Когда и какую претензию составлять

Претензия – это один из широко используемых правовых инструментов при работе по взысканию дебиторской задолженности.

Несмотря на то что первоначальная цель применения претензионного (досудебного) порядка – разрешение возникшего между контрагентами спора без обращения в суд, претензия эффективно используется на различных стадиях работы по взысканию дебиторской задолженности,: как досудебной, так и судебной.

Виды претензий

Досудебные претензии

На стадии досудебной работы по взысканию дебиторской задолженности претензия является:

– способом разрешения возникшего спора без обращения в суд. Это позволяет значительно сократить время и денежные затраты на судебные расходы, договориться на взаимовыгодных условиях и, следовательно, сохранить партнерские деловые отношения и связи;

– одним из механизмов контроля финансовой дисциплины должника – способом предварительного оповещения должника о приближающемся сроке платежа или требования об оплате просроченного платежа.

Грамотно составленная претензия – это хороший, в т.ч. психологический инструмент, с помощью которого можно стимулировать должника оплатить образовавшуюся задолженность во избежание судебного разбирательства.

Досудебные претензии такого типа, как правило, направляются без участия юридической службы специалистами финансовой службы автоматически с использованием специальных программных решений.

Индивидуально для каждой организации, исходя из специфики ее хозяйственной деятельности, в зависимости от категорий задолженности (ее размеров, сроков просрочки оплаты, категории клиента (проблемный, малый, стандарт, vip и пр.)) разрабатываются различные виды претензий:

1) «мягкие» претензии, в которых должника уведомляют о наличии задолженности и просят ее погасить:

P письмо, напоминающее о сроке оплаты. Данная претензия представляет собой доброжелательное письмо, в котором сообщается о том, что организация рада сотрудничеству с клиентом и с целью, например, обеспечения клиентского сервиса уведомляет о приближающемся сроке оплаты.

Цель письма – простое напоминание клиенту о необходимости оплаты. Отправлять его надо за несколько дней до истечения согласованного срока оплаты, так как часто причиной нарушения сроков оплаты является утеря документов, «забывчивость» клиента и т.п.

Отправить письмо можно в т.ч. и по факсу.

Если клиент целенаправленно планирует не осуществлять платеж в срок, направление такого письма продемонстрирует ему, что у кредитора выстроена система работы с дебиторской задолженностью и пропуск срока оплаты не останется незамеченным;

P письмо с предложением погасить задолженность. Данная претензия представляет собой письмо, в котором нейтрально сообщается клиенту о факте наличия задолженности и предлагается ее оплатить.

Особенностью «мягких» претензий является максимально корректное и мягкое общение с клиентом.

Целесообразно также использовать такие претензии в отношениях с vip-клиентами, крупными государственными заказчиками, когда направление «жесткой» претензии или сразу судебной может повлечь за собой прекращение сотрудничества;

2) «жесткие» претензии, в которых должника уведомляют о наличии задолженности, требуют ее погасить и предупреждают, что кредитор несет убытки и будет вынужден взыскать задолженность в принудительном порядке:

P претензия (письмо с требованием погасить задолженность). В данной претензии клиенту сообщается о факте наличия задолженности и требуется ее оплатить. В отличие от «мягких» претензий клиенту напоминается, что он нарушает свои обязательства и несет риск негативных последствий, которые следуют из его ненадлежащей платежной дисциплины (штрафные санкции, обращение в суд);

P повторная претензия.

Каждый из указанных документов преследует свою цель. В зависимости от категории клиента, размера и сроков задолженности их можно использовать как по отдельности, так и «серийно» – когда один документ следует за другим через определенное время, если оплата задолженности не была осуществлена.

При разработке текста досудебных претензий следует исходить из того, что все перечисленные выше документы должны напоминать клиенту о необходимости погашения задолженности, но при этом не нарушать принцип адекватности мер воздействия на должника особенностям сложившейся ситуации. Использование указанных документов желательно увязывать с выбранной стратегией воздействия на должника (нейтральная, демонстрация плюсов (выгод) возврата долга, демонстрация минусов невозврата долга).

Судебные претензии

Взыскание задолженности путем совершения исполнительной надписи.

Ответ на претензию, в котором должник указывает на согласие с задолженностью – это один из возможных документов, подтверждающих письменное признание должником взыскиваемой суммы денежных средств, необходимый при взыскании задолженности путем совершения исполнительной надписи нотариуса (абзац четвертый части второй п. 25 Перечня). При этом в ответе на претензию должно быть прямо указано, с какими требованиями и в каком размере согласен должник.

Копия претензии нотариусу не предъявляется.

Документ:

Перечень документов, по которым взыскание производится в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2006 № 1737 (далее – Перечень).

Приказное производство

По общему правилу при обращении в экономический суд в порядке приказного производства не требуется направления претензии должнику (абзац третий части первой п. 11 постановления Пленума ВХС № 6).

Документ:

постановление Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 27.05.2011 № 6 «О некоторых вопросах рассмотрения дел в хозяйственном суде первой инстанции» (далее – постановление Пленума ВХС № 6).

Однако с 16 мая 2017 г. сумма требования до 100 базовых величин не является самостоятельным основанием для обращения в экономический суд с заявлением о возбуждении приказного производства.

Таким образом, направление претензии в данном случае является практически единственным эффективным инструментом, который может использоваться взыскателем с целью взыскания задолженности в порядке приказного производства. Это поможет минимизировать затраты взыскателя на разрешение спора и ускорить получение удовлетворения (например, уплату задолженности) – требование любого размера может быть рассмотрено в порядке приказного производства как требование, которое признается (не оспаривается) должником, но не выполняется (часть вторая ст. 220 ХПК):

1) при наличии у взыскателя ответа на претензию, в котором должник признает задолженность;

2)   в случае получения должником претензии и оставлении ее без ответа (часть вторая п. 5 постановления Пленума ВХС № 9).

