Рекламная акция: внутреннее оформление для поставщика-рекламодателя

Проведение рекламной акции – хорошее подспорье для возрождения или повышения интереса покупателей к товару или услуге. Акция отличается от рекламной игры и требует должного документального оформления.

Законодательством не предусмотрено легальное определение термина «рекламная акция». Исходя из норм Закона о рекламе и Положения о проведении рекламных игр рекламная акция – это рекламное мероприятие, проводимое в целях стимулирования реализации продукции (товаров, работ, услуг), в процессе которого все участники, выполнившие условия, установленные проводящей его организацией или ИП, а также представительством иностранной организации, получают одинаковые подарки или иные льготы, связанные с приобретением определенной продукции, или реализуемое в иных формах.

Участником рекламной акции могут быть как физические, так и юридические лица.

Обратите внимание! Следует различать рекламную акцию и рекламную игру, проведение которой осуществляется при условии государственной регистрации рекламной игры Министерством торговли и антимонопольного регулирования Республики Беларусь (далее – МАРТ).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 10.05.2007 № 225-З «О рекламе» (далее – Закон о рекламе).

Документ:

Положение о проведении рекламных игр на территории Республики Беларусь, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 30.01.2003 № 51 (далее – Положение о проведении рекламных игр).

Порядок проведения рекламной акции поставщика в магазине

Законодательством не установлены какие-либо правила проведения и документального оформления рекламных акций, поэтому поставщик-рекламодатель определяет их самостоятельно с учетом общих императивных норм законодательства о рекламе, торговле и общественном питании.

Обратите внимание! Рекламная акция не подлежит государственной регистрации в МАРТ, в общем случае не требует получения каких-либо разрешений или согласований государственных и иных уполномоченных органов.

Субъекты хозяйствования могут проводить рекламные акции как собственными силами, так и с привлечением третьих лиц (рекламопроизводителей, рекламораспространителей и пр.).

В любом случае затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованными и определяться на основании документов бухгалтерского учета. Для того чтобы расходы на проведение рекламной акции могли быть отнесены на затраты, следует надлежаще документально оформить ее проведение – документы должны подтверждать и обосновывать рекламные цели произведенных расходов (п. 1 ст. 127, п. 2 ст. 130 НК).

Документ:

Налоговый кодекс Республики Беларусь (далее – НК).

Только при соблюдении названных критериев и должном документальном оформлении проведения рекламной акции затраты на нее могут быть учтены в составе затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Порядок действий рекламодателя по внутреннему оформлению рекламной акции может быть следующим.

Шаг 1. Принятие решения о проведении рекламной акции и издание приказа

Вне зависимости от того, проводится рекламная акция собственными силами поставщика-рекламодателя или с привлечением третьих лиц, рекламодателем должно быть принято решение о проведении рекламной акции.

Решение о проведении рекламной акции, как правило, оформляется приказом руководителя организации – поставщика-рекламодателя. Типовая форма такого приказа, как и требования к его содержанию не установлены, поэтому следует руководствоваться общими нормами законодательства о делопроизводстве (пп. 93, 98–101 Инструкции по делопроизводству).

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

В приказе о проведении рекламной акции необходимо указать:

– наименование и суть акции;

– цель проведения акции;

– место и время проведения акции;

– ответственных за проведение акции работников, в т.ч. лиц, материально ответственных за переданные для проведения рекламной акции материалы;

– иную информацию, определяющую порядок проведения акции.

Приказом может быть утверждена смета расходов на проведение рекламной акции, предусмотрена обязанность ответственных лиц представить отчеты о ее проведении, установлен порядок возврата неизрасходованных рекламных материалов и пр.

Если к организации рекламной акции привлекаются третьи лица (рекламопроизводители, рекламораспространители и пр.), приказ может содержать указание на конкретных субъектов хозяйствования или установление порядка их определения (проведение тендера и пр.), сроки привлечения, а также основные условия сотрудничества.

