Изменились требования к электронным документам и ЭЦП

О чем статья: наиболее важные изменения в сфере электронного документооборота, внесенные Законом № 143-З и вступающие в силу 18.02.2019.

Электронный документ

Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот элект­ронный документ. Таким образом, в обновленном Законе об ЭД используется единый термин «электронный документ», который, по сути, состоит из 2 ранее употреблявшихся терминов: «подлинный электронный документ» и «электронный документ».

Как и ранее, электронный документ состоит из 2 частей – общей и особенной. Особенная часть состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей (ЭЦП), а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, и штамп времени.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 143-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об ЭД).

Штамп времени и иные новые термины

Штамп времени – реквизит электронного документа, удостоверяющий дату и время создания электронного документа.

В последнее время на практике возникали следующие вопросы: как можно обеспечить юридическую значимость документа, нотаризованного в блокчейне (подтвердить время отправления (получения), подтвердить, что был передан именно этот конкретный документ)? Исходя из разъяснений компетентных государственных органов для подтверждения времени отправления (получения) документа, удостоверения полномочий на электронном документе планируется проставлять так называемую «штамп-метку» или «штамп времени» (на данный момент в Республике Беларусь пока не работает).

На сегодняшний день в рамках опытно-промышленной эксплуатации проставить время электронного документа можно в системе Доверенной третьей стороны. Служба Доверенной третьей стороны предназначена для межгосударственного обмена электронными документами и автоматизации процессов, связанных с подтверждением подлинности ЭЦП, идентичности и целостности электронного документа и, как следствие, – признанием его юридической силы и достоверности, защитой данных и обеспечением архивного хранения электронных документов. Техническая концепция Доверенной тре-тьей стороны изложена в международных рекомендациях Х.842, определяющих требования к перечню доверенных сервисов как к комплексу организационно-технических мероприятий.

Таким образом, появление штампа времени, позволяющего определить время и дату создания электронного документа, является прогрессивным шагом на пути развития цифровой экономики и информационного общества в Республике Беларусь и соответствует ожиданиям бизнес-среды в нашей стране.

Формы представления электронного документа

Закон № 143-З устанавливает 2 формы внешнего представления электронного документа:

1) воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации;

2) воспроизведение электронного документа на бумажном носителе.

Отметим, что действующая редакция Закона об ЭД предусматривает еще и 3-ю форму – воспроизведение электронного документа на ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком. В Законе об ЭД в новой редакции такой формы не будет.

Справочно:

порядок удостоверения копий электронных документов закреплен в Положении о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Удостоверение копии электронного документа

Расширен круг субъектов, которые могут удостоверить форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Теперь ими являются:

1) организация или индивидуальный предприниматель, создавшие такой электронный документ;

2) организация, получившая электронный документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем;

3) иные организации или физические лица в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.

Таким образом, Закон № 143-З закрепляет позитивные изменения, упрощает работу с электронными документами. Логично, что само юридическое лицо, создавшее электронный документ, вправе удостоверить его копию на бумажном носителе.

Действующая редакция Закона об ЭД разрешает удостоверять форму внешнего представления электронного документа нотариусам (лицам, управомоченным совершать нотариальные действия), регистраторам недвижимости и субъектам, имеющим соответствующую лицензию. Данный перечень является закрытым.

Юридическая сила электронного документа

Электронный документ, надлежащим образом подписанный ЭЦП, по юридической силе равен документу, составленному на бумаге, подписанному собственноручно.

Юридическая сила электронного документа зависит от времени его подписания:

– если электронный документ подписан ЭЦП в период действия сертификата открытого ключа, соответствующего личному ключу, использовавшемуся при выработке ЭЦП, электронный документ имеет юридическую силу;

– если электронный документ подписан после отзыва открытого ключа, электронный документ не имеет юридической силы.

Назначение и применение ЭЦП

Теперь ЭЦП может быть использована для подписания электронной копии документа на бумажном носителе, а также для иных целей, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.

Электронная копия документа на бумажном носителе после подписания ЭЦП лица, изготовившего эту электронную копию, приобретает юридическую силу и может использоваться в переписке государственных органов и других государственных организаций при осуществлении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами Республики Беларусь, а также в иных случаях и порядке, установленных законодательством Республики Беларусь.

ЭЦП организации может применяться:

– в качестве аналога оттиска печати организации;

– совместно с ЭЦП физического лица, если информация о полномочиях этого физического лица, предоставленных ему от имени этой организации, не содержится в атрибутном сертификате;

– для создания и (или) подписания электронных документов посредством автоматизированных информационных систем без участия физического лица;

– в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Справочно:

атрибутный сертификат – электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию о полномочиях физического лица, в т.ч. индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП, на подписание определенных видов электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица (ст. 1 Закона об ЭД, в редакции Закона № 143-З).

Атрибутный сертификат

Атрибутный сертификат подтверждает связь физического лица, являющегося владельцем личного ключа, с организацией или физическим лицом, от имени которых этому физическому лицу предоставлены полномочия и которые являются владельцем атрибутного сертификата. Он подписывается ЭЦП издавшего его поставщика услуг.

Пользователем атрибутного сертификата являются организация или физическое лицо, которым предоставляется атрибутный сертификат для проверки полномочий физического лица.

Распространение атрибутного сертификата осуществляется в целях получения всеми заинтересованными организациями и физическими лицами информации о полномочиях физического лица, являющегося владельцем личного ключа, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица. Атрибутный сертификат распространяет владелец открытого ключа или поставщик услуг, а также может распространять организация или физическое лицо, от имени которых другому физическому лицу предоставляются полномочия, информация о которых содержится в этом атрибутном сертификате.

Закон № 143-З предоставляет владельцу атрибутного сертифика-та право его отозвать. При этом владелец атрибутного сертификата обязан его отозвать способом, позволяющим пользователям атрибутного сертификата получить информацию о его отзыве. Отзыв открытого ключа влечет за собой отзыв сертификата этого открытого ключа, а также отзыв атрибутного сертификата.

Иные средства идентификации

Закон № 143-З уточняет порядок использования иных средств идентификации лица, помимо применения сертифицированного средства ЭЦП. Например, соглашением сторон можно установить порядок использования иных аналогов собственноручной подписи, а также обращения документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств ЭЦП.

Денис Сафаревич, юрист