Передача материальных ценностей нетрудоспособного работника

Директор уведомил работника о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия трудового контракта. Впоследствии у работника наступила временная нетрудоспособность.

Как осуществить передачу материальных ценностей, числящихся за работником, если нетрудоспособность продлится до окончания действия трудового контракта?

Путем создания комиссии для приема-передачи материальных ценностей и составления соответствующего акта.

Проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 13 Закона о бухучете). На нанимателя возлагается обязанность принять исчерпывающие меры для проведения инвентаризации до увольнения материально ответственного работника.

Проверку фактического наличия активов и обязательств проводят при обязательном участии материально ответственных лиц. При проверке фактического наличия активов и обязательств в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче (п. 2 Инструкции № 180).

Полагаем, что если работник, являющийся материально ответственным лицом, не появляется на работе, в т.ч. для проведения инвентаризации, то наниматель должен до увольнения создать комиссию для приема-передачи материальных ценностей и направить данному работнику заказное письмо с предложением принять участие в приеме-передаче материальных ценностей. В письме необходимо указать следующие сведения:

– основание проведения инвентаризации (дата, номер приказа);

– состав комиссии;

– дату, время, место проведения инвентаризации;

– предупреждение работника о том, что в случае неприбытия (отсутствия) работника для проведения инвентаризации она будет проведена в отсутствие последнего.

Справочно:

Перечень должностей и работ, на которых заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764 «Об утверж­дении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности».

В случае отсутствия работника при проведении инвентаризации в связи с его временной нетрудоспособностью полагаем, что комиссии по проведению инвентаризации необходимо составить соответствующий акт, в котором надо отразить факт неявки материально ответственного лица, а также сведения об уведомлении работника о проведении инвентаризации. Факт отсутствия материально ответственного лица также отражается в инвентаризационных описях (актах). Это необходимо сделать для того, чтобы в случае обжалования работником результатов инвентаризации было подтверждение отсутствия вины нанимателя в части проведения инвентаризации без материально ответственного лица. Перед проведением инвентаризации наниматель должен назначить новое материально ответственное лицо (если это по каким-либо причинам не было сделано ранее), которое в присутствии инвентаризационной комиссии примет материальные ценности на ответственное хранение и будет участвовать в инвентаризации в качестве материально ответственного лица.

Во избежание возможных споров по вопросам законности проведения инвентаризации, дальнейшего взыскания недостач (ущерба) и т.п. в локальных актах, регулирующих правила проведения инвентаризации, с которыми работник знакомится под расписку, и (или) в письменном договоре о полной материальной ответственности желательно прописывать случаи, при которых наниматель вправе провести инвентаризацию без присутствия материально ответственного лица, и порядок проведения такой инвентаризации. Одним из таких случаев может быть временная нетрудоспособность материально ответственного лица при проведении инвентаризации. В этих же документах следует оговорить вопросы о доступе к товарно-материальным ценностям в отсутствие работника (передача ключей определенным лицам по акту и т.п.).

Документы:

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон о бухучете).

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 «Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь» (Инструкция № 180).