Как организации правильно отреагировать на обращение гражданина

Не всякое обращение, пусть даже формально подпадающее под признаки, закрепленные Законом об обращениях, порождает обязанность отвечать на него с соблюдением требований указанного закона.

Ситуация

В организацию по электронной почте пришло письмо от бывшего работника этой организации с пометкой «персонально юристу». В письме гражданин сообщал о правонарушениях и злоупотреблениях, имеющих место в государственной организации, в которой он на тот момент работал, а также просил дать правовую оценку той информации, которую он выслал.

Обязан ли юрист в подобном случае отвечать на обращение по правилам Закона об обращениях – рассмотрим в данной статье.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон об обращениях).

Что следует считать обращением

Обращение – это индивидуальные или коллективные заявление, предложение, жалоба, изложенные в письменной, электронной или устной форме (часть первая ст. 1 Закона об обращениях).

В рассматриваемом нами случае по всем признакам имеет место обращение (п. 2 ст. 12, п. 2 ст. 25 Закона об обращениях), так как:

1) содержит наименование, электронный адрес организации и указание на должность лица, которому направлено;

2) поступило на адрес электронной почты организации;

3) в нем содержится заявление, т.е. ходатайство о содействии в реализации прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, не связанное с их нарушением, а также сообщение о нарушении актов законодательства, недостатках в работе иных организаций (должностных лиц);

4) в нем указаны фамилия, имя и отчество заявителя, так как получатель смог достоверно установить, от кого пришло обращение.

Но совершенно очевидно, что между информацией, изложенной в обращении, и деятельностью организации нет никакой связи. Можно ли в таком случае не рассматривать обращение?

Какие обращения могут не рассматриваться по существу

Общие основания указаны в п. 1 ст. 15 Закона об обращениях. Приведем варианты, которые могут служить основанием не рассматривать обращение в данном случае.

1. Обращение можно не рассматривать, если оно не соответствует требованиям, установленным пп. 1–6 ст. 12 и п. 2 ст. 25 Закона об обращениях.

Если формально следовать букве закона, то в нашем случае можно утверждать, что отсутствует адрес места жительства (места пребывания) гражданина-заявителя, поскольку в качестве контактных данных указаны адрес электронной почты и телефон. Следовательно, обращение не полностью соответствует установленным требованиям.

Но мы предостерегаем вас от такого формального подхода, так как это совсем мелкое нарушение, а граждане, которые пишут обращения, обычно хорошо знают свои права и дальше будут жаловаться уже на вас за несоблюдение правил рассмотрения обращений граждан в соответствующие инстанции. Возможно, государственные инстанции в конечном итоге и признают их неправоту, но времени, сил и нервов на это вы затратите очень много.

2. Если обращение содержит вопросы, решение которых не относится к компетенции организации, в которую оно поступило, не касается качества производимых (реализуемых) ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, то его можно не рассматривать (абзац четвертый п. 1 ст. 15 Закона об обращениях).

Именно эту норму можно взять за основу для отказа в рассмотрении информации, изложенной в обращении в нашем случае. Это будет корректно и обоснованно.

Остальные основания, изложенные в п. 1 ст. 15 Закона об обращениях, к нашему случаю не подходят.

Но возникает следующий вопрос: можно ли в таком случае вообще проигнорировать сообщение или следует все-таки что-то ответить гражданину?

Что делать с обращением, если оно не подлежит рассмотрению по существу?

Закон отвечает однозначно: полностью игнорировать обращение нельзя (п. 1 ст. 13 Закона об обращениях).

Организации и индивидуальные предприниматели, которым адресовано обращение, обязаны, в частности (ст. 9 Закона об обращениях):

– принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

– информировать заявителей о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений;

– разъяснять заявителям порядок обжалования ответов на обращения и др.

Даже если, как в нашем случае, письменное обращение гражданина содержит совершенно необоснованные требования, организация обязана:

– зарегистрировать его в журнале учета входящей корреспонденции;

– в 5-дневный срок направить его в уполномоченную организацию и в тот же срок сообщить заявителю об этом;

– оставить обращение без рассмотрения по существу и уведомить заявителя с разъяснением, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться (п. 4 ст. 15 Закона об обращениях).

Таким образом, в рассматриваемом нами случае должностное лицо организации, получившей подобное обращение по электронной почте, должно составить такое же электронное письмо, в котором объяснить заявителю-гражданину, что изложенные вопросы не входят в ее компетенцию и указать, в какие государственные органы или организации обращаться, и в 5-дневный срок направить данное письмо заявителю.

Для того чтобы иметь доказательства надлежащего ответа, рекомендуем не только зарегистрировать обращение, но и указать дату ответа на него, а также сохранить письменный вариант текста и его скрин.

Ответственность

Отказ в приеме обращения гражданина или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо неинформирование заявителя о решении, принятом по результатам рассмотрения обращения, либо неправомерный отказ заявителю в ознакомлении с материалами, непосредственно относящимися к рассмотрению обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя влекут наложение штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин (ст. 9.13 КоАП).

Документ:

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

Образец ответа на обращение в организацию

Уважаемый________________!

Мы получили Ваше письмо ___________ (дата). Информация, изложенная в Вашем письме, весьма ценна и интересна. Однако, к сожалению, вопросы, поставленные Вами в обращении, не соответствуют компетенции и характеру хозяйственной деятельности нашей организации, поскольку она не занимается юридическими консультациями в области административного и трудового права. Я как юрист организации также не могу давать такие консультации гражданам, поскольку данной деятельностью вправе заниматься только адвокаты в соответствии с Законом Республики Беларусь от 30.12.2011 № 334-З «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в Республике Беларусь».

Сведения о правонарушениях и злоупотреблениях, имеющих место в государственной организации, в которой Вы в настоящее время работаете, а также документы, подтверждающие их, Вы можете направить в письменном виде в Департамент государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а если Вы считаете, что в изложенных Вами фактах есть признаки административных правонарушений или уголовных преступлений, то – в прокуратуру района, где находится Ваша организация. Кроме письменного обращения, Вы также имеете право записаться на прием в данные инстанции и изложить указанные сведения устно в ходе личного приема.

С уважением,

Юрист ООО «А»                                                                                                          _____________________

Маргарита Полевая, юрист

От редакции:

В следующем номере нашего журнала мы расскажем об особенностях ответов на обращения и жалобы граждан, полученные учреждениями образования и медицинскими организациями.