Директор уходит в отпуск. Кому передать полномочия?

Предстоящее отсутствие директора в организации всегда порождает два вопроса: на кого возложить полномочия и как правильно это оформить? Если порядок перехода полномочий директора на другое лицо закреплен в уставе организации, то проблем никаких нет: нужно действовать по уставу. А если порядок не установлен ни уставом, ни иным локальным нормативным правовым актом? В этом случае действуем согласно законодательству, которое предлагает следующие варианты действий.

Вариант 1. В организации есть заместитель директора

На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагается выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.) (абзац пятый п. 10 Общих положений ЕКДС). Если такая норма предусмотрена в уставе организации, в трудовом договоре (контракте) или в должностной инструкции заместителя руководителя, то оформляем следующие документы:

• приказ об отпуске;
• доверенность.

Документ:

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКДС).

Обратите внимание! Приказ о передаче полномочий на время отсутствия директора не оформляется, поскольку организационно-распорядительные функции за директора заместитель выполняет в рамках своей трудовой функции. Доплата также не производится по той же причине.

Если переход полномочий не прописан ни в одном из перечисленных выше документов, то в этом случае директор своим решением передает полномочия заместителю. Следовательно, оформляем следующие документы:

• приказ об отпуске;
• приказ о передаче полномочий;
• доверенность.

Важно!

Уход директора в отпуск и передача полномочий часто оформляются одним приказом. Но опытные практики рекомендуют делать два приказа: один на отпуск и второй о передаче полномочий, поскольку они оформляют разные отношения и у них разный срок хранения.

Унифицированной формы для такого приказа нет, поэтому составляем его в свободной форме с учетом требований СТБ 6.38-2004.

Документ:

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).

Для чего выдаются эти документы?

Приказ о передаче полномочий и права подписи оформляется для регулирования отношений внутри организации. На основании приказа лицо, выполняющее обязанности директора, вправе принимать на работу, увольнять, издавать приказы и распоряжения, подписывать «внутренние» документы и т.д.

Доверенность служит для представления интересов организации во «внешних» отношениях, т.е. отношениях с третьими лицами (ст. 186 ГК). По доверенности передаются права на заключение договоров с другими организациями, проведение переговоров, представление интересов организации в суде и иных государственных органах, подписание исковых заявлений, банковских документов, бухгалтерской и налоговой отчетности и иной документации, представляемой третьим лицам. Для выполнения такого рода действий одного только приказа о передаче полномочий будет недостаточно. Таким образом, если в период отсутствия директора не планируется оформлять никаких «внешних» отношений организации с третьими лицами, то и доверенность можно не выдавать. Но в случае возникновения незапланированной ситуации, когда возникнет необходимость подписать какой-либо документ для посторонней организации, такой заместитель окажется в сложной ситуации, поскольку у него не будет на это полномочий. Поэтому мы все-таки рекомендуем доверенность оформить.

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Образец приказа о предоставлении трудового отпуска

ПРИКАЗ

«____»________________ № _______

О предоставлении трудового отпуска

Предоставить _______________________, директору ООО «______________________», часть трудового отпуска

        (ФИО)                                                                                       (название)

в количестве 14 календарных дней с 27.07.2016 г. по 09.08.2016 г. включительно за рабочий год 20.10.2015–19.10.2016, в том числе основной отпуск – 14 календарных дней.

Образец приказа о передаче полномочий

ПРИКАЗ

«____»________________ № _______

О передаче полномочий директора

1. Возложить в период с 27.07.2016 г. по 09.08.2016 г. на заместителя директора ____________________ исполнение обязанностей директора ООО «___________________» без освобождения от

      (ФИО)                                                                                                                                                               (название)

основной работы.

2. Предоставить ________________ право первой подписи на финансово-хозяйственных документах,

(ФИО)

включая банковские, на период временного отсутствия директора.

3. Выдать ____________________ доверенность на право представления интересов ООО «______________»

           (ФИО)                                                                                                                                                                                                (название)

в отношениях с третьими лицами на период временного отсутствия директора.

4. Настоящий приказ довести до сведения всех работников ООО «___________».

(название)

Директор                                                                                                                       ___________________

С приказом ознакомлен                                                                                           ___________________

«____»________________

Образец доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ

на представление интересов организации

«____»________________                                                                                                                                    г. ________________

ООО «___________» в лице директора _______________, действующего на основании Устава, настоящей

              (название)                                                                        (ФИО)

доверенностью уполномочивает заместителя директора _______________________, паспорт серии _________

(ФИО)

№ _______, выдан «____»_________________ __________________ РОВД г. ___________, представлять интересы ООО «________________» вести дела в учреждениях, предприятиях, организациях, заключать хозяйственные

(название)

договоры, получать все необходимые документы, ставить свою подпись на всех необходимых документах, в том числе на договоре, совершать иные действия и формальности, связанные с ведением хозяйственной деятельности ООО «______________».

(название)

(Варианты: принимать, передавать товарно-материальные ценности, подписывать передаточные акты, проводить закупки, открывать (закрывать) счета в банках, и т.д.).

Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Доверенность действительна по __________________________.

(дата пишется словами)

Подпись _____________________               ____________________________________________ настоящим удостоверяю.

(ставится подпись)                          (ФИО лица, чья подпись удостоверяется)

Директор                                                ___________________

Доверенность оформляется в простой письменной форме, подписывается директором или иным лицом, уполномоченным на это уставом организации, скрепляется печатью организации (п. 5 ст. 186 ГК). Нотариально удостоверять такую доверенность не требуется.

После надлежащей передачи полномочий следует уведомить об этом банк. Организация представляет в банк:

• временную карточку с образцом подписи лица, которому предоставлено право подписи документов, верность которой засвидетельствована организацией, либо доверенность, выданную лицу, имеющему право первой подписи документов для проведения расчетов в безналичной или наличной форме, содержащую образец его подписи;
• копию приказа о передаче полномочий.

Порядок оформления временного предоставления права первой подписи регулируется Инструкцией № 127. Образец банковской карточки приведен в приложении к Инструкции № 127. Порядок ее заполнения и представления в обслуживающий банк указан в п. 33 Инструкции № 127.

Документ:

Инструкция о порядке открытия и закрытия банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями банковских счетов, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.06.2007 № 127 (далее – Инструкция № 127).

Вариант 2. В организации несколько заместителей директора

Если у директора имеется несколько заместителей, то при уходе в отпуск он должен издать приказ, в котором определяется конкретный заместитель, выполняющий обязанности директора в период отпуска (если это не предусмотрено приказом о распределении должностных обязанностей (абзац шестой п. 10 Общих положений ЕКДС)).

В этом случае оформляем тот же пакет документов:

• приказ об отпуске;
• приказ о передаче полномочий;
• доверенность.

Вариант 3. В организации нет заместителей директора, но есть другие штатные работники

При отсутствии заместителя директора его обязанности могут быть переданы иным работникам организации (например, начальнику отдела, главному бухгалтеру, инженеру и т.д.) на основе норм трудового законодательства о временном заместительстве.

В этом случае оформляем указанные выше документы (приказ об отпуске, приказ о передаче полномочий и доверенность), но с некоторыми особенностями в содержании. Например, работнику, который будет выполнять функции директора на время его отпуска, полагается доплата за совмещение на основании ст. 68 ТК, поэтому в приказе необходимо это указать.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Справочно:

уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 ТК).

Образец приказа о передаче полномочий

ПРИКАЗ

«____»________________ № _______

О передаче полномочий директора

1. Возложить в период с 27.07.2016 г. по 09.08.2016 г. на начальника коммерческого отдела ____________________  исполнение обязанностей директора ООО «___________________» без освобождения от

      (ФИО)                                                                                                                                                                  (название)

основной работы.

2. Установить ____________________ надбавку за сложность и напряженность в размере _________ % от

    (ФИО)

должностного оклада директора исходя из фактически отработанного времени.

3. Предоставить ________________________ право первой подписи на финансово-хозяйственной, в том

(ФИО)

числе банковской, документации на период временного отсутствия директора.

4. Выдать ____________________ доверенность на право представления интересов ООО «______________»

              (ФИО)                                                                                                                                                                                                 (название)

в отношениях с третьими лицами на период временного отсутствия директора.

5. Настоящий приказ довести до сведения всех работников ООО «____________».

   (название)

Директор                                                                                                                       ___________________

С приказом ознакомлен                                                                                           ___________________

«____»________________

Выполнять функции директора может также работник, временно переведенный на работу руководителя организации. При временном переводе в связи с производственной необходимостью (ст. 33 ТК) директор оформляет следующие документы:

• приказ о временном переводе (с указанием причин перевода);
• доверенность.

Обратите внимание! Изменения в трудовой договор (контракт) при временном переводе не вносятся.

Считаем, что на короткий срок отсутствия директора не имеет смысла оформлять перевод, но этот способ вполне целесообразно использовать при отсутствии директора больше месяца.

Образец приказа о переводе

ПРИКАЗ

«____»________________ № _______

О временном переводе на должность директора

В связи с производственной необходимостью, вызванной длительной командировкой директора _______________________________,

(ФИО)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить экономиста ____________________ на должность директора ООО «__________________________»

             (ФИО)                                                                                                                                        (название)

с «____»________________г. с оплатой труда согласно штатному расписанию.

2. Предоставить _____________________ в указанный период право первой подписи всех финансовых

            (ФИО)

документов, а также бухгалтерской и налоговой отчетности.

Основание: ст. 33 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Директор                                                                                                                       ___________________

С приказом ознакомлен                                                                                           ___________________

«____»________________

Вариант 4. В организации нет других штатных работников, кроме директора

В такой ситуации организация может привлечь к выполнению обязанностей директора:

1. участника (если в организации больше одного участника (учредителя));
2. постороннее лицо (физическое или юридическое).

