Первичный учетный документ в электронной системе

На предприятии вся документация ведется в электронном виде в программе «1С:Предприятие», включая оформление первичных учетных документов, которые согласно п. 7 ст. 10 Закона № 57-З должны составляться на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа.

Должны ли мы печатать первичные учетные документы на бумажном носителе и если да, то все или какие-то из них, наиболее важные?

Организация должна вести документооборот и осуществлять хранение документов на бумажных носителях, если в ней не создан электронный документооборот. Электронный доку­менто­оборот – способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно (подп. 138.1 п. 138 Инструкции № 4). В организации должно быть установлено предназначенное для этого технологическое оборудование, а также утверж­дены локальные нормативные правовые акты об электронном документообороте, в частности перечень документов, которые хранятся в электронном виде.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Система «1С:Предприятие» предназначена в т.ч. для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий или государственных учреждений. В программе решаются задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа состояния дел.

Следовательно, если в вашей организации введен электронный документооборот, который осуществляется на основе системы «1С:Предприятие», то распечатывать документы не нужно. Если же электронный документооборот официально не введен в организации, пусть даже работники и пользуются электронными средствами и системами, то все необходимые документы должны быть в бумажном виде.

Как уже было сказано, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З). Документ, составленный на компьютере, и электронный документ – это не одно и то же. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи. Для придания ему юридической силы он должен быть не только составлен с помощью средств компьютерной техники, но и подписан электронной цифровой подписью.

Таким образом, если при создании первичного учетного документа в указанной вами системе не использовалась электронная цифровая подпись, то требования законодательства считаются невыполненными. Остается только один вариант: распечатать такой первичный учетный документ и подписать его надлежащим образом. Это правило установлено для всех таких документов.

Маргарита Полевая, юрист