Обычная доверенность и доверенность на получение ТМЦ: что требуется на практике

Главное в статье:

иногда на практике возникает сложная ситуация, которую не решает в достаточной мере действующее законодательство, поэтому юристу и бухгалтеру приходится принимать совместное решение.

Проблема

Ранее существовал специальный вид доверенности на получение и отпуск товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), требования к которой и типовые формы (бланки) были утверждены Инструкцией № 17. Несмотря на то что Инструкция № 17 была принята еще в советское время под существовавшие тогда условия хозяйствования, она оказалась весьма качественным и адекватным нормативным правовым актом, поэтому применялась в Беларуси практически до 20-х годов нашего столетия.

В настоящее время Инструкция № 17 уже не действует на территории Республики Беларусь, поскольку все вопросы, связанные с выдачей доверенности, порядком ее удостоверения, оформления и прекращения действия, урегулированы ГК. Окончательную точку в споре, применять или не применять Инструкцию № 17, поставила норма подп. 3.10 п. 3 Декрета № 7, в которой сказано, что нормативные правовые акты СССР и БССР, в т.ч. технические нормативные правовые акты СССР и БССР, регулирующие порядок и условия осуществления экономической деятельности, не являются обязательными для применения (соблюдения) на территории Республики Беларусь.

Инструкция № 17 содержала детальные требования к доверенности на получение и отпуск ТМЦ, в частности:

• при выдаче доверенность регистрировалась в бухгалтерии в корешке книжки доверенностей;
• срок действия такой доверенности составлял не более 15 дней;
• в определенных случаях заполнялся перечень подлежащих получению ТМЦ, предусмотренный на оборотной стороне доверенности;
• по окончании отпуска ТМЦ доверенность сдавалась в бухгалтерию поставщика вместе с документами на отпуск полученных товаров;
• доверенность могла быть выдана только работникам предприятия и др.

Таким образом, данная доверенность имела не только функции пере­дачи полномочий, но и контроля перемещения ТМЦ. Работник, которому выдавалась такая доверенность, обязан был не позднее следующего дня после каждого получения ТМЦ отчитаться о выполнении поручения и представить в бухгалтерию документы на оприходование ТМЦ.

В настоящее время гражданское законодательство подобных требований к доверенности не предъявляет: доверенность может быть выдана практически на любое лицо, срок действия – до 3 лет, перечень материальных объектов указывать не требуется и т.п. Однако в отношении доверенности на получение ТМЦ есть мнение, особенно среди экономистов и бухгалтеров, что для получения ТМЦ должна применяться специальная доверенность с требованиями, аналогичными установленным Инструкцией № 17.

Мнение бухгалтера

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое с учетом определенных требований ст. 186 ГК одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Такое определение доверенности закреплено в действующем гражданском законодательстве.

Представительские функции – понятие широкое. В рамках ведения бухгалтерского учета в организации выдача доверенности предполагает в первую очередь передачу полномочий определенному лицу на получение от третьего лица определенных ТМЦ.

На практике это обычно происходит так (см. схему):

Доверенность выдается от имени организации конкретному работнику, к которому соответственно переходит право осуществлять представительские функции и полномочия от лица организации. Именно это лицо по имеющейся доверенности может получить у поставщика ТМЦ.

Но кроме представительской функции доверенность должна выполнять и контрольные функции. И по ранее применявшейся форме она это делала.

Поясним, к чему может привести отсутствие указанной функции.

1. В настоящее время законодательство не требует включать в доверенность перечень ТМЦ, который по ней необходимо получить. В результате нередко происходит недополучение ТМЦ, неполная их пере­дача организации, что влечет ненадлежащий учет.

По правилам Инструкции № 17, на обратной стороне бланка доверенности заполнялся перечень подлежащих получению конкретных ТМЦ, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу (его не нужно было заполнять только в случае, когда наименование и количество ТМЦ уже были зафиксированы в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне доверенности). Таким образом, ошибки в ассортименте получаемого товара или количестве выявлялись сразу.

2. Лучшему контролю учета ТМЦ в организации способствовала и обязательная регистрация доверенности в бухгалтерии. В настоящее время такой процедуры в законодательстве нет.

Ранее доверенности регистрировались в бухгалтерии организации, ее выдавшей. С этой целью использовался либо корешок доверенности, либо специальный журнал. В них делалась отметка о получении и сдаче в соответствующее подразделение организации ТМЦ лицом, получившим доверенность, с указанием номеров сопроводительных документов (товарных или товарно-транспортных накладных и т.д.). Таким способом бухгалтерия организации контролировала своевременность поступления оплаченных ТМЦ. Кроме того, контроль свое­временности отчета по выданным доверенностям позволял иметь в учете реальные данные по дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам организации с поставщиками и подрядчиками.

