Порядок ведения книги замечаний и предложений

Документ:

Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 330-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон об обращениях граждан).

Справочно:

книга замечаний и предложений (далее – Книга) – документ единого образца, предназначенный для внесения замечаний и (или) предложений о деятельности организации, индивидуального предпринимателя, качестве производимых (реализуемых) ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг (абз. 13 ст. 13 Закона об обращениях граждан).

Справочно:

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

Получение книги замечаний и предложений для организаций, индивидуальных предпринимателей и органов государственной власти является обязательным. Книга предназначена для обозначения вопросов деятельности субъектов хозяйствования, которые требуют решения по существу и направлены на совершенствование деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и обеспечение прав и законных интересов заявителей.

Административная ответственность за нарушения законодательства о порядке ведения и хранения Книги наступает в случае:

– отсутствия Книги;

– нарушения руководителем государственного органа, иной организации или уполномоченным лицом, ответственным за ведение Книги, либо индивидуальным предпринимателем порядка ведения Книги в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, у индивидуального предпринимателя, а также в местах реализации ими товаров (выполнения работ, оказания услуг);

– непредъявления Книги по первому требованию гражданина;

– нарушения установленного срока рассмотрения изложенных в Книге замечаний;

– неинформирования гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения;

Книга должна быть в наличии:

– в организациях;

– обособленных подразделениях организаций, расположенных вне места нахождения организаций;

– местах реализации организациями (индивидуальными предпринимателями) товаров, выполнения работ, оказания услуг;

– у индивидуальных предпринимателей.

Справочно:

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (вместе с Положением о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений; далее – Положение № 285).

Справочно:

перечень мест реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ или оказания услуг, в которых ведется Книга, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285. Перечень является исчерпывающим.

Нужно ли регистрировать в налоговом органе книгу замечаний и предложений?

До 23 января 2016 г. требование о регистрации книги замечаний и предложений в налоговом органе содержалось в п. 4 Положения № 285. Однако постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 05.11.2015 № 921 «О внесении изменений и дополнений в постановления Совета Министров Республики Беларусь», вступившим в силу 23 января 2016 г., в Положение № 285 внесены изменения, которые исключают необходимость регистрации книги замечаний и предложений в налоговом органе.

Справочно:

книги выдаются РУП «Издательство «Белбланкавыд» за плату, размер которой устанавливает Минфин.

Пример 1

Гражданин П. обратился к сотрудникам магазина с требованием предъявить Книгу, в чем ему было отказано. Тогда П. обратился в органы внутренних дел с заявлением о привлечении виновных лиц к ответственности. Сотрудники органов внутренних дел составили протокол в отношении руководителя организации за нарушение законодательства о Книге, выразившееся в непредставлении Книги по первому требованию гражданина (ст. 9.24 КоАП).

За административное правонарушение, предусмотренное ст. 9.24 КоАП, установлено наказание в виде штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин, налагаемого на руководителя государственного органа, иной организации или уполномоченное лицо, ответственное за ведение Книги, а также на индивидуального предпринимателя.

Отметим, что в данном случае не будет применяться норма ч. 6 ст. 6.5 КоАП, согласно которой, если физическое лицо признало себя виновным в совершении административного правонарушения и выразило согласие на применение к нему административного взыскания и возмещение вреда, в случае его причинения, при наложении штрафа на физическое лицо применяется нижний предел штрафа, предусмотренный санкцией за совершенное правонарушение. Норма не применяется, поскольку правонарушение связано с осуществлением предпринимательской деятельности (п. 2 ч. 7 ст. 6.5 КоАП).

Пример 2

Постановлением начальника ИМНС индивидуальный предприниматель М. признан виновным в нарушении порядка ведения Книги, на основании ст. 9.24 КоАП к нему применен штраф в размере 6 базовых величин. В жалобе М. сослался на то, что он признал свою вину, и просил снизить сумму штрафа до минимальной величины, предусмотренной ст. 9.24 КоАП.

Экономический суд Минской области пришел к выводу о том, что жалоба удовлетворению не подлежит по следующим основаниям. В ст. 9.24 КоАП установлена ответственность за нарушение законодательства о Книге, в т.ч. для индивидуальных предпринимателей. Факт правонарушения индивидуальным предпринимателем М. не оспаривался и подтвержден материалами дела об административном правонарушении. Поскольку совершенное административное правонарушение связано с осуществляемой им предпринимательской деятельностью, то в силу ч. 7 ст. 6.5 КоАП положения о назначении низшего предела штрафа не могут быть применены.

