Оформление документов для сдачи в архив
По завершении процедуры ликвидации ликвидатор должен сдать документы в территориальный архив по месту нахождения организации. В статье приводятся образцы оформления документов, подлежащих сдаче.
В архив сдаются:
• документы по зарплате (лицевые карточки работников, расчеты и табели);
• приказы по кадрам;
• уставные документы (устав со всеми приложениями, учредительный договор (если есть) – со всеми приложениями);
• протоколы общего собрания участников (для хозяйственных обществ);
• иные документы, касающиеся управленческой деятельности юридического лица.
Перечень документов и порядок их передачи следует уточнять в соответствующем архиве.
Например:
Перечень документов, необходимых для передачи на хранение в
государственное учреждение «Минский городской архив»
|
№ |
Документы |
Срок хранения |
|
1 |
Документы о создании организации (Устав, учредительный договор, копия свидетельства о регистрации) – все редакции |
Постоянно |
|
2 |
Документы о ликвидации организации (протокол, решение, ликвидационный баланс) – копии |
Постоянно |
|
3 |
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, в т.ч. пояснительная записка (примечание к годовой отчетности) – только годовые бухгалтерские балансы |
Постоянно |
|
4 |
Статистические отчеты по основным направлениям деятельности (годовые) |
Постоянно |
|
5 |
Протоколы собраний учредителей или решения учредителя |
Постоянно |
|
6 |
Приказы по основной деятельности (о структурных изменениях в организации, по учетной политике, о наделении правом подписи документов, о введении штатного расписания, об изменении должностных окладов) |
Постоянно |
|
7 |
Штатные расписания |
Постоянно |
|
8 |
Приказы по личному составу (прием, перемещение, увольнение, загранкомандировки, премирование, отпуск по уходу за ребенком) |
75 лет |
|
9 |
Лицевые счета по заработной плате, либо расчетные листки по начислению заработной платы, либо книга по начислению заработной платы |
75 лет |
|
10 |
Личные карточки уволенных работников (ф. Т-2) |
75 лет |
|
11 |
Личные дела на работников (если были сформированы в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников от 26.03.2004 № 2) |
75 лет |
|
12 |
Невостребованные трудовые книжки |
50 лет |
Документы на хранение принимаются сформированными в дела согласно прилагаемому Перечню. Документы формируются в дела в пределах года и располагаются в хронологической последовательности (по датам – более ранний документ сверху (например, 2001 г.), последний снизу (например, 2016 г.)). В каждом деле перед документами помещается чистый лист бумаги, за документами – лист-заверитель дела.
Дела, передаваемые на хранение, подлежат полному оформлению:
1) полистно просмотреть документы, удалить черновики, все скрепки и скобы;
2) подшить дела в 4 прокола в картонную папку;
3) пронумеровать документы простым карандашом в правом углу. Чистые листы не нумеруются. На последнем чистом листе на лицевой стороне сделать запись: «В деле подшито и пронумеровано ….. количество листов», поставить подпись и дату;
4) на обложку дела вынести полное название организации и заголовки дел (заголовки взять из Перечня документов, необходимых для передачи в городской архив);
5) на обложку дела вынести крайние даты дел;
6) указать на обложке дела количество листов, пронумерованных в деле;
7) составить опись дел по прилагаемым образцам.
В городской архив опись представляется в 3 экземплярах.
Образец
|
Общество с ограниченной ответственностью «С» (ООО «С»)
г. Минск
ФОНД №
ОПИСЬ № 1 дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2001–2016 годы
На 5 листах |
|
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА к фонду общества с ограниченной ответственностью «С» за 2001–2016 годы
г. Минск Фонд №______
Общество с ограниченной ответственностью «С» было создано на основании решения общего собрания участников общества от 04.12.2000 г. Общество с ограниченной ответственностью «С» было зарегистрировано решением Мингорисполкома от 25.01.2001 в ЕГР № 190403000. Тогда же был зарегистрирован и его Устав. Участниками общества являлись: – Иванов Иван Иванович, гражданин Республики Беларусь, паспорт МР 0115555, личный номер № 3111111А034РВ5, выдан 01.06.1998 г. Октябрьским РУВД г. Минска, проживающий по адресу: ____________________________________; – Петров Петр Петрович, гражданин Республики Беларусь, паспорт МР 0666666, личный номер № 4111111А049РВ5, выдан 21.10.2000 г. Октябрьским РУВД г. Минска, проживающий по адресу: ____________________________________. Внеочередным общим собранием участников ООО «С» от 18.06.2007 г. принята новая редакция Устава. Согласно Уставу общество являлось юридическим лицом, имело самостоятельный баланс, расчетный счет, печать, штампы и иные реквизиты со своим наименованием. Основной целью деятельности общества являлась хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения экономических и социальных интересов учредителей. Основными видами деятельности являлись: оптовая торговля, оказание транспортных услуг. Согласно протоколу общего собрания участников ООО «С» от 24.01.2016 № 2 было принято решение о ликвидации общества. В результате ликвидации проведена научно-техническая обработка документов постоянного хранения и по личному составу за 2001–2016 годы и составлена опись № 1. В опись № 1 включены следующие документы: документы о создании и ликвидации (протоколы, Устав, копия свидетельства о регистрации), протоколы собраний учредителей, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, расчетные ведомости по зарплате.
|
|
ООО «С» УТВЕРЖДАЮ _______________ _______________ ___________2016 ФОНД № ОПИСЬ № 1 дел постоянного срока хранения и по личному составу за 2001–2016 годы
В опись № 1 внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 6, в том числе: литерные: пропущенные номера:
Передачу произвели: Прием произвели: Завотделением делопроизводства и формирования Национального архивного фонда _______________20__ _______________________20__
|
Факт сдачи документов подтверждается справкой, которая в установленном порядке передается архивом в регистрирующий орган.
Редактор рекомендует:
Сейчас читают:
-
155
-
148
-
130
-
129
-
125
-
120
