Как оформить доверенность при направлении работника в другую страну

Белорусской организации срочно понадобилось направить своего представителя в Китай для оформления и контроля отгрузки продукции. Помимо контроля отгрузки было принято решение поручить представителю провести переговоры еще по одному вопросу и, если удастся, заключить рамочный контракт.

В статье рассмотрим, как правильно составить и подписать доверенность, чтобы представитель организации смог выполнить все указанные функции.

При направлении работников в командировку помимо задания по командировке, в котором указываются цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) – предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа, работнику выдается еще и доверенность на совершение указанных в задании действий.

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, удостоверенное в предусмотренном законодательством порядке (п. 1 ст. 186 ГК). Доверенность на совершение сделки обычно вручается представителю, но может быть передана непосредственно тем лицам или организациям, которым предназначается.

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Сведения, которые всегда указываются в доверенности

К любой доверенности применимы следующие правила:

• доверенность должна быть выдана в письменной форме;

• лицо, которому поручается представительство, указывается полностью: ФИО, адрес, паспортные данные (при необходимости);

• указывается лицо, которое вверяет свои полномочия представителю, и ставится его подпись;

• обязательно ставится дата совершения доверенности;

• действия, которые представитель вправе осуществлять по доверенности, должны быть определены максимально точно и ясно, во избежание двусмысленных трактовок и возможного превышения полномочий.

Если доверенность оформляется на нескольких листах – листы нумеруются и прошиваются. Затем учиняется надпись на обороте последнего листа, указывающая, сколько листов (страниц) прошито и пронумеровано.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью уполномоченного лица, т.е. руководителя.

Документ:

Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (далее – Декрет № 7).

Обратите внимание! В настоящее время печать на доверенности юридического лица (п. 5 ст. 186 ГК) ставить не обязательно в связи с отменой обязательности печати нормой подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7. Вместе с тем доверенность для совершения действий за границей мы рекомендуем заверять не только подписью, но и печатью (если она есть).

Срок действия выдаваемой доверенности – не больше 3 лет. Если срок ее действия не указан, то не более 1 года (п. 1 ст. 187 ГК).

Обратите внимание! Доверенность, выданная для действий за границей без указания срока действительна до ее отмены лицом, выдавшим доверенность (п. 2 ст. 187 ГК). Это важное отличие, так как данный срок может превысить 3 года.

Для всех доверенностей необходимым требованием является указание даты ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 187 ГК).

Сведения, которые следует указать в доверенности для совершения действий за границей

В доверенности для действий за границей следует указать:

1. Место и дату совершения доверенности (п. 78 Инструкции № 63). Напомним, что неуказание даты совершения доверенности влечет ее ничтожность.

В законодательстве не закреплено требование дублирования всех дат в доверенности словами. Исключение составляет срок действия доверенности. Тем не менее такое «негласное» правило в отношении многих документов, используемых за границей, существует. Рекомендуем дублировать словами все даты в документе.

2. Если доверенность выдается от юридического лица, то обязательно указание его полного наименования в соответствии с учредительными документами, а также адрес местонахождения. Юридический адрес является факультативным требованием, тем не менее его рекомендуется указывать в том случае, если местонахождение и юридический адрес не совпадают.

3. Полностью фамилии, собственные имена, отчества и адреса мест жительства представляемого и представителя. Если доверенность выдается от имени юридического лица, то необходимо указывать должности этих лиц. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его уставным документом. Следовательно, необходимо указывать, на основании какого документа действует лицо.

Если в документе, который удостоверяет личность представителя или представляемого, отсутствует отметка (штамп) о регистрации (прописке) по месту жительства и не имеется свидетельства (справки) о регистрации по месту пребывания, в тексте доверенности отражается, что лицо проживает по адресу, указанному с его слов.

