Коммерческая тайна: правильно определяем сведения и устанавливаем режим охраны

Ис­поль­зо­ва­ние ин­фор­ма­ции, имею­щей ком­мер­че­скую цен­ность, в ка­че­ст­ве кон­ку­рент­но­го пре­иму­ще­ст­ва воз­мож­но толь­ко при ус­ло­вии со­хра­не­ния этой ин­фор­ма­ции в спе­ци­аль­ном ре­жи­ме, обес­пе­чи­ваю­щем ее за­щи­ту от ут­ра­ты ли­бо раз­гла­ше­ния. Пе­ред юрис­кон­суль­та­ми ор­га­ни­за­ций сто­ит за­да­ча пра­виль­но оп­ре­де­лить со­став та­кой ин­фор­ма­ции, и ме­ры, на­прав­лен­ные на ее со­хран­ность, а также под­го­товить со­от­вет­ст­вую­щие до­ку­мен­ты. В дан­ном ма­те­риа­ле рас­смат­ри­ва­ют­ся ме­ры пра­во­во­го ха­рак­те­ра, на­прав­лен­ные на за­щи­ту ком­мер­че­ской тай­ны в ор­га­ни­за­ции.

Правовая охрана коммерческой тайны возникает только с момента установления специального режима – режима коммерческой тайны в отношении соответствующих сведений. Действует этот режим до тех пор, пока, во-первых, охраняемые сведения соответствуют требованиям коммерческой тайны и, во-вторых, действует установленный режим коммерческой тайны.

Таким образом, режим коммерческой тайны считают установленным после:

1) определения состава сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны;

2) принятия лицом, правомерно обладающим такими сведениями, совокупности мер, необходимых для обеспечения их конфиденциальности.

Исходя из вышеизложенного, для защиты коммерческой тайны в организации можно предложить следующий алгоритм действий по реализации указанных 2 обязательных элементов.

Определение состава сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны

Конкретная информация, которая для любого юридического лица является коммерческой тайной, законом не установлена. Законодатель предоставляет право самой организации определить ее (абзац второй ст. 1 Закона о коммерческой тайне).

Законодательством только предусмотрены общие признаки такой информации. Коммерческая тайна представляет собой сведения любого характера (технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и др.), в т.ч. секреты производства (ноу-хау), в отношении которых установлен режим коммерческой тайны и которые одновременно соответствуют следующим требованиям:

1) не являются общеизвестными или легкодоступными третьим лицам в тех кругах, которые обычно имеют дело с подобного рода сведениями;

2) имеют коммерческую ценность для их обладателя в силу неизвестности третьим лицам. Сведения имеют коммерческую ценность в случае, если обладание ими позволяет лицу при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке товаров, работ или услуг либо получить иную коммерческую выгоду;

3) не являются объектами исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности;

4) не отнесены в установленном порядке к государственным секретам (ст. 5 Закона о коммерческой тайне; п. 2 ст. 140 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне» (далее – Закон о коммерческой тайне).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Основными признаками для отнесения каких-либо сведений или информации к коммерческой тайне организации должны служить их коммерческая ценность, неизвестность для иных лиц, являющихся «внешними» для этой организации, и отсутствие у таких сведений режима охраняемых законом объектов.

В отдельных случаях закон прямо указывает на информацию, возникающую или передаваемую от одного лица другому в процессе хозяйственной деятельности, в отношении которой должен соблюдаться режим тайны. Например, это сведения, которые обязан сохранять в тайне коммерческий представитель (ст. 185 ГК), или сторона договора подряда (ст. 680 ГК), или состав ноу-хау (ст. 1010–1011 ГК).

Таким образом, должностные или уполномоченные лица организации обязаны предусмотреть в соответствующих предложениях возможность получения или передачи сведений, в отношении которых законом прямо оговорен режим тайны.

Справочно:

сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, определены ст. 6 Закона о коммерческой тайне.

В частности, это сведения, содержащиеся в учредительных документах юридического лица; являющиеся банковской, налоговой или иной охраняемой законом тайной; о численности и составе работников, об условиях и охране труда, о наличии свободных рабочих мест (вакансий); о нарушениях законодательства и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; о финансовом состоянии лица, предоставляемые в соответствии с требованиями законодательства об экономической несостоятельности (банкротстве); др.

На основе предложений, поданных структурными подразделениями или должностными лицами организации, формируется единый документ. В нем перечисляются все категории сведений, в отношении которых будет установлен режим тайны. Этот перечень может быть единым, а может быть разбит на разделы в соответствии с видами деятельности или структурным делением организации.

В перечне определяются:

– период установления в отношении сведений режима коммерческой тайны;

– перечень лиц, имеющих доступ к сведениям, относящимся к коммерческой тайне;

– порядок защиты сведений, относящихся к коммерческой тайне;

– порядок изменения или отмены режима коммерческой тайны.

