Работа с российским контрагентом: как обезопасить свою компанию от потерь

Главное в статье: даются рекомендации, как избежать рисков или минимизировать их при работе с контрагентом из России.

По состоянию на 1 октября 2019 г. российские контрагенты задолжали белорусским предприятиям 2 миллиарда 115,7 миллиона долларов. При этом официальная статистика учитывает только суммы, которые российские компании должны белорусским госпредприятиям. Но это лишь верхушка айсберга, поскольку не следует забывать о задолженности российских компаний и ИП частным субъектам хозяйствования.

При заключении белорусскими субъектами хозяйствования сделок с организациями – резидентами Российской Федерации следует иметь в виду ряд нюансов.

Риски

При работе с любым контрагентом, в т.ч. иностранным, можно выделить 3 основных рисковых фактора:

– налогово-правовой;

– гражданско-правовой;

– уголовно-правовой.

Чтобы избежать этих рисков или минимизировать их, нужно убедиться, что российский контрагент преследует четкие и ясные деловые цели. Для этого нужно:

– проверить контрагента и проанализировать собранные сведения о контрагенте;

– изучить качественные характеристики и цены на товары (работы, услуги), предлагаемые контрагентом;

– оценить положение на рынке;

– подготовить условия для выстраивания сотрудничества.

Минимизация рисков

Чтобы минимизировать налогово-правовые риски, нужно понимать, что одной из самых распространенных претензий, предъявляемых бизнесу со стороны налоговых органов, является наличие у компании-контрагента признаков «фирмы-однодневки». Обвинение в применении незаконных налоговых схем и доначисление НДС и налога на прибыль, а также подозрение в уклонении от уплаты налогов – это классические неприятности, которыми может грозить работа с неблагонадежным контрагентом.

Должная осмотрительность – головная боль налогоплательщиков как в России, так и в Беларуси. В обеих странах от компаний требуют проявления должной осмотрительности при выборе контрагента в связи с тем, что контролируется реальность операций, учитываемых при расчете двух основных налогов: налога на прибыль и НДС.

Если суммировать рекомендации ФНС и Министерства финансов Российской Федерации о должной осмотрительности, то получится, что контрагент, с которым лучше не работать, имеет такие признаки:

– налоговая нагрузка ниже среднего уровня по отрасли;

– убытки на протяжении нескольких месяцев подряд;

– доля налоговых вычетов по НДС – 89 % или выше за 12 месяцев;

– темп роста расходов опережает рост доходов;

– зарплата работников ниже среднего уровня по отрасли в субъекте РФ;

– ИП заявляет, что сумма расходов почти равна сумме доходов;

– у компании массовые учредитель (участник), руководитель, место регистрации;

– по месту регистрации компания отсутствует;

– персонала нет, компания состоит из одного руководителя;

– нет ни собственного, ни арендованного транспорта;

– компания платит минимальные налоги либо не платит их вообще и др.

С другой стороны, в России есть случаи, когда судебная практика признает добросовестными компании, которые не имеют транспорта, не могут подтвердить документально хозяйственные расходы, не имеют основных средств и у которых присутствуют номинальный учредитель и руководитель.

Чтобы застраховаться от уголовно-правовых рисков, например мошенничества, связанного с преднамеренным неисполнением российским контрагентом договорных обязательств, нужно проверить его с помощью всех открытых ресурсов. Можно начать с проверки кода ОКВЭД – если ваш контрагент занимается, к примеру, поставками, то логично предположить, что основной вид его деятельности – поставки. Даже обычный просмотр отзывов в интернете может указать на уголовно-правовую благонадежность контрагента.

Проверка контрагента

Проверить контрагента можно как силами собственной службы безопасности, так и с помощью специализированных компаний.

Для проверки контрагента можно сделать следующее:

– составить внутренний регламент по соблюдению должной осмотрительности;

– получить максимум информации о контрагенте. Это можно сделать двумя способами, каждый из которых мы рассмотрим ниже.

Регламент по соблюдению должной осмотрительности оформляется приказом руководителя компании. Этот документ описывает, каким образом компания проверяет потенциального контрагента на добросовестность, проявляя тем самым должную осмотрительность.

Регламент составляется в свободной форме. Полагаю, что в регламенте о должной осмотрительности и осторожности следует предусмотреть следующие пункты:

– определение финансовых рисков компании, связанных с возможными налоговыми доначислениями, пенями, штрафами;

– порядок проведения компанией оценки рисков, связанных с выбором контрагента и работы с ним;

– определение налоговой выгоды;

– упоминание, что действия компании не преследуют цель получения налоговой выгоды;

– цель действий компании соответствует указанной в договорах с контрагентами;

– условия, при которых первичные документы принимаются к учету (должны быть указаны наименование документа, дата составления, наименование составившей организации, содержание хозяйственной операции и т.д.);

– список документов, которые сотрудник компании должен запросить у контрагента, чтобы проявить должную осмотрительность (подробнее об этом см. ниже);

– список интернет-сервисов, которые налогоплательщик использует, чтобы получить информацию о контрагенте (ниже в тексте статьи есть ссылки);

– условия, при которых договор не может быть заключен;

– должностных лиц или отделы компании, ответственные за исполнение регламента.