Справочно:

на практике при проведении рекламных акций по аналогии с рекламными играми часто используется также термин «организатор». Под организатором, как правило, понимается или поставщик-рекламодатель, или третье лицо, являющееся основным исполнителем («рекламное агентство»).

Шаг 2 (факультативный). Утверждение Положения о проведении рекламной акции (Порядка/Условий проведения рекламной акции)

Если рекламная акция имеет продолжительный характер, состоит из нескольких этапов, предполагает значительный объем затрат на ее проведение, в проведении рекламной акции задействованы третьи лица (рекламопроизводители, рекламораспространители, физические лица на основании договора подряда и пр.), необходимо получение разрешений и (или) согласований государственных органов или иных уполномоченных организаций и т.д., то целесообразно утвердить Положение о проведении рекламной акции (Порядок/Условия проведения рекламной акции).

Цель его утверждения:

– регламентация порядка проведения рекламной акции как в части внутрихозяйственных процедур поставщика-рекламодателя, детализации перечня и количества используемых в акции товаров, порядка и сроков информирования о проведении акции и ее условиях, так и в части определения правового положения, прав и обязанностей ее участников;

– подтверждение целевого характера произведенных расходов с целью отнесения их на затраты.

При оформлении Положения о проведении рекламной акции (Порядка/Условий проведения рекламной акции) следует учитывать требования п. 52 Инструкции по делопроизводству.

Шаг 3 (факультативный). Заключение договоров с третьими лицами – рекламопроизводителями, рекламораспространителями и пр.

Если к проведению рекламной акции поставщик-рекламодатель привлекает третье лицо: рекламопроизводителей, рекламораспространителей, физических лиц на основании договора подряда и пр., – с ними нужно заключить договоры, регламентирующие условия сотрудничества.

При этом нужно учитывать требование п. 4 Положения № 1497: размещаемая (распространяемая) на территории Республики Беларусь реклама товара, производимого на этой территории, изготавливается только с привлечением организаций Республики Беларусь и (или) граждан Республики Беларусь, если иное не установлено законодательными актами.

Документ:

Положение о порядке размещения (распространения) на территории Республики Беларусь рекламы продукции, товаров, работ, услуг, производимых на этой территории, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.11.2007 № 1497 (далее – Положение № 1497).

Обратите внимание! В целях подтверждения факта оказания рекламных услуг и их объема целесообразно предусмотреть в договоре представление исполнителем отчетов об оказанных услугах, в т.ч. посредством фотоотчета, представления документов, подтверждающих произведенные затраты, и т.п.

Субъекты хозяйствования, осуществляющие розничную торговлю, предоставляют потребителям скидки со сформированной розничной цены на основании порядка о предоставлении скидок, который субъекты хозяйствования разрабатывают и утверждают самостоятельно (пп. 1, 2 письма № 07-09/37к). Таким образом, если рекламная акция проводится путем предоставления скидок на товар совместно с поставщиком-рекламодателем и торговым объектом, последним должен быть утвержден порядок о предоставлении скидок.

Документ:

письмо Министерства торговли Республики Беларусь от 25.01.2012 № 07-09/37к «О предоставлении скидок» (далее – письмо № 07-09/37к).

Шаг 4. Документальное оформление передачи рекламных материалов материально ответственному лицу для проведения рекламной акции

Товарно-материальные ценности – рекламные материалы, необходимые для проведения рекламной акции (рекламные листовки, продукция, промоформа и пр.), передаются материально ответственному за проведение рекламной акции лицу в соответствии с приказом либо организации, с которой заключен договор на оказание рекламных услуг (рекламораспространитель).

Передача рекламных материалов оформляется следующими первичными учетными документами:

– если рекламные материалы передаются материально ответственному лицу работнику организации или физическому лицу, привлеченному к проведению рекламной акции на основании договора подряда, – накладная на внутреннее перемещение (если перемещение осуществляется в одном здании) или товарно-транспортная (товарная) накладная, если их перемещение производится вне организации;

– если рекламные материалы передаются организации-рекламораспространителю – товарно-транспортная (товарная) накладная (части вторая, четвертая п. 1 Инструкции № 58).

