Юристу на заметку: как правильно составляется график отпусков

Организовать работу по составлению графика отпусков на следующий календарный год целесообразно заранее, не дожидаясь наступления нового календарного года. В случае если штат работников организации достаточно большой, то специалисту, ответственному за составление графика отпусков, либо юрисконсульту организации следует провести подготовительную работу, предшествующую непосредственному составлению графика отпусков. Так, соответствующим специалистом может быть подготовлен проект приказа (распоряжения) о подготовке к отпускной кампании на предстоящий календарный год, в котором будут определены указания для руководителей структурных подразделений о необходимости подачи в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках.

Документ:

приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 «Об утверждении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации» (далее – Приказ о документации).

График отпусков 

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза (часть первая ст. 168 ТК).

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

Допускается иной срок составления графика отпусков, если это установлено коллективным договором, соглашением либо согласовано нанимателем с профсоюзом.

Согласование с профсоюзом графика отпусков обязательно (при условии его наличия в организации). Без согласования график будет являться недействительным.

При этом на нанимателя возложена обязанность довести график отпусков до сведения всех работников.

Таким образом, под графиком отпусков следует понимать локальный нормативный правовой акт, регулирующий очередность предоставления трудовых отпусков работникам, утверждаемый нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Внимание!

8 января 2014 г. был принят Закон Республики Беларусь «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь», который вступает в силу с 25 июля 2014 г. (далее – Закон об изменениях в ТК). Так, в ст. 168 ТК, регулирующую очередность предоставления трудовых отпусков (график отпусков), внесены следующие изменения: при составлении графика отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с частью четвертой ст. 168 ТК. График отпусков подлежит согласованию с профсоюзом, если это предусмотрено коллективным договором.

Предоставление отпуска 

Предоставление отпуска согласно графику отпусков предусмотрено ст. 167 ТК, на основании которой трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК.

Рабочий год – это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК). Трудовой отпуск предоставляется работнику в течение рабочего года (ежегодно) (часть первая ст. 170 ТК). С учетом приведенных норм законодательства трудовые отпуска предоставляются в течение рабочего года, исчисляемого с даты приема на работу.

Составляя график отпусков на календарный год, наниматель должен соблюдать гарантии, установленные законодательством для отдельных категорий работников по предоставлению трудовых отпусков в определенное время или периоды, которые перечислены в части четвертой ст. 168 ТК.

Внимание!

Категория работников, которым наниматель обязан запланировать трудовой отпуск по их желанию в летнее или другое удобное время, дополнена следующими лицами: Герои Беларуси, Герои Советского Союза, Герои Социалистического Труда, полные кавалеры орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы (ст. 2 Закона об изменениях в ТК).

Помимо предусмотренных законодательством категорий работников коллективным договором, соглашением либо трудовым договором (контрактом) также могут быть определены категории работников либо случаи, при наступлении которых наниматель предоставляет работнику трудовой отпуск в удобное для него время. В таком случае наниматель должен соблюдать положения локальных нормативных правовых актов.

Профсоюз (при его наличии), а также кадровая и юридическая службы организации должны отслеживать соблюдение трудовых прав работников при составлении графика отпусков, разъяснять нанимателю (руководителю организации) и работникам нормы законодательства о труде, регулирующие порядок и условия предоставления трудовых отпусков.

Перенос и разделение отпуска 

Трудовой отпуск может быть разделен на 2 части по договоренности сторон трудового договора (контракта), если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением (часть первая ст. 174 ТК). В связи с этим при составлении графика отпусков и достигнутой договоренности между нанимателем и работником в график отпусков следует включать 2 (или более) части отпуска.

Необходимо помнить, что перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год может осуществляться исключительно на основании норм частей второй и четвертой ст. 170 ТК и части третьей ст. 174 ТК.

Так, в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК).

Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года.

Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

Внимание!

В законодательстве установлена обязанность нанимателя предоставить работнику в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска, а работник соответственно должен их использовать.

Запрет на непредоставление трудового отпуска полной продолжительности работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, установлен частью пятой ст. 170 ТК.

В случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска на следующий рабочий год (часть третья ст. 174 ТК). При этом условие о необходимости использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска также должно соблюдаться.

Отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещен (часть пятая ст. 174 ТК).

Внимание!

Категории работников, которым запрещено непредоставление отпуска полной продолжительности и отзыв которых из отпуска запрещен (часть пятая ст. 170 и часть пятая ст. 174 ТК), дополнены работниками, имеющими право на дополнительный отпуск за особый характер работы (ст. 2 Закона об изменениях в ТК).

В иных случаях не допускается перенос части трудового отпуска либо отпуска полной продолжительности на следующий рабочий год. Кроме того, такие действия нанимателя могут быть признаны соответствующими контролирующими (надзорными) органами неправомерными и влекущими установленную законодательством ответственность.

Уведомление о периоде отпуска

При предоставлении трудового отпуска в соответствии с графиком отпусков, в котором указана дата начала отпуска, необходимость в написании работником заявления о предоставлении трудового отпуска отсутствует. В случае, когда в графике отпусков не указана дата начала отпуска, или отпуск предоставляется не в соответствии с утвержденной в графике отпусков дате (отпуск перенесен на другой срок), или работник не включен в график отпусков по причине, например, его трудоустройства после утверждения графика отпусков, выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижении им возраста 3 лет, либо график отпусков отсутствует, отпуск предоставляется в согласованный с нанимателем срок по письменному заявлению работника.

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК). Для реализации указанной нормы наниматель может уведомить работников о времени начала трудового отпуска следующими способами:

– вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и даты начала отпуска и его окончания, даты вывешивания списка;

– направить руководителям соответствующих структурных подразделений такие списки;

– индивидуально ознакомить работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске с указанием даты начала и окончания трудового отпуска.

– использовать иные варианты уведомления с учетом численности работников, а также рабочего места (территориального расположения) от места нахождения нанимателя.

Пошаговые действия по составлению графика отпусков на календарный год

В тексте приказа следует предусмотреть необходимость подачи руководителями структурных подразделений в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках и указать лицо, ответственное за своевременную подготовку графика отпусков в соответствии с законодательством и локальными нормативными правовыми актами.

С целью необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме при планировании трудовых отпусков следует учитывать: взаимозаменяемость руководителя (в т.ч. структурного подразделения) и его заместителей; работников, выполняющих однородные функции; работников, занимающих аналогичные должности в одном структурном подразделении; другие случаи с учетом специфики деятельности организации.

Формируя содержание графика отпусков, необходимо планировать распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с мая по сентябрь).

На основании проведенного анализа кадровая служба при наличии у работников неиспользованных частей трудовых отпусков должна включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.

Поскольку обязанности об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, то в нем могут быть указаны только месяцы предоставления отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске.

Безусловно, что ознакомление работников с утвержденным графиком отпусков под роспись является более приемлемым и целесообразным вариантом. Оно может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости возможно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», в которой будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно приложение в виде листа ознакомления работников.

Татьяна Рахубо,

консультант отдела трудового законодательства

юридического управления
Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь