Трудовая книжка – получите и распишитесь!

Ситуация

Организация уволила двух работников по сокращению штата, произвела окончательный расчет и перечислила полагающиеся выплаты на их банковские счета. Но в последний рабочий день работники не явились в отдел кадров для получения своих трудовых книжек. На письма организации они не реагируют, мобильные телефоны отключены. Уже бывшие коллеги рассказали, что, вероятно, они уехали в Россию на заработки.

Как быстро и правильно действовать нанимателю, чтобы потом эти работники не смогли наказать организацию через суд?

Правильно в этой ситуации поступить следующим образом:

1) письменно уведомить работника о необходимости забрать документ или дать согласие на отправку его почтой.

В этом случае организации следует побеспокоиться о том, чтобы факт письменного уведомления она смогла потом доказать. Сделать это можно двумя способами:

а) в акте об отказе следует прописать необходимость явиться за ней или дать согласие на ее пересылку;

б) составить отдельное уведомление, если акт об отказе не составлялся.

В обоих случаях сотрудник должен быть ознакомлен с уведомлением под подпись;

2) хранить трудовую книжку, не полученную работником при увольнении, в течение 2 лет.

Если работник отказывается сам получить трудовую книжку, несмотря на письмо о необходимости получения трудовой книжки, не является за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, так как в его действиях отсутствует вина за задержку выдачи трудовой книжки;

3) по истечении 2 лет хранения у нанимателя трудовые книжки (их дубликаты) передаются в архив и хранятся в течение 50 лет, а затем они могут быть уничтожены в установленном порядке (часть вторая п. 80 Инструкции № 40).

Обратите внимание! Факт отказа от получения трудовой книжки должен быть оформлен актом с указанием присутствующих при этом свидетелей (часть вторая п. 74 Инструкции № 40).

Документ:

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).

Случай, описанный выше, не редкость, да и ситуация, когда работник в день увольнения отсутствует на работе, тоже возможна. Законодатель предусмотрел, что трудовая книжка выдается работнику в последний день его работы (часть шестая ст. 50 ТК). При этом неблагоприятные последствия для нанимателя наступают только при условии, если задержка выдачи трудовой книжки произошла по его вине. Но даже если документ не был выдан по причинам некорректного поведения теперь уже бывшего работника, нанимателю все равно придется доказывать отсутствие своей вины и злого умысла.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Порядок выдачи трудовой книжки, установленный законодательством

При увольнении работника наниматель обязан совершить согласованные действия в определенной последовательности. Нарушение каждого действия может привести к тому, что работник вправе будет требовать отмены увольнения, а также обратиться за защитой своих интересов в комиссию по трудовым спорам и суд.

Предлагаем алгоритм действий нанимателя при увольнении работника:

Важно!

Обязанность нанимателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения является безусловной. Задержка выдачи трудовой книжки является нарушением, и юридически обосновать такое нарушение, в т.ч. по причине того, что работник не сдал обходной лист, нельзя.

Если работник уволился, а трудовая книжка осталась у нанимателя…

Причины, по которым трудовая книжка уволенного работника остается у нанимателя:

– работник отказался от получения трудовой книжки. Отказ может быть письменным, устным или молчаливым (т.е. работник не пришел за получением трудовой книжки без объяснения причины);

– отсутствие работника на работе в день увольнения независимо от причин (заболел, находится в отпуске, прогул, отгул и т.д.);

– смерть работника, признание его судом умершим или безвестно отсутствующим;

– наниматель не выдал трудовую книжку работнику в день увольнения по своей вине (забыл выдать, не выдал, потому что работник не сдал обходной лист/не завершил проект, и иные неправовые отговорки и т.д.).

От того, по какой причине трудовая книжка уволенного сотрудника осталась у нанимателя, будут зависеть его дальнейшие действия. В первую очередь такие действия должны исключать (минимизировать) негативные последствия для организации и ее должностных лиц.

Отсутствие работника на работе в день увольнения

Действия нанимателя: в тот же день направьте заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки. Рекомендуем оформить заказное письмо с описью вложения для того, чтобы сотрудник потом не смог заявить в суде, что ему отправили поздравительную открытку, а не его трудовую книжку.

Если придет ответ с заявлением работника о направлении трудовой книжки по почте, то не позднее следующего дня после получения заявления направьте трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

Смерть работника, признание его судом умершим или безвестно отсутствующим

Действия нанимателя: выдайте трудовую книжку по письменному заявлению совершеннолетнего члена его семьи либо близкого родственника.

Обратите внимание, что в Инструкции № 40 не раскрыт механизм такой передачи трудовой книжки. Не разъясняется, каким образом должно быть подтверждено родство, какой документ должен представить родственник нанимателю, подтверждающий полномочие на получение документа. Рекомендуем просить родственников предъявить паспорт, свидетельство о рождении или иной документ, удостоверяющий родство или совместное проживание.

Кроме того, в п. 75 Инструкции № 40 также закреплена возможность отправки трудовой книжки по почте «…по указанному в заявлении адресу». При этом не уточняется, от кого такое заявление должно поступить. Вероятно, от лиц, указанных в этом же пункте. Заявление о выдаче трудовой книжки или пересылке ее по почте будет служить основанием для выдачи (пересылки) трудовой книжки в установленном Инструкцией № 40 порядке.

Как это сделать: в книге учета поставьте отметку о том, что трудовая книжка выдана по заявлению члену семьи или родственнику умершего (пропавшего без вести).

Справочно:

трудовая книжка может быть выдана не только родственникам или членам семьи, но и лицам, уполномоченным на это доверенностью, выданной и заверенной в установленном законодательством порядке.

Трудовая книжка не выдана работнику по вине нанимателя

Действия нанимателя: выплатить средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 79 ТК), изменить дату увольнения на день выдачи трудовой книжки (ст. 79 ТК). Такие меры установлены законодательством, поскольку без трудовой книжки гражданин не имеет возможности трудоустроиться к другому нанимателю по основному месту работы.

Подчеркнем, что основания увольнения, наличие у работника долгов, незаконченной работы или непреданных дел на порядок выдачи трудовой книжки никак не влияют. Другими словами, если работник не закончил проект или не подписал обходной лист, у нанимателя нет правовых оснований не выдавать ему трудовую книжку. В этом случае наниматель ухудшает свое положение, а не работника.

Обратите внимание! Если работник обратится в суд и докажет, что невыдачей трудовой книжки ему был причинен вред, то наниматель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 4 ст. 9.19 КоАП в виде наложения штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин.

Документ:

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

Важно!

При увольнении писать заявление на выдачу трудовой книжки работнику не надо.

Виктория Ладыгина, юрист