Как упредить возникновение проблем с выставлением ЭСЧФ? Cоставить письмо!

В предыдущих номерах нашего журнала мы уже писали о проблеме, возникающей при позднем выставлении электронного счета фактуры (далее – ЭСЧФ) и возможностях ее решения*. В данной статье мы расскажем, как можно избежать проблемы с ЭСЧФ путем составления письма контрагенту.

Документ:

Налоговый кодекс Республики Беларусь (далее – НК).

Справочно:

электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями с 1 июля 2016 г. осуществляется с использованием Портала электронных счетов-фактур www.vat.gov.by, являющегося информационным ресурсом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (п. 3 ст. 106-1 НК).

Технические проблемы выставления ЭСЧФ

1. Технические проблемы пользователей

Как показал 4-месячный опыт работы с ЭСЧФ, пользователи не сразу приспосабливаются к новым условиям. В некоторых случаях это оказывается неудобно из-за отсутствия у организаций технических возможностей. Иногда новые способы не могут в полной мере заменить уже сложившуюся систему. Это приводит к необходимости дважды делать одну работу. Кроме того, работа с порталом электронных счетов-фактур требует постоянной и надежной связи, что есть не всегда и не у всех. Некоторые организации, находящиеся в трудном экономическом положении, не имеют ресурсов, в т.ч. человеческих, для любой реорганизации работы. На многих сельхозпредприятиях учет ведут бухгалтеры-пенсионеры на калькуляторах и счетах вообще без всякой компьютеризации. И это, нужно признать, до сих пор остается наиболее надежным вариантом при неустойчивой подаче электроэнергии или обеспечении подключения Интернета.

2. Технические проблемы портала

Специалисты и бухгалтеры ежедневно на форумах и в письмах жалуются на невозможность в определенное время суток войти на портал или полноценно работать в нем, иногда – найти там свою уже давно зарегистрированную организацию, проверить правильность заполнения ЭСЧФ и т.п. Довольно часто указывают на расхождения в данных, обозначенных в ЭСЧФ, и в первичных учетных документах. Таким образом, технические проблемы лежат не только в области недостаточной оснащенности или компьютерных умений работников субъектов хозяйствования, но и в области неподготовленности самого портала и организаций, обеспечивающих его работу.

Однако проблему необходимо решать, поскольку несоблюдение законодательства по НДС грозит субъекту хозяйствования большими штрафами.

Как решать технические проблемы

В случае невозможности выставления, направления или получения ЭСЧФ плательщики могут предъявлять суммы НДС и осуществлять налоговые вычеты по НДС на основании первичных учетных документов, т.е. без использования ЭСЧФ (п. 20 ст. 106¹ НК; Письмо № 2-1-9/1289; Письмо № 2-1-9/01539).

Документ:

письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 22.06.2016 № 2-1-9/1289 «О применении пункта 20 статьи 106-1 Налогового кодекса Республики Беларусь» (далее – Письмо № 2-1-9/1289).

Документ:

письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 01.08.2016 № 2-1-9/01539 «Об информировании» (далее – Письмо № 2-1-9/01539).

К таким случаям невозможности выставления, направления, получения ЭСЧФ относятся:

– недоступность портала (в т.ч. из-за отсутствия электропитания и (или) выхода из строя оборудования (его части));

– недостаточность ресурсов портала (отсутствуют или не работают те или иные средства обработки загруженной ЭСЧФ, т.е. «кнопки»);

– недоступность и (или) отсутствие каналов связи с порталом, включая недостаточность ширины каналов связи с порталом (маломощный или неустойчивый Интернет);

– сбой в работе программного обеспечения (баз данных), используемого для обращения ЭСЧФ;

– иные аналогичные случаи.

Для плательщиков иными аналогичными случаями являются:

1) выход из строя рабочего компьютера, на котором установлена учетная (бухгалтерская) система либо с которого осуществляется работа на портале;

2) отсутствие выхода в Интернет в связи с неполадками необходимого для этого оборудования у плательщика либо у провайдера;

3) сбои в работе учетной (бухгалтерской) системы, повлекшие невозможность выставления (направления на портал) ЭСЧФ;

4) незавершенность доработки учетной (бухгалтерской) системы в части формирования, выставления (направления на портал) ЭСЧФ на основе первичных учетных документов;

5) отсутствие автоматизации учета.

