Как организации, обладающей конфиденциальной информацией, правильно ответить на запрос

Медицинские организации и учреждения образования, как и все иные юридические лица, обязаны отвечать на поступившие к ним запросы в порядке и сроки, установленные Законом об обращениях. Но им доступна информация о гражданах, относящаяся к конфиденциальной информации, т.е. ограниченной в распространении. В статье разъясняется, как составить такой ответ на запрос, который не нарушит ни Закон об обращениях, ни Закон об информации.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон об обращениях).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» (далее – Закон об информации).

Любая организация, в т.ч. медицинская организация или учреждение образования, при получении письменного или электронного обращения обязана:

• принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

• информировать заявителей о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений;

• разъяснять заявителям порядок обжалования ответов на обращения;

• принимать законные и обоснованные решения по обращениям;

• обеспечивать контроль за исполнением решений, принятых по обращениям, и т.д.

Это определено ст. 9 Закона об обращениях.

Порядок приема и рассмотрения обращения

Обращения, полученные организацией по почте, по электронной почте, в виде записи в книге жалоб и предложений или в ходе личного приема, подлежат обязательному приему и регистрации.

Это важно! Отказ в приеме обращений или их игнорирование не допускаются!

Получив обращение, организация обязана:

1) зарегистрировать его надлежащим образом.

Обращения регистрируются в день их поступления в порядке, установленном пп. 5–14 Положения № 1786. Так, для регистрации могут использоваться, например, журнал учета входящей корреспонденции, система регистрационных карточек или электронная (компьютерная) система регистрации. Необходимо только, чтобы выбранная организацией форма регистрации содержала реквизиты, определенные приложением к Положению № 1786;

2) назначить лицо, ответственное за рассмотрение обращения, или передать его уполномоченному лицу.

После регистрации обращения передаются на рассмотрение руководителям государственных органов, иных организаций или уполномоченным ими должностным лицам;

3) если обращение содержит вопросы, решение которых не относится к компетенции организации, то она в 5-дневный срок должна:

• направить его в уполномоченную организацию и в тот же срок сообщить об этом заявителю;

• оставить обращение без рассмотрения по существу и уведомить заявителя с разъяснением, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться (п. 4 ст. 15 Закона об обращениях);

4) если форма обращения соответствует требованиям законодательства, а содержание – сфере деятельности организации, то обращение должно быть рассмотрено по существу.

Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее 15 дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, – не позднее 1 месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.

Если для решения изложенных в обращениях вопросов необходимы совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, заявителям в срок не позднее 1 месяца со дня, следующего за днем поступления обращений, направляется письменное уведомление о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращений по существу (п. 3 ст. 17 Закона об обращениях).

Ответы на обращения даются преимущественно в письменной форме (ст. 18 Закона об обращениях). В устной форме ответ дается в ходе личного приема (п. 22 Положения № 1786).

При использовании систем электронного документооборота, предусматривающих применение электронной цифровой подписи, ответы (уведомления) на электронные обращения в электронном виде, направленные на адрес электронной почты заявителя, подписываются электронной цифровой подписью руководителей государственных органов, иных организаций или уполномоченных ими должностных лиц (п. 23 Положения № 1786);

5) по обращению и документам, связанным с его рассмотрением, сформировать дело в соответствии с пп. 24–35 Положения № 1786 и хранить не менее 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения).

Документ:

Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее – Положение № 1786).

В предоставлении какой информации медицинская или образовательная организация может отказать

Довольно часто в обращениях, подаваемых в медицинские организации или учреждения образования, запрашивается информация, относящаяся лично к какому-либо физическому лицу: учащемуся, пациенту, его законному представителю. В таких случаях необходимо тщательно анализировать, какого рода информация может быть предоставлена, а какого – нет.

Не подлежат распространению, а значит, и не излагаются в ответах на обращения:

• информация о частной жизни физического лица и персональные данные;

• сведения, составляющие государственные секреты;

• служебная информация ограниченного распространения;

• информация, составляющая коммерческую, профессиональную, банковскую и иную охраняемую законом тайну;

• информация, содержащаяся в делах об административных правонарушениях, материалах и уголовных делах органов уголовного преследования и суда до завершения производства по делу;

• иная информация, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь.

Такие требования изложены в ст. 17 Закона об информации.

К личной информации о гражданине относятся сведения о семейных, бытовых, личных, интимных отношениях, не подлежащих контролю со стороны государства и являющихся исключительно личным делом человека (ст. 18 Закона об информации). В частности, к тайне личной жизни граждан могут быть отнесены сведения, использование которых без согласия заинтересованных лиц может нанести ущерб моральным и имущественным интересам граждан, а именно:

· о здоровье, семейных и интимных отношениях;

· о личных привычках и наклонностях;

· личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации;

· об имущественном положении;

· сведения, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, безопасности членов их семей и имущества;

· об участии граждан в действиях судебно-следственных органов в качестве обвиняемых, подсудимых, свидетелей и т.п.

Персональная информация – это совокупность основных и дополнительных персональных данных, а также данных о реквизитах документов, подтверждающих основные и дополнительные персональные данные конкретных физических лиц (ст. 2 Закона о регистре населения).

Согласно ст. 8 и 10 Закона об информации персональными являются данные, позволяющие идентифицировать физическое лицо:

• идентификационный номер, фамилия, собственное имя, отчество;

• пол, число, месяц, год рождения, место рождения;

• цифровой фотопортрет;

• данные о гражданстве (подданстве), данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания;

• данные о смерти или объявлении физического лица умершим, признании безвестно отсутствующим, недееспособным, ограниченно дееспособным;

• данные о родителях, опекунах, попечителях, семейном положении, супруге, ребенке (детях);

• сведения о высшем образовании, ученой степени, ученом звании, роде занятий, налоговых обязательствах.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 21.07.2008 № 418-З «О регистре населения» (далее – Закон о регистре населения).

Такие сведения по общему правилу должны представляться третьим лицам только с согласия самого физического лица или его законного представителя.

Рекомендация

Если запрашиваемая у медицинской организации или образовательного учреждения информация относится к указанным категориям, то организация должна дать ответ, но в ответе отказать в предоставлении такой информации, сославшись на установленные законодательством ограничения по ее распространению.

Такие действия означают, что организация надлежащим образом рассмотрела заявление и аргументированно ответила на него. В таком случае у заявителя не возникнет правовых оснований обжаловать или иным способом оспаривать ответ либо обвинять организацию в отказе от рассмотрения его обращения.

Обратите внимание! Не является нарушением разглашение сведений:

– направление обращений в организации для рассмотрения в соответствии с их компетенцией;

– запрос и представление документов и (или) сведений, необходимых для решения вопросов, изложенных в обращениях;

– представление документов и (или) сведений по требованиям органов дознания, предварительного следствия, судов;

– запрос и представление документов и (или) сведений в иных случаях, определенных законодательными актами.

Эти нормы изложены в части второй ст. 5 Закона об обращениях.

Маргарита Полевая, юрист