Работник заболел перед отпуском. Что делать с отпуском и выплаченными отпускными?

Главное в статье:

• на практике возникла сложная ситуация, по поводу которой юристу и бухгалтеру придется принимать совместное решение.

Ситуация

В соответствии с приказом нанимателя и по заявлению работника он должен был уйти в трудовой отпуск с 05.10.2020. Продолжительность отпуска – 24 календарных дня. Отпускные в сумме 720 руб. ему были начислены и выплачены 01.10.2020. До начала отпуска сотрудник заболел. Листок нетрудоспособности ему выдан лечебным учреждением с 02.10.2020. Закрыт больничный 14.10.2020. Работник своевременно поставил в известность нанимателя о невозможности использования трудового отпуска по причине болезни.

Юристу необходимо решить, как правильно переоформить документы, а бухгалтеру – что делать с уже выплаченными отпускными.

Мнение юриста

Кадровые действия в отношении отпуска

Если работник заболел и на дату открытия листка нетрудоспособности было принято уполномоченным должностным лицом решение о предоставлении трудового отпуска (работник ознакомлен с приказом об отпуске, средний заработок за время трудового отпуска исчислен и выплачен работнику), то работник должен сообщить нанимателю о невозможности использовать трудовой отпуск по причине болезни (часть четвертая ст. 171 ТК).

Дальнейшие действия зависят от осведомленности работника и его пожеланий. Вполне вероятно, что далее коммуникация между непосредственным руководителем и работником должна начинаться с разъяснения последнему о необходимости принять решение «о судьбе» отпуска в рамках возможностей, предоставленных ст. 171 ТК. Так, при временной нетрудоспособности работника трудовой отпуск может быть перенесен или продлен (п. 1 части первой ст. 171 ТК). Следовательно, в рассматриваемой ситуации у работника есть два варианта (часть третья ст. 171 ТК):

1. если до момента уведомления нанимателя о невозможности использовать трудовой отпуск полностью либо частично по причине болезни работник успел уйти в отпуск, трудовой отпуск продлевается на количество дней нетрудоспособности, приходящихся на время трудового отпуска;
2. часть трудового отпуска, которая совпала со временем болезни, либо отпуск целиком переносятся на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года. При этом выплаченные ранее отпускные засчитываются в счет зарплаты (п. 8 Инструкции № 47).

Алгоритм действий

В обоих указанных случаях целесообразно работать по одному алгоритму: после достижения соглашения с работником о продлении или переносе отпуска нанимателю на основании полученного заявления следует издать приказ (распоряжение) о продлении трудового отпуска (переносе трудового отпуска (его части)). Ниже приведен образец приказа о продлении отпуска. При этом приказ о переносе отпуска оформляется аналогичным образом.

ПРОДЛИТЬ:

ПТИЧНИКУ Александру Владимировичу, специалисту отдела продаж, трудовой отпуск на 3 календарных дня с 06.10.2020 по 08.10.2020 включительно в связи с наступлением временной нетрудоспособности в соответствии с п. 1 части первой ст. 171 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Процесс согласования сроков переноса отпуска можно оформить путем проставления резолюции нанимателя на уведомлении, поступившем от работника. Если оно не содержит информации о сроке переноса отпуска (его части), нанимателю следует разъяснить работнику его права и предложить свой вариант переноса (удобные для нанимателя сроки) в рамках текущего рабочего года работника.

Обратите внимание!

Стороны также вправе согласовать перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год при соблюдении следующих условий (части вторая, третья ст. 170 ТК):

• предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя;
• работник согласен на перенос части отпуска;
• в текущем рабочем году должна быть использована часть трудового отпуска продолжительностью не менее 14 календарных дней.

Мнение бухгалтера

Денежные начисления

Согласно изложенному выше порядку переноса отпуска работник своевременно уведомил нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, определил время продления отпуска и написал заявление на перенос отпуска. Наниматель такой перенос согласовал. Срок выплаты заработной платы за вторую половину месяца в организации установлен 15-го числа каждого месяца. За сентябрь работнику начислена заработная плата в сумме 800 руб.