Оформление регламента предполагает обязанность соблюдать его.

Если налоговый орган уличит компанию в том, что она не соблюдает собственный регламент о должной осмотрительности, это может стать доказательством отсутствия должной осмотрительности.

Практика показывает, что проявление должной осмотрительности заключается в получении максимального количества информации о потенциальном контрагенте.

Примерный список информации и документов, которые подтверждают проявление должной осмотрительности и осторожности:

– выписка из ЕГРЮЛ, копия свидетельства о регистрации компании;

– документы, свидетельствующие о постановке субъекта хозяйствования (юрлица или ИП) на налоговый учет;

– копия решения участника о создании компании или протокола собраний участников;

– копия устава компании;

– копии лицензий, аттестатов, сертификатов и иных разрешений, подтверждающих право компании заниматься той деятельностью, которой она занимается;

– документы, которые подтверждают, что лицо, заключающее договор от имени компании, имеет на это полномочия;

– бухгалтерская отчетность о прибылях и убытках за последний налоговый период с отметкой налоговой, копии налоговых деклараций;

– копия паспорта руководителя или лиц, подписывающих договоры и первичные документы;

– справка, в которой будущий контрагент сообщит информацию о том, может ли он выполнить свои обязательства по договору. Например, есть ли у него в собственности или на праве аренды офис, склады, транспортные средства, строительная и иная техника (механизмы, оборудование);

– справка о численности сотрудников;

– сведения об изменениях, вносимых в наименование участника, реорганизации, правопреемстве;

– информация, не участвовал ли контрагент в судах (в т.ч. арбитражных) по его деятельности. Если участвовал, то пусть укажет предмет иска;

– информация о деловой репутации. Например, письменные рекомендации и отзывы от компаний, которые ранее работали с контрагентом;

– прочие информация и документы.

В России государственные органы готовы предоставить определенный объем информации о контрагенте посредством электронных сервисов. Самый доступный из них – сайт ФНС России. Этим нужно воспользоваться.

Встает вопрос: как при необходимости доказать, что компания воспользовалась этими сервисами? Я предлагаю поступить следующим образом: нужно сделать скриншоты с сервисов госорганов, распечатать их и приобщить к отчету сотрудника о контрагентах или другим материалам по проверке контрагента.

Также можно связаться с другими партнерами контрагента, с которыми он уже заключал договоры, и попросить поделиться опытом сотрудничества с данным контрагентом.

Стоп-сигналы

Стоп-сигналом при заключении с российским контрагентом каких-либо сделок является выявление информации о дисквалификации генерального директора, а также о введении ограничений для учредителя и генерального директора организации-контрагента на владение и управление компаниями.

Отношения с контрагентом также необходимо завершить, если вы узнали о его предстоящем исключении из ЕГРЮЛ, как недействующей организации.

Если контрагент оказался банкротом (в отношении него подано заявление о признании банкротом или введена процедура банкротства), то следует отказаться от работы с ним, поскольку его гражданско-правовая благонадежность в таком случае сводится к нулю.

Если в процессе анализа выяснится, что контрагент неоднократно участвовал в судебных спорах, связанных с неисполнением им своих гражданско-правовых обязательств, то это также должно стать стоп-сигналом для заключения с ним сделки. Или хотя бы следует строже отнестись к условиям заключаемого с ним договора (например, внести в договор условия о 100%-й предоплате или об обеспечении его обязательств, например, залогом имущества и т.д.).

Урегулирование спорных ситуаций

В случае возникновения споров с российским контрагентом урегулировать их можно двумя путями:

– коммерческим (путем переговоров, в т.ч. с применением медиации);

– юридическим (путем судебного разбирательства в соответствующем суде).

В первом случае это выгодно обеим сторонам (как по времени, так и по затратам), так как медиация имеет ряд преимуществ:

– экономия времени, сил и денег. Судебное разбирательство может затягиваться на месяцы и годы. Медиация же с большой вероятностью даст быстрый результат;

– учет индивидуальности ситуации и интересов сторон, в то время как суд проводит свою процедуру по шаблонам и рассматривает лишь позиции сторон;

– направленность не на поиск виноватого, а на поиск разрешения сложившейся ситуации, выгодного обеим сторонам. После судебного решения, где есть выигравшая и проигравшая стороны, о хороших отношениях можно забыть. Медиация позволяет сохранить человеческие и деловые отношения;

– неограниченность в выборе нестандартных и гибких решений спора. В случае судебного разбирательства порядок урегулирования спора будет зависеть от того, какие условия стороны прописали в договоре (на чьей территории рассматривается спор, в каком суде, право какой страны применяется при рассмотрении спора и т.д.)^[1].