Порядок выдачи и ведения Книги

Реализация Книги возложена на республиканское унитарное предприятие «Издательство «Белбланкавыд».

 Информацию о Книгах включают в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции:

– реализующей организацией – при выдаче Книги;

– налоговыми органами по месту постановки на учет организации, индивидуального предпринимателя – в случае изменения адреса места нахождения Книги или признания ее недействительной.

Книга выдается только после внесения сведений об организации или индивидуальном предпринимателе в Государственный реестр плательщиков (иных обязанных лиц).

При получении Книги необходимо предъявить:

– оригинал и копию платежного документа, подтверждающего оплату стоимости Книги. В случае внесения платы посредством автоматизированной информационной системы единого расчетного и информационного пространства представления документа, подтверждающего внесение платы, не требуется. Факт внесения платы посредством данной системы подтверждается наличием в ней информации об оплате;

– оригинал и копию документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, или выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления юридического лица, или трудовой договор (контракт), или гражданско–правовой договор, или удостоверение руководителя некоммерческой организации), а также оригинал документа, удостоверяющего его личность, – при получении Книги (Книг) руководителем организации;

– доверенность на получение Книги и оригинал документа, удостоверяющего личность, – при получении Книги иным представителем организации, кроме руководителя, представителем индивидуального предпринимателя;

– оригинал и копию документа, удостоверяющего личность, – при получении Книги индивидуальным предпринимателем;

– сведения об адресе месте нахождения Книги.

Повторное обращение за получением новой Книги

Новая Книга выдается с соблюдением вышеназванных требований в случаях:

– заполнения всех страниц Книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении. Новая Книга выдается при предъявлении реализующей организации использованной книги. Книга должна вестись до полного заполнения всех страниц, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении. В случае полного заполнения всех страниц Книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, организации и индивидуальные предприниматели обязаны в течение 5 календарных дней обратиться в налоговый орган за получением новой Книги. Нарушение установленного срока для обращения в налоговый орган за получением новой Книги является административным правонарушением, предусмотренным ст. 9.24 КоАП;

– порчи (повреждения, брака), утраты или хищения книги. В данных случаях новая Книга выдается реализующей организацией после внесения налоговым органом в электронный банк данных информации о Книге с признаком «Недействительно».

 При обнаружении фактов порчи (повреждения, брака), утраты Книги не позднее рабочего дня, следующего за днем обнаружения указанных фактов, организацией или индивидуальным предпринимателем в налоговый орган по месту постановки на учет представляется соответствующий акт, в котором указываются регистрационный номер книги, адрес ее места нахождения, причина порчи (повреждения, брака), утраты книги.

При обнаружении факта хищения Книги в налоговый орган должен быть представлен документ, подтверждающий обращение в орган внутренних дел по факту ее хищения.

Налоговый орган не позднее рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего акта либо документа, подтверждающего обращение в орган внутренних дел по факту хищения Книги, передает в электронный банк данных информацию о книге с признаком «Недействительно».

Данная процедура регистрации и оформления Книги направлена на исключение фактов ее подделки.

Ответственность за Книгу

Ответственными за хранение и ведение Книги являются руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо, индивидуальный предприниматель. Именно они обязаны заполнять следующие графы (реквизиты):

– порядковый номер замечания и (или) предложения;

– резолюцию руководителя государственного органа, иной организации, ее обособленного подразделения с поручением конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение;

– сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения;

– отметку о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа);

– наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений.

Нарушение порядка ведения Книги, в т.ч. незаполнение отдельных реквизитов, является нарушением законодательства о Книге, и лицо, ответственное за хранение и ведение Книги, подлежит привлечению к административной ответственности в соответствии со ст. 9.24 КоАП.

Справочно:

субъект хозяйствования не вправе зачеркивать или иным образом удалять записи, внесенные в Книгу неверно.

Внесение записей в Книгу

Перед внесением заявителем записи в Книгу следует разъяснить, какие графы заполнять и как поступить в случае нехватки места.

Порядковые номера в Книге проставляются с начала календарного года. Так, с каждого последующего календарного года необходимо заново начинать нумерацию.

Замечания и (или) предложения, внесенные в Книгу, являются письменными обращениями (п. 1 ст. 10 Закона об обращениях граждан). Следовательно, на них распространяются требования законодательства о рассмотрении письменных обращений.