Для возложения обязанностей директора на участника необходимо созвать внеочередное собрание того органа, в компетенцию которого входит назначение директора (собрание участников, совет директоров, наблюдательный совет), на котором принять решение о временной передаче полномочий директора одному из них, а затем принять его на работу директором по срочному трудовому договору (ст. 17 ТК).

В этом случае оформляются:

• протокол собрания;
• срочный трудовой договор;
• приказ о приеме на работу директора.

Доверенность такому лицу не нужна, поскольку он принят на работу в должности директора, а директор действует от имени организации на основании устава.

Образец протокола общего собрания участников

Протокол общего собрания участников ООО «__________»

Повестка дня: о предоставлении отпуска директору и приеме на работу на время отпуска другого участника

Присутствовали: ________________________

СЛУШАЛИ: _________________________________________________________________.

РЕШИЛИ:

1. Предоставить директору ООО «_______________» _______________________ трудовой отпуск на период с

     (название)                          (ФИО)

27.07.2016 г. по 09.08.2016 г.

2. Назначить ___________________ директором ООО «______________________» на время трудового отпуска

 (ФИО)                                                                                     (название)

____________________с окладом в размере ______________________.

(ФИО)

Участники:                                                                                    _______________________

                                                                                                   _______________________

                                                                                                   _______________________

Образец приказа о приеме на работу

ПРИКАЗ

«____»________________ № _______

О приеме на работу по срочному трудовому договору на время отпуска директора

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять ____________________ на должность директора ООО «__________________________________» на время

            (ФИО)                                                                                                                                            (название)

трудового отпуска на период с 27.07.2016 г. по 09.08.2016 г. с окладом в размере ______________________.

Основание: 1) заявление ____________________;

    (ФИО)

2) трудовой договор от _________ № _________;

3) протокол общего собрания участников ООО «____________» от ____________ № ______.

(название)

Директор                                                                                                                       ___________________

С приказом ознакомлен                                                                                           ___________________

«____»________________

Если в организации нет других участников (учредителей) или они отказываются выполнять функции директора, выходом будет принять на работу постороннее лицо также на основе срочного трудового договора. В этом случае оформляются:

• срочный трудовой договор;
• приказ о приеме на работу.

Решение о приеме на работу, пусть даже временную, нового сотрудника должен принимать руководитель организации еще до ухода в отпуск.

Если принять на работу нового директора не представляется возможным, есть еще один вариант: передать полномочия на управление организацией другому юридическому лицу (управляющей организации) или индивидуальному предпринимателю (управляющему) на основании гражданско-правового договора (абзац седьмой части первой ст. 35, часть девятая ст. 53 Закона о хозяйственных обществах; часть четвертая ст. 113 ГК). В данном случае функции единоличного исполнительного органа передаются иному лицу, которое является законным представителем юридического лица, действующим без доверенности (ст. 51 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон о хозяйственных обществах).

В заключение ответим на некоторые вопросы.

Как следует подписывать документы лицу, которому переданы полномочия директора: с указанием своей должности или с формулировкой «исполняющий обязанности»?

В соответствии с п. 57 Инструкции по делопроизводству в реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

В случае выполнения обязанностей руководителя его штатным заместителем на основании учредительных документов, должностной инструкции в реквизите «Подпись» указывается должность заместителя. Допускается использование сокращения «Зам.» («заместитель»).

Должности «исполняющий обязанности» нет в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», однако Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения «и.о.» (п. 57 Инструкции по делопроизводству). Поэтому при подписании документов возможно использование обозначения «и.о. директора», но с обязательным указанием фактической должности исполняющего обязанности.

Пример:

«И.о. директора –

зам. директора по продажам                    __________ А.А. Иванов».

Кому можно передать обязанности главного бухгалтера на период отпуска, если в организации нет больше работников с соответствующим высшим образованием?

В соответствии с Законом о бухучете главный бухгалтер или лицо, его заменяющее, должны обязательно соответствовать определенным требованиям (п. 3 ст. 7 Закона о бухучете):

• наличие высшего или среднего специального образования, предоставляющего в соответствии с законодательством Республики Беларусь право работать по специальности бухгалтера, и стажа работы по специальности бухгалтера не менее трех лет;
• отсутствие непогашенной или неснятой судимости за совершение преступления против собственности и порядка осуществления экономической деятельности.

Если в организации нет работников, отвечающих данным требованиям, у вас есть 3 варианта:

1. взять на работу соответствующего специалиста на основе срочного трудового договора (контракта) на период отпуска главного бухгалтера;
2. заключить гражданско-правовой договор с юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, профессионально оказывающим такие услуги;
3. отправить главного бухгалтера в отпуск, но его обязанностей ни на кого не возлагать, а передать другому сотруднику только право подписи и часть технических обязанностей (на основании приказа).

Можно ли вообще никого не назначать исполняющим обязанности директора на период его отпуска?

Нельзя. В каждой организации должен быть исполнительный орган, который работает постоянно, так как организация должна осуществлять хозяйственную деятельность. Поэтому без решения этой проблемы каким-либо из указанных выше способов не обойтись.