Передача рекламных материалов может дополнительно сопровождаться подписанием актов приема-передачи.

Документ:

Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58).

Шаг 5. Непосредственное проведение рекламной акции (фиксация результатов, выдачи подарков и т.п.)

Законодательство не устанавливает каких-либо правил самого процесса проведения рекламной акции. Поставщик-рекламодатель определяет их самостоятельно и вправе их изменить в любой момент при условии внесения соответствующих изменений в документы, регламентирующие проведение рекламной акции.

Обратите внимание! Чтобы избежать возможных споров с потребителями о ненадлежащей рекламе, целесообразно указать в Положении о проведении рекламной акции (Порядок/Условия проведения рекламной акции), ином документе о порядке проведения рекламной акции, представляемом потребителям, право поставщика-рекламодателя на изменение условий проведения рекламной акции в одностороннем порядке, в т.ч. возможные основания для принятия соответствующего решения, порядок уведомления о принятом решении.

Справочно:

вопросы обмена и возврата акционного товара ненадлежащего качества, а также обмена и возврата акционного товара надлежащего качества, как и любых иных товаров, регулируются Законом Республики Беларусь от 09.01.2002 № 90-З «О защите прав потребителей».

При этом следует учитывать, что требование потребителя об обмене либо возврате качественного товара подлежит удовлетворению с учетом условий приобретения товара (приобретение товара в период рекламной акции), например:

– покупатель осуществляет доплату до полной стоимости товара, приобретенного со скидкой, при возврате качественного товара, приобретение которого было условием предоставления скидки на другой товар. т.к. такой товар, оплаченный по полной стоимости, он отказывается от условий рекламной акции.

– при возврате товара ненадлежащего качества в период рекламной акции покупателю возвращается его стоимость с учетом скидки, а если возврат произошел после окончания рекламной акции и цена на товар изменилась – актуальная стоимость на день удовлетворения соответствующего требования.

Шаг 6. Возврат остатков рекламных материалов лицом, ответственным за проведение акции

По окончании рекламной акции ответственное лицо возвращает оставшиеся рекламные материалы уполномоченному лицу компании.

Шаг 7. Составление отчета о проведении рекламной акции, подписание актов оказанных услуг с рекламораспространителем

По окончании рекламной акции ответственное за ее проведение лицо составляет отчет о проведенной рекламной акции и представляет на утверждение руководителю организации-рекламодателя.

Типовая форма отчета о проведенной рекламной акции законодательством не установлена. Организация, проводящая рекламную акцию, самостоятельно разрабатывают форму отчета, в который включается следующая информация:

1) наименование поставщика-рекламодателя как организатора акции, в т.ч. и сведения о назначенном приказом материально ответственном лице, ответственном за проведение акции;

2) основание проведения акции;

3) название акции;

4) содержание акции;

5) сроки проведения акции;

6) место проведения акции;

7) сведения о потребителях рекламы – неопределенном круге лиц;

8) рекламная информация (например, о самом товаре, работе, услуге, торговой марке, изготовителе, качественных характеристиках товара, работы, услуги);

9) порядок и условия проведения акции;

10) количество и наименование рекламных материалов, полученных и израсходованных при проведении акции;

11) сведения о третьих лицах, привлеченных к проведению акции;

12) результат акции;

13) иные сведения на усмотрение рекламодателя (например; о хозяйственных операциях, совершенных в связи с акцией, и т.п.);

14) подпись лица, составившего и проверившего отчет.

К отчету могут прилагаться подтверждающие документы: фотоотчет, образцы рекламной продукции, акты передачи подарков и пр.

Если рекламную акцию проводила организация-рекламораспространитель, по окончании проведения рекламной акции оформляется первичный учетный документ, подтверждающий факт оказания услуг, – акт оказанных услуг.

Шаг 8. Списание израсходованных рекламных материалов

Списание израсходованных рекламных материалов, как правило, оформляют актом на списание, форму которого разрабатывает и утверждает организация (п. 66 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Мария Жариловская, юрист