Так, письменные обращения считаются рассмотренными по существу, если решены все изложенные в них вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав, свобод и (или) законных интересов заявителей и им направлены письменные ответы (п. 1 ст. 14 Закона об обращениях граждан).

На замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, должен быть дан письменный ответ. Копии ответов должны храниться вместе с Книгой по месту ее ведения.

Если по результатам рассмотрения замечания и (или) предложения, внесенного в Книгу, было принято решение о полном или частичном отказе в удовлетворении либо об оставлении обращения без рассмотрения по существу, заявителю в обязательном порядке должен даваться письменный ответ. При этом письменные ответы об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения должны быть обоснованными и мотивированными, в них должен быть указан порядок их обжалования, они должны быть подписаны руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или уполномоченными ими должностными лицами.

Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, по которым было принято решение об отказе в удовлетворении, и отметку о направлении ответа гражданину также вносят в Книгу.

Когда разрешено не информировать заявителя

Письменные ответы на обращения могут не направляться заявителям:

– если для решения изложенных в обращениях вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей. Результаты рассмотрения указанных обращений по существу оформляют посредством совершения заявителями соответствующих записей в Книге, заверяемых подписями заявителей, или составления отдельного документа, подтверждающего совершение этих действий (часть вторая п. 1 ст. 14 Закона об обращениях граждан);

– при отсутствии в обращениях каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, сообщений о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций либо при наличии в них только благодарности. Такие обращения принимаются к сведению и ответы на них не направляются (п. 3 ст. 14 Закона об обращениях граждан);

– при рассмотрении анонимных обращений, т.е. обращений заявителей, в которых не указаны фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы гражданина или адрес его места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы) либо наименование юридического лица (полное или сокращенное) или его место нахождения. Такие обращения не подлежат рассмотрению, если они не содержат сведений о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении (ст. 23 Закона об обращениях граждан);

– при поступлении повторного обращения от заявителя, переписка с которым прекращена. Такое обращение оставляется без рассмотрения по существу и без уведомления об этом заявителя (п. 2 ст. 21 Закона об обращениях граждан).

Замечания и (или) предложения, внесенные в Книгу, не относящиеся к деятельности организации, индивидуального предпринимателя, не касающиеся качества производимых (реализуемых) ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, оставляются без рассмотрения по существу без уведомления об этом заявителя (п. 1 ст. 24 Закона об обращениях граждан).

Сроки рассмотрения замечаний и (или) предложений

Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в т.ч. уведомлении о продлении срока рассмотрения изложенных в Книге, должны быть внесены в Книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в Книге замечаний и предложений.

Фактически все внесенные в Книгу замечания и (или) предложения должны быть рассмотрены в 15-дневный срок, или не позднее 1 месяца, если требуются дополнительное изучение и проверка по вопросу. Исключение составляют случаи, требующие совершения определенных действий (выполнения работ, оказания услуг) либо получения дополнительной информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок.

При продлении установленного срока рассмотрения заявителей в 5-дневный срок уведомляют о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращений по существу.

Течение сроков, определяемых месяцами или днями, начинается со дня, следующего за днем регистрации обращения в организации, внесения замечаний и (или) предложений в Книгу организации, индивидуального предпринимателя.

Срок рассмотрения замечаний и (или) предложений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения замечаний и (или) предложений истекает в последний день этого месяца.

Если последний день срока рассмотрения замечаний и (или) предложений приходится на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый следующий за ним рабочий день.

Документ:

Процессуально-исполнительный кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – ПИКоАП).

По первому требованию

Организация, индивидуальный предприниматель обязаны предъявлять Книгу по первому требованию заявителя (п. 2 ст. 24 Закона об обращениях граждан).

При этом запрещено требовать от заявителя документы, удостоверяющие личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость внесения замечания и (или) предложения. Таким образом, если заявителю откажут в выдаче Книги, то он вправе:

– непосредственно сообщить об отказе в органы внутренних дел, органы Комитета госконтроля, налоговые органы, сельские, поселковые, районные, городские и областные исполнительные комитеты, администрации районов в городах, должностные лица которых уполномочены составлять протоколы об административных правонарушениях в соответствии со ст. 3.30 ПИКоАП за нарушение законодательства о Книге;

– обжаловать отказ в предоставлении Книги в вышестоящую организацию или в суд (п. 3 ст. 24 Закона об обращениях граждан).

Елена Садкович,

адвокат Минской городской коллегии адвокатов