Документ:

Хозяйственный процессуальный кодекс Республики Беларусь (далее – ХПК).

Документ:

постановление Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 27.05.2011 № 9 «О некоторых вопросах приказного производства» (далее – постановление Пленума ВХС № 9).

Исковое производство

По общему правилу направление претензии – обязательное условие обращения в суд с иском по возникающим между юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями спорам, если иное не установлено ГК, иными законодательными актами или договором (часть вторая п. 2 ст. 10 ГК, п. 1 приложения 1 к ХПК).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Обратите внимание! Обязательный претензионный порядок, установленный законодательством или договором, распространяется в т.ч. на споры с участием иностранных лиц, если из договора следует, что применимым правом является законодательство Республики Беларусь (часть вторая п. 10 постановления Пленума ВХС № 6).

Когда претензионный порядок не требуется

Соблюдение претензионного порядка не требуется (часть первая п. 11 постановления Пленума ВХС № 6):

– в случае обращения с иском прокурора, государственных органов, органов местного управления и самоуправления, иных органов в целях защиты государственных и общественных интересов, а также интересов лиц, указанных в части первой ст. 6 ХПК;

– при переходе из приказного производства в исковое производство;

– при предъявлении встречного иска;

– по спорам, где одной из сторон является гражданин или организация, не являющаяся юридическим лицом;

– случае, когда в силу требований законодательных актов стороны не вправе в досудебном порядке урегулировать спор (например, исключение участника из общества; признание сделки недействительной; признание недействительным решения общего собрания участников хозяйственного общества; о преимущественном праве покупки доли; о преимущественном праве покупки отчуждаемой доли (части доли) в уставном фонде общества).

Стороны также могут как исключить в договоре необходимость соблюдения претензионного порядка разрешения споров, так и предусмотреть иной досудебный порядок (проведение переговоров, обращение к медиатору).

Обратите внимание! Часто стороны включают в договор декларативное условие о том, что споры разрешаются путем переговоров, без детализации их процедуры и порядка документального оформления. В данном случае претензионный порядок не является исключенным, поскольку условие об ином досудебном порядке считается несогласованным (разъяснение Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 30.12.2008 № 03-29/2831 «О досудебном (претензионном) порядке урегулирования спора»).

При включении в договор условия об исключении претензионного порядка разрешения споров стороны, как правило, не разделяют категории споров, в отношении которых претензионный порядок не применяется.

Обратите внимание! Если в договоре стороны предусмотрели условие об отказе от претензионного порядка урегулирования спора, то это снизит вероятность уменьшения размера неустойки судом на основании ст. 314 ГК, поскольку стороны добровольно не предприняли действия, направленные на добровольное досудебное урегулирование спора (часть вторая п. 1.11 Письма № 02-38/380).

Документ:

письмо Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 24.02.2011 № 02-38/380 «О применении законодательства» (далее – Письмо № 02-38/380)

Рекомендация

С учетом вышеизложенного (возможности использования претензии как досудебного инструмента работы с дебиторской задолженностью, использования ее в приказном производстве и при взыскании задолженности путем совершения исполнительной надписи нотариуса) рекомендуем не включать в договор соответствующее условие или установить отдельные категории споров, по которым направление претензии до обращения в суд обязательно и по которым – нет.

Обратите внимание! При обращении в экономический суд с иском без соблюдения обязательного претензионного порядка исковое заявление будет оставлено без рассмотрения (абзац пятый ст. 151 ХПК).

Как подтверждается факт соблюдения претензионного порядка

Соблюдением обязательного претензионного порядка является сам факт предъявления претензии (с изложением требований и доказательств, подтверждающих эти требования) и получение ответа на нее либо истечение срока, установленного для ответа.

Факт соблюдения такого порядка может подтверждаться:

– копией претензии и ответом на ее (при наличии);

– доказательствами надлежащего направления претензии должнику, в т.ч. и для подтверждения истечения срока для ответа (например, уведомлением о вручении почтового отправления, отметкой получателя претензии на ее копии о получении, почтовой квитанцией о направлении претензии).

Справочно:

судебная практика исходит из того, что не допускается признание претензионного порядка не соблюденным по формальным основаниям, в т.ч. в случае нарушений требований к форме и содержанию претензии, неприложении документов, обосновывающих и подтверждающих предъявляемые требования, либо выписок из них (часть шестая п. 1.6 Письма № 02-38/380).

Если претензия, направленная в установленном порядке, не была получена вследствие уклонения ответчика от ее получения, претензионный порядок считается соблюденным.

В случае если установленный законодательством или договором срок для ответа на претензию не истек, представление суду только документов, подтверждающих ее направление ответчику, не может рассматриваться как соблюдение истцом обязательного претензионного порядка. Суд в данном случае оставит исковое без движения на основании абз. 2 части первой ст. 162 ХПК и обяжет истца в установленный срок представить доказательства получения (неполучения) ответа на претензию. Если истец по истечении срока, установленного судом, не представит доказательства соблюдения претензионного порядка (доказательства направления претензии и получения на нее ответа либо истечения срока для ответа), суд возвратит истцу исковое заявление или просто иск.

Обратите внимание! Истечение срока для рассмотрения претензии, указанного в самой претензии ее направителем в одностороннем порядке, не является доказательством соблюдения претензионного порядка, так как данный срок устанавливается законодательством или договором (п. 6 приложения к ХПК) (абзац пятый п. 1.9 Письма № 02-38/380).

Мария Жариловская, юрист