Прежде чем использовать факсимиле

«Наш директор – человек занятой. Он постоянно на встречах и в командировках. Получить его личную подпись – целая история. Приходится караулить его буквально возле двери кабинета». Так кадровики, секретари и другие рядовые сотрудники жалуются на «недоступность» своего руководителя. А всего-то нужно – получить главную «закорючку» на документ. Многие организации давно решили этот вопрос, изготовив по заказу факсимиле. И даже если руководитель на месте, многие уже не идут к нему подписывать бумаги, а просто достают из сейфа штамп и ставят оттиск подписи руководителя.

Справка:

факсимиле – воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; клише, позволяющее многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

О возможности использовать факсимиле говорится в п. 2 ст. 161 ГК: «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон». Отсюда можно сделать вывод, что факсимиле применяется в гражданско-правовых отношениях при совершении сделок только тогда, когда это установлено:

– законодательством (законом, нормативным правовым актом);

– соглашением сторон сделки.

Также в статье уточнены способы воспроизведения собственноручной подписи:

– факсимильное воспроизведение с помощью средств механического или иного копирования;

– электронная подпись или иной аналог собственноручной подписи.

Мы не будем углубляться в вопрос о том, в чем отличие проставления факсимиле подписи с помощью штампа от электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи, а рассмотрим вопрос о правомочии использования факсимильной подписи для документов юридического лица.

Справочно:

возможность использования факсимиле при оформлении кадровых документов трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

Разрешение использовать факсимиле на основании ЛНПА

Правила постановки факсимиле на документах и правомочия должностных лиц на использование факсимиле следует закрепить в локальных нормативных правовых актах (далее – ЛНПА). Эти условия могут быть прописаны в отдельной главе положения о документообороте организации, отдельной инструкции или регламенте «Об использовании факсимиле». В таком документе важно определить перечень документов, на которые разрешено ставить факсимильный оттиск, а также перечислить ситуации, когда факсимиле может использоваться. Обычно к аналогу подписи прибегают в случаях краткосрочных командировок или болезни руководителя, либо когда руководителю приходится подписывать большое количество однотипных документов (например, справок, выписок и т.п.). Можно предусмотреть и условие, в соответствии с которым факсимиле ставится только с согласия руководителя. Тогда в инструкции необходимо указать, каким образом такое согласие должно быть получено: например, руководитель на докладной записке, заявлении или ином документе проставляет свою резолюцию, которой уполномочивает кого-то из сотрудников подписать документы с помощью факсимиле его подписи.

Определите лицо, ответственное за сохранность факсимиле

Логично предположить, что доступ к факсимиле руководителя организации будет ограниченным. Так, далеко не всякий работник вправе будет использовать оттиск подписи. Для того чтобы факсимиле не попало в руки к нерадивым сотрудникам и иным лицам, стоит назначить приказом ответственное лицо - сотрудника, который будет хранить оттиск и вести учет лиц, его использовавших. Как правило, это заместитель директора, главный бухгалтер, а иногда – начальники отделов. Такое правило дает возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения с работы. В том случае, если нарушение порядка использования факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридического лица, работник может быть привлечен и к материальной ответственности. Также рекомендуем в ЛНПА зафиксировать контрольный образец факсимильного оттиска. Подобная предусмотрительность сможет упростить работу экспертам, если вдруг придется прибегнуть к их помощи.

Как определить перечень документов, на которых можно ставить факсимиле

Факсимиле может использоваться для:

– проставления на оригиналах исходящих писем (при наличии соглашения сторон об использовании факсимиле);

– заверения копий документов;

– проставления на поздравительных открытках, адресах, приглашениях, дипломах, благодарностях, почетных грамотах.

Но, как правило, факсимиле ставится только при наличии подписанного подлинника документа.

Справочно:

при подписании банковских карточек допустима только собственноручная подпись. Не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных и иных документах, имеющих финансовые последствия.

Бывают такие ситуации, когда, получив договор, подписанный контрагентом, ответственный исполнитель дает его на визу юрисконсульту. Тот внимательно проверяет договор. Наличие подписей и печатей – это еще полдела. Если в договоре обнаружится факсимильная подпись, а в тексте будет отсутствовать формулировка, выражающая согласие сторон на использование факсимиле, то нужно, как говорится, ставить вопрос ребром. Получается, что в случае судебного разбирательства договор будет признан недействительным, поскольку нарушена норма ст. 161 ГК.

Еще одна особенность, на которую стоит обратить внимание. По правилам трудового законодательства, убывая в очередную командировку, руководитель издает приказ о направлении себя в командировку. Если руководитель находится на больничном, его замещает уполномоченный сотрудник, назначенный приказом (если нет заместителей). Судебная практика свидетельствует о том, что договоры, подписанные директором, находящимся в отпуске или на больничном, довольно часто оспариваются. Такие договоры квалифицируются судами как подписанные ненадлежащим (неуполномоченным) лицом. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит такую сделку (ст. 184 ГК). При этом последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. Таким одобрением может служить, например, фактическое исполнение обязательств по этому договору.

Виктория Ладыгина, юрист