Как действовать белорусскому субъекту хозяйствования, если директор российской дочерней компании отказывается передавать дела

Состав документов, подлежащих передаче

По законодательству Российской Федерации общество с ограниченной ответственностью обязано хранить по месту нахождения его исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества, следующие внутренние и внешние документы (п. 2 ст. 50 Федерального закона № 14-ФЗ):

• договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

• протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

• внутренние документы общества;

• положения о филиалах и представительствах общества;

• решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения в решении о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;

• протоколы общих собраний участников общества, заседаний ревизионной комиссии общества;

• списки аффилированных лиц общества;

• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

• судебные решения по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем, а также судебные акты по таким спорам, в т.ч. определения о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления либо заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска;

• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества;

• договоры (односторонние сделки), являющиеся крупными сделками и (или) сделками, в совершении которых имеется заинтересованность;

• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Документ:

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Федеральный закон № 14-ФЗ).

При этом важно знать, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, а документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т.ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ). При этом экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

В связи с этим бывший руководитель организации или иные должностные лица не могут при отказе передать документы ссылаться на то обстоятельство, что они устарели и за ненадобностью были уничтожены.

Документ:

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ).

Обязанность передачи документов

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета организация определяет самостоятельно (п. 4 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ).

В соответствии со ст. 277 ТК РФ руководитель организации является материально ответственным лицом. При смене материально ответственного работника должна быть проведена инвентаризация (п. 22 Методических указаний). Вместе с инвентаризацией ценностей можно провести и сверку имеющихся документов. Засвидетельствовать подпись бывшего руководителя на акте инвентаризации можно нотариально (ст. 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Документ:

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Документ:

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2001 № 119н (далее – Методические указания).

Из вышеуказанных норм следует, что руководитель дочерней организации, созданной на территории Российской Федерации, при осуществлении им прав и исполнении обязанностей должен действовать в интересах общества добросовестно и разумно, поэтому в случае смены руководителя обязан передать печать, учредительные документы, бухгалтерскую отчетность и иную документацию вновь избранному (назначенному) лицу (лицам).

Рекомендация

При оформлении решения собственника о смене руководителя дочернего общества с ограниченной ответственностью, а также при составлении приказа о его увольнении рекомендуем отдельным пунктом закрепить обязанность бывшего руководителя передать необходимые документы. Неисполнение данного требования послужит основанием для обращения в арбитражный суд с исковым заявлением.

_________________________________________________________________

Что нужно знать при арбитражном разбирательстве

Как раз для подобных случаев Высший Арбитражный Суд Российской Федерации сделал разъяснение: при отсутствии по каким-либо причинам документов, которые должны храниться обществом, последнее обязано их восстановить. При этом прекращение у ответчика полномочий генерального директора общества не исключает возможности восстановления им указанных документов (п. 8 Информационного письма № 144).

Документ:

Информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ» (далее – Информационное письмо № 144).

Если белорусскому субъекту хозяйствования все-таки придется обращаться в арбитражный суд, то ему следует учитывать, что на основании ст. 65 АПК РФ он должен будет представить доказательства того, что спорные документы находились и (или) должны были находиться у ответчика в период исполнения им полномочий директора общества. Но в то же время он может потребовать от ответчика, т.е. бывшего руководителя дочернего общества, предоставить доказательства передачи указанных документов новому директору общества, которые, конечно же, «раздобыть» будет весьма затруднительно. Просто слова ответчика о передаче документов новому руководству или отрицание существования таких документов вообще суд не примет во внимание.

Документ:

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (далее – АПК РФ).

Также при взыскании белорусским субъектом хозяйствования ущерба, вызванного действиями бывшего руководителя, он должен будет представить доказательства наступления негативных последствий, вызванных отсутствием необходимых для деятельности документов и уклонением ответчика от надлежащей передачи документов.

На лицо, от которого судом истребуется доказательство, в случае неисполнения обязанности по его предоставлению по причинам, признанным арбитражным судом неуважительными, либо неизвещения суда о невозможности представления доказательства вообще или в установленный срок, суд может наложить штраф: для граждан – до 2 500 рос. руб., для должностных лиц – до 5 000 рос. руб., для организации – 100 000 рос. руб. (ст. 119 АПК РФ).

Александр Копелев, юрист