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну организации. Без них содержание такой обязанности работника не будет определено.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

В случае нарушения работником норм и правил, определенных Положением, к нему могут быть применены меры, предусмотренные законодательством за нарушение трудовых обязанностей. Дополнительно отметим, что разглашение сведений, в отношении которых Положением установлен режим коммерческой тайны, является основанием для увольнения работника по п. 6 ст. 47 ТК.

Екатерина Рудько, юрист