В доверенности на совершение действий, направленных на трудоустройство граждан Республики Беларусь за границей, включая посредничество (в т.ч. и оказание этим гражданам услуг о содействии в трудоустройстве у иностранного нанимателя за пределами Республики Беларусь, получении разрешения на работу в иностранном государстве, заключении трудового договора с иностранным нанимателем), в отношении представителя указываются (часть пятая п. 78 Инструкции № 63):

– фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя (полное наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами);

– адрес места жительства представителя, адрес местонахождения юридического лица;

– в необходимом случае – занимаемая должность, номер и дата выдачи специального разрешения (лицензии) на право осуществления деятельности, связанной с привлечением в Республику Беларусь иностранной рабочей силы и трудоустройством граждан Республики Беларусь за границей.

Документ:

Инструкция о порядке совершения нотариальных действий, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.10.2006 № 63 (далее – Инструкция № 63).

4. Обязательно следует максимально полно и ясно описать действия, которые вправе совершать представитель организации в другой стране, т.е. полномочия представителя. О них мы скажем ниже.

5. Доверенность для действий за границей может быть выдана как с указанием, так и без указания срока ее действия. В доверенности также могут быть поставлены определенные условия, при которых представитель лишается возможности осуществлять действия по доверенности (например, при его увольнении). Срок действия доверенности указывается цифрами и словами.

6. Подписи представителя и представляемого.

Как правильно указать полномочия представителя

Полномочия всегда должны быть указаны конкретно, как можно более детально. Даже если представителю предоставляются широкие полномочия, можно сначала указать общие полномочия, но затем конкретизировать в виде перечисления действий и пределов совершения этих действий.

Такое конкретное и исчерпывающее указание действий требуется для того, чтобы не допустить превышения представителем полномочий, которые у него имеются в силу занимаемой должности, исполняемых им в организации обязанностей или уставных документов. Ограничения также необходимы, если у руководителя организации есть опасения, что представитель может допустить какие-либо «вольности», которые приведут к финансовым или иным потерям.

Так, например, неприемлема фраза вида «лицо уполномочивает данной доверенностью осуществлять действия в интересах организации», поскольку, очень трудно установить рамки, в которых может действовать представитель. Это может привести к неблагоприятным последствиям для самой организации. Крайне важно четко прописать действия, которые может осуществлять доверенное лицо. Например, если доверенность выдается на заключение определенной сделки, то нужно указать, что это за сделка, на какую сумму она заключается, с каким конкретно лицом (организацией). Если по доверенности уполномоченному лицу предоставлены не ограниченные должным образом полномочия, то оспорить его действия может быть довольно трудно. В то же время, как и в случае с реквизитами сторон, критерии «четкости» объема полномочий в законодательстве не установлены, поэтому разрешение конфликта по такому поводу будет во многом зависеть от количества и качества доказательств и мнения суда. С другой стороны, чем более конкретизированы полномочия в доверенности, тем больший шанс доказать, что представитель действовал, например, с превышением полномочий.

Рекомендуем следующую формулировку полномочий:

«На основании настоящей доверенности Поверенный от имени Доверителя заключает договоры (контракты) купли-продажи, поставки, аренды, подряда, хранения и иные договоры (контракты). Для осуществления вышеуказанных полномочий Поверенному предоставляется право подписи от имени Доверителя договоров (контрактов), соглашений, счетов-фактур, протоколов согласования цен, актов выполненных работ, актов приема-передачи, расчетов и иных документов, право распоряжаться денежными средствами и имуществом Доверителя при совершении сделок, право совершения иных необходимых действий и формальностей».

Последствия превышения полномочий

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку (п. 1 ст. 184 ГК). Таким образом, даже если действия были совершены лицом, которое не имело полномочий их совершать, или совершены сверх предоставленного объема, это не влечет автоматически их ничтожность. С одобрения руководителя такие действия вполне могут влечь права и обязанности как правомерные.

Именно поэтому, даже если лицо подписало какой-либо договор без необходимых полномочий либо имело доверенность, по которой не было уполномочено такой договор подписывать (например, заключен договор, цена которого оказалась выше той, которая указана в доверенности), это не означает, что договор автоматически признается ничтожным. Кроме того, не важно, знала ли вторая сторона договора о том, что представитель превысил полномочия или не уполномочен вовсе. Решающим фактором остается лишь согласие того лица, которое по уставу способно на подобные сделки.

Маргарита Полевая, юрист