Важно! К коммерческой тайне относятся именно сведения, а не их источник или материальный носитель. Так, неправильной будет формулировка «приказы директора об утверждении планов инвестиций». Правильная формулировка – «сведения о планах инвестиций, их подготовке, принятии и исполнении».

Сформированный перечень утверждает приказом руководитель организации (если учредительными документами не предусмотрен иной порядок утверждения, например, общим собранием участников или наблюдательным советом).

Важно! Наниматель обязан надлежащим образом ознакомить работников, которым доступ к коммерческой тайне необходим для выполнения трудовых обязанностей:

1) с категориями сведений, составляющих коммерческую тайну нанимателя и (или) коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ (без раскрытия содержания этих сведений);

2) установленным им режимом коммерческой тайны и мерами ответственности за его нарушение, а также за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну нанимателя и (или) третьих лиц, к которым наниматель получил доступ.

Определение мер по защите коммерческой тайны

На этом этапе предусматриваются условия и организация доступа работников к носителям коммерческой тайны. Применительно к носителям-документам определяется порядок конфиденциального делопроизводства, учета, регистрации, оформления, копирования и иного их воспроизведения, а также порядок их использования и уничтожения. Устанавливается порядок проведения переговоров и совещаний, в ходе которых используются сведения, составляющие коммерческую тайну.

Важно! Носители коммерческой тайны должны быть идентифицированы грифом «Коммерческая тайна» с обязательным указанием ее владельца (для юридического лица – полного наименования и места нахождения, для физического лица – фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) гражданина и места его жительства).

Образец:                                            КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА

Общество с ограниченной ответственностью «Поиск»

Минская область, Минский район,

агрогородок Лесной, д. 21, помещение 13

Если носителем является организационно-распорядительный документ, то такой гриф располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения» (см. Инструкцию по делопроизводству и СТБ 6.38-2004). На иных носителях гриф может располагаться произвольно.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Документ:

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004)

Такой учет может осуществляться путем ведения журнала учета и выдачи носителей сведений, составляющих коммерческую тайну. Его форма законодательством не установлена, поэтому журнал ведется в форме таблицы, но все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью. Журнал должен иметь инвентарный номер и гриф «Коммерческая тайна».

Отношения, связанные с доступом работников к коммерческой тайне, регулируются трудовыми договорами (контрактами), а также документами о неразглашении коммерческой тайны, дополнительно подписываемыми работниками, получающими доступ к коммерческой тайне.

Необходимо внести в трудовые договоры (контракты) с работником следующее дополнение:

«Работник обязуется не разглашать коммерческую тайну Нанимателя, коммерческую тайну третьих лиц, к которой наниматель получил доступ, а Наниматель обязан создавать Работнику необходимые условия для соблюдения установленного режима коммерческой тайны».

Не забудьте, что трудовой договор (контракт) действует только в период работы, поэтому неправильным будет включать в него обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны после увольнения. С такой целью с работником необходимо заключить обязательство о неразглашении коммерческой тайны с указанием срока действия обязательства. Содержание такого обязательства определено ст. 17 Закона о коммерческой тайне.

Важно! Прекращение доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, в т.ч. в силу отсутствия служебной необходимости, не освобождает работника от обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

Работник, которому для исполнения своих трудовых обязанностей необходим доступ к коммерческой тайне (либо имеющий доступ к коммерческой тайне), может быть уволен по п. 6 ст. 47 ТК в случаях:

1) неподписания обязательства о неразглашении коммерческой тайны;

2) разглашения коммерческой тайны.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности:

1) за несвоевременное сообщение либо несообщение нанимателю о допущенных самим работником либо ставших ему известными:

– фактах незаконного ознакомления со сведениями, составляющими коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведениями, составляющими коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ;

– фактах незаконного использования этих сведений, фактах разглашения или угрозы разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведений, составляющих коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ;

2) за несвоевременное сообщение либо несообщение нанимателю о требованиях доступа к коммерческой тайне со стороны государственных органов и иных лиц.

Важно! Работник, не имеющий доступа к коммерческой тайне в силу отсутствия служебной необходимости, не ознакомленный с категориями сведений, составляющих коммерческую тайну нанимателя и (или) коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ, но случайно получивший такие сведения и разгласивший их, не несет ответственности за разглашение коммерческой тайны.

Носители коммерческой тайны должны храниться в запираемых шкафах. Помещение должно быть оборудовано таким образом, чтобы исключить неконтролируемое проникновение и пребывание в них. Сведения, составляющие коммерческую тайну, должны передаваться по защищенным каналам связи.

Наталья Колезнева, юрист