Обратите внимание! Технические неполадки и сбои в работе самого портала, а также сбои в работе учетной (бухгалтерской) системы являются причиной, освобождающей плательщика от выставления ЭСЧФ. Технические недостатки или неполадки собственной системы бухучета субъекта не освобождают его от обязанности выставить ЭСЧФ, он должен это сделать в так называемом ручном режиме.

При невозможности выставления ЭСЧФ продавец должен уведомить покупателя о причинах такой невозможности, чаще всего письмом.

На практике уже распространилось мнение, что выставлять НДС на основе первичных учетных документов можно только при условии, что есть письмо от поставщика о невозможности выставления ЭСЧФ.

Что указывать в письме

Поскольку законодательство не регламентирует ни форму, ни содержание такого письма, составлять его можно в произвольной форме на фирменном бланке организации.

Определенные правила по вопросу содержания такого письма уже сложились. В частности, в нем рекомендуется четко указывать:

– за какой срок ЭСЧФ не выставляется;

– по каким конкретно причинам ЭСЧФ не выставляется.

Такие формулировки помогут в дальнейшем обеим сторонам снять возможные претензии со стороны налоговых органов и обосновать правильность применения вычета НДС не на основании ЭСЧФ, а на основании первичных учетных документов.

Ниже мы приводим примерный образец такого письма.

Образец письма

___________________ № ____________        

на _______________ ад _____________        

Директору унитарного предприятия

______________________________

______________________________

Адрес: ________________________

______________________________

О невыставлении ЭСЧФ

В целях сохранения добрых партнерских отношений и продолжения долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества на основании статьи 106¹ Налогового кодекса Республики Беларусь информируем вас о том, что мы не имеем возможности выставить электронный счет-фактуру по операции(ям) ______________ по договору поставки № _____ от __________________ за период с _______________ по _______________.

Вариант: ЭСЧФ не будет выставляться по всем договорам в период с _______________ по _______________.

Причинами, вызвавшими невозможность выставления ЭСФЧ являются: ___________________
________________________________, что соответствует письму Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 22.06.2016 № 2-1-09/1289 «О применении пункта 20 статьи 106-1 Налогового кодекса Республики Беларусь».

Во избежание в будущем подобных ситуаций обещаем предпринять все меры по устранению возникших обстоятельств.

Директор ООО ________________                                                          __________________

                                                    (подпись)

Обратите внимание! Письмо обязательно должно быть направлено до установленного законодательством срока выставления ЭСЧФ, т.е. не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Предупредительное письмо контрагенту

Есть еще один способ предупредить возникновение проблемы с ЭСЧФ заранее: рассылка своим контрагентам предупредительных писем.

Такие письма направляются будущим или уже имеющимся партнерам по сделкам, которые еще не исполнены. Цель письма: заранее известить партнера о возможности получения штрафных санкций в случае, если он задержит выставление ЭСЧФ.

Образец предупредительного письма

___________________ № ____________

на _______________ ад _____________

Директору унитарного предприятия

______________________________

______________________________

Адрес: ________________________

______________________________

О выставлении ЭСЧФ

В целях сохранения добрых партнерских отношений и продолжения долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества на основании статьи 106¹ Налогового кодекса Республики Беларусь настоятельно просим выставлять ЭСЧФ в установленные законодательством сроки – не позднее 5-го числа (вариант: 15-го числа) месяца, следующего за месяцем дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

При невозможности выставления ЭСЧФ по операциям, производимым до 01.01.2017 по причинам, указанным в письме Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 22.06.2016 № 2-1-09/1289 «О применении пункта 20 статьи 106¹ Налогового кодекса Республики Беларусь», вы должны письменно уведомить нас о ее причинах.

В случае отказа в выставлении ЭСЧФ, а также неоднократных фактов невыставления (несвоевременного выставления) ЭСЧФ в целях минимизации финансовых потерь мы оставляем за собой право отказаться от сотрудничества с неблагонадежными поставщиками.

Высылаем Вам текст дополнительного соглашения к договору, просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр вернуть по адресу: ____________.

Директор ООО ________________                                                          __________________

                                                    (подпись)

Юлия Кудрявец, юрист