На основании представленного работником больничного за 13 календарных дней нетрудоспособности с 02.10.2020 по 14.10.2020 ему назначается пособие. Допустим, сумма начисленного пособия по временной нетрудоспособности составила 280 руб. Поскольку из-за болезни работник так и не ушел в отпуск, выплаченные отпускные засчитываются в счет начисленной зарплаты.

В данной ситуации пособие по временной нетрудоспособности сотруднику назначается за все дни нетрудоспособности, а отпускные не начисляются. Если же отпускные были выплачены ему заранее, то они засчитываются в счет начисленной зарплаты (п. 8 Инструкции № 47).

Отражение в бухгалтерском учете

С учетом изложенной ситуации в бухгалтерском учете могут иметь место следующие записи:

01.10.2020:

Д-т 20 и др. – К-т 70 – 700 руб.

– начислена сумма отпускных;

Д-т 70 – К-т 68 – 75,79 руб. ((700 – 117)  13 / 100)

– удержан подоходный налог;

Д-т 70 – К-т 69 – 7 руб.

– отражены удержания 1 % в ФСЗН;

Д-т 70 – К-т 51 – 617,21 руб. (700 – 75,79 – 7,00)

– перечислены отпускные работнику на карточку;

Д-т 68 – К-т 51 – 75,79 руб.

– перечислен подоходный налог в бюджет.

Примечание. Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК). Суммы начисленных отпускных необходимо удержать подоходный налог, поскольку такие суммы являются доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом (подп. 1.10 п. 1 ст. 197 НК). Налоговая база при наличии оснований может быть уменьшена на сумму налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественного), применяемых последовательно (п. 3 ст. 199 НК).

15.10.2020:

Д-т 69 – К-т 70 – 320 руб.

– начислена сумма пособия по временной нетрудоспособности;

Д-т 20 и др. – К-т 70 – 100 руб. (800 – 700)

– отражена сумма начисленной заработной платы за сентябрь с зачетом ранее начисленных отпускных;

Д-т 70 – К-т 68 – 69,91 руб. ((800 + 320)  13 / 100) – 75,79)

– произведен пересчет подоходного налога и удержан из дохода работника за

Примечание. Налоговая база подоходного налога определяется за календарный месяц, поэтому при начислении в последующем заработной платы, пособия по временной нетрудоспособности налоговую базу и подоходный налог следует пересчитать, т.е. исчислить налог со всей суммы доходов, начисленных работнику за месяц (п. 4 ст. 216 НК).

Д-т 70 – К-т 69 – 1 руб. (100  1 / 100)

– удержан 1 % взносов в ФСЗН;

Д-т 68 – К-т 51 – 69,91 руб.

– перечислен подоходный налог в бюджет;

Д-т 70 – К-т 51 – 349,09 руб. (320 + 100 – 69,91 – 1)

– сумма пособия и заработная плата перечислены на карточку работнику.

Примечание. Расчеты с ФСЗН и Белгосстрахом в примере не рассматри­ваются.

Важные комментарии для бухгалтера

1. Независимо от того, когда (до или во время трудового отпуска) сотрудник заболел, пере­нос трудового отпуска (части трудового отпуска) возможен только в рамках текущего рабочего года (части вторая и третья ст. 171 ТК).
2. Трудовой отпуск переносится (продлевается) только по причине болезни самого работника. Если он в этот период, например, ухаживал за больным членом семьи, то отпуск не переносится (не продлевается). Отпуск в такой ситуации может быть перенесен (продлен) только по соглашению с нанимателем или если это предусмотрено в коллективном договоре (п. 6 части первой ст. 171 ТК).
3. Для оплаты дней неиспользованного трудового отпуска средний заработок исчисляется в порядке, установленном Инструкцией № 47, т.е. с учетом нового расчетного периода.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке исчисления среднего заработка, утвержденная постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (Инструкция № 47).

Налоговый кодекс Республики Беларусь (НК).