Обязательные требования к работе с документами в электронном виде

Порядок документооборота, в т.ч. и электронного, в государственных органах и организациях определяет Инструкция по делопроизводству, в которую неоднократно вносились изменения и дополнения. В 2014 г. изменения коснулись п. 44 Инструкции по делопроизводству, посвященного такому важному в документе реквизиту, как «Коммуникационные и коммерческие данные». О требованиях, вытекающих из указанных изменений, пойдет речь в настоящей статье.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009  № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Дополнение Инструкции по делопроизводству требованиями к электронным документам связано с внедрением системы межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (далее – СМДО). Государственные органы и организации, а также хозяйственные общества, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять принимаемые этими обществами решения, должны к 1 января 2017 г. обеспечить все условия, необходимые для перехода на электронный документооборот, осуществляемый посредством использования СМДО (п. 3 Указа № 157).

Документ:

Указ Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» (далее – Указ № 157).

Электронная копия документа

Электронная копия документа – это воплощение бумажного оригинала на электронном носителе, поэтому в реквизитах и содержании документа не должно быть отличий и разночтений. В связи с этим электронная копия документа должна содержать аналогичные реквизиты оригинала, закрепленного на бумажном носителе: все реквизиты бланка, такие как наименование государственного органа, место и дату принятия документа, его номер (п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Электронная цифровая подпись

Обязательным элементом электронной копии документа является электронная цифровая подпись уполномоченного должностного лица либо нескольких лиц. Без нее электронная копия документа не является достоверной (п. 18 Инструкции по делопроизводству). Отсутствие электронной цифровой подписи допустимо для документов информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе. Документы же, которые носят распорядительно-властный характер либо приняты в виде нормативного правового акта, подчиняются общему правилу.

При невозможности проставления электронной цифровой подписи либо нескольких принявший документ орган должен предусмотреть иные способы для защиты документа.

Архивирование электронных документов

Сводная номенклатура дел организации – это источник формирования государственных архивов. На данный момент государственные архивы состоят из материалов как на бумажном, так и на электронном носителях, но законодательно планируется переход на хранение документов исключительно в электронном виде.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Дела с документами в электронном виде в сводную номенклатуру дел включаются по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п. 155 Инструкции по делопроизводству).

В гр. 5 «Примечания» номенклатуры указываются сведения о включении в перечни документов Национального архивного фонда электронных документов, образовавшихся в процессе деятельности негосударственных организациях. Несмотря на то что эти документы не являются «продуктом» государственных организаций (органов), они становятся частью системы государственного электронного документооборота после сдачи негосударственными организациями дел в архив.

Соблюдение единого образца документа

Для оперативного обмена и включения в работу документов организации необходимо соблюдать единый образец оформления как единичных документов, так и их пакетов.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения в большинстве случаев определяет сама организация, если иное не установлено законодательством (п. 218 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Общим правилом является установление таких форматов, которые обеспечат подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в т.ч. при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы. Для отдельных разновидностей документов законодательством устанавливаются особенности, которые не должны нарушаться. Так, например, электронные копии нормативных правовых актов должны формироваться в редакторе Microsoft Word (т.е. в форматах DOC, DOCX, RTF) (часть первая п. 15 Инструкции № 59).

Документ:

Инструкция о порядке взаимодействия Министерства юстиции Республики Беларусь, Национального центра правовой информации Республики Беларусь и главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов по вопросам включения нормативных правовых актов в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также об особенностях оформления текстов нормативных правовых актов в электронном виде, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.09.2006 № 59 (далее – Инструкция № 59).

Срок хранения электронных документов

Документы в электронном виде хранятся в течение тех же сроков, что и бумажные документы, т.е. в течение 10 лет (п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Специальное правило: документ в электронном виде, срок хранения которого превышает 10 лет, необходимо отобразить на бумаге лишь при отсутствии в организации технических возможностей по хранению документа в электронном виде. На данный момент такая возможность есть практически в каждом органе. Причем хранение документа в электронном архиве обеспечивает наибольшую степень его сохранности при применении соответствующих средств информационной защиты (в т.ч. криптографической).

Ведение гибридных дел

Формирование гибридных дел возможно лишь на стадии оперативного хранения, т.е. во время работы с взаимосвязанными документами, которые поступали в организацию, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

По истечении делопроизводственного года организации вправе выбрать порядок формирования дела для сдачи в архив: либо в виде документов на бумажном носителе, либо электронное дело.

При формировании дела документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством.

При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются) (п. 237 Инструкции по делопроизводству).

Адрес электронной почты

Обязательным реквизитом государственного органа или организации является официальный адрес электронной почты. Его использование обеспечивает оперативность обмена электронными документами между государственными органами и государственными организациями между собой, а также с юридическими и физическими лицами, поэтому его указание необходимо (п. 44 Инструкции по делопроизводству).

Документы, существующие в электронном виде

В приложении 20 к Инструкции по делопроизводству приведен перечень документов, создание и хранение которых осуществляется в электронном виде. Данный перечень позволяет избежать разночтения при реализации организациями права на принятие (издание) электронных документов, так как является исчерпывающим. В свою очередь, его содержание достаточно обширно и включает большую часть документации, создаваемой государственными органами.

Полный переход на электронный документооборот возможен лишь в случае признания этого приложения утратившим силу и снятия ограничений с других видов документов, т.е. при возникновении возможности оформлять любой документ в электронном виде.

Денис Бойба, юрист