3. Действующие сейчас правила позволяют оформить доверенность на любое лицо, даже не являющееся работником организации, например учредителя, ИП и т.п. Это создает угрозу того, что ТМЦ, полученные по доверенности, не будут переданы организации и надлежащим образом учтены.

По правилам Инструкции № 17, без отчета по ранее выданной доверенности работнику не выдавалась новая.

Как видим, регистрация доверенностей и строгий отчет по ним способствуют сохранности ТМЦ, контролируют строгое выполнение договорных обязательств.

4. В обычной доверенности, оформляемой по правилам ГК, срок ее действия может быть и не указан, тогда она действует до 3 лет. Поэтому, даже если доверенность выдается надлежащему работнику, за такой период он может уволиться, что создает угрозу получения ТМЦ от имени организации непонятно каким лицом.

Считаем, что правило Инструкции № 17 об ограничении срока доверенности на получение ТМЦ было вполне обоснованным, поскольку дисциплинировало работников, обеспечивало выполнение ими возложенных функций по получению ТМЦ в интересах организации и исключало возможность получения ТМЦ лицом, не работающим в организации.

Мнение юриста

Действующие правила выдачи, оформления доверенности, установленные гражданским законодательством, позволяют контролировать в достаточной мере точное выполнение представителем действий, указанных в доверенности. Вопросы, связанные с надлежащим поведением лица в рамках предоставленных ему доверенностью полномочий, определяет и контролирует сам доверитель. Законодательство здесь не вмешивается.

В настоящее время указанные вопросы регламентированы следу­ющим образом:

1. форма доверенности, реквизиты, порядок выдачи, основания отзыва и прекращения установлены ст. 186–190 ГК;
2. объем полномочий, виды действий, которые поручается осуществить представителю, срок действия доверенности, учет выдаваемых доверенностей представляемое лицо определяет самостоятельно.

Рассмотрим подробно, какие требования в отношении доверенности установлены законодательством.

1. Реквизиты доверенности. ГК закрепляет минимальные необходимые реквизиты, которые должны быть в нее включены:

– подпись руководителя организации (для госорганизации – подпись ее руководителя, главного бухгалтера или индивидуального предпринимателя, оказывающего услуги по ведению бухгалтерского учета) или иного лица, уполномоченного на выдачу доверенности уставом (п. 5 ст. 186 ГК);

– дата совершения доверенности (п. 1 ст. 187 ГК).

Справочно:

обязательное использование субъектами хозяйствования печати было отменено со вступлением в силу с 26 февраля 2018 г. Декрета № 7.

Обратите внимание!

Печать организации на доверенности уже не требуется.

2. Полномочия на выдачу доверенности. Установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительным документом этой организации (п. 5 ст. 186 ГК). Следовательно, в уставе (учредительном договоре, если он есть) организации должны быть прописаны правила передачи полномочий руководителя конкретным должностным лицам.

Что касается объема полномочий, то законодательство не регламентирует, как именно он должен быть указан. Вместе с тем четкое указание действий, которые должен совершить представитель, очень важно, так как с их соблюдением закон связывает определенные юридические последствия: при превышении полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку (п. 1 ст. 184 ГК).

Как видим, во внутренних документах организации нужно предусмотреть только передачу полномочий руководителя иному лицу. Все остальные вопросы, включая перечень конкретных действий или объектов, которые необходимо получить по доверенности, не регламентируются.

3. Передоверие. При передаче третьему лицу полномочий, предоставленных по доверенности, законодательством установлены некоторые ограничения и правила:

• доверенность, выданная в порядке передоверия, не должна содержать больше полномочий, чем предоставлено представителю в основной доверенности;
• передача полномочий возможна, только если лицо, которому перво­начально выдана доверенность, уполномочено на это доверенностью либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность (п. 1 ст. 188 ГК);
• доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена (п. 2 ст. 188 ГК);
• срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана (п. 3 ст. 188 ГК);
• передавший полномочия другому лицу должен известить об этом доверителя и сообщить ему необходимые сведения об этом лице (п. 4 ст. 188 ГК).

Передоверие теряет силу с прекращением первоначальной доверенности (п. 3 ст. 189 ГК).

4. Срок доверенности. Законодательство устанавливает общий срок действия доверенности – 3 года (п. 1 ст. 187 ГК). Указывать срок в самой доверенности не обязательно: если срок ее действия не указан, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения (п. 1 ст. 187 ГК).

5. Отмена доверенности. Действие доверенности прекращается, если выдавшее лицо ее отменило (подп. 2 п. 1 ст. 189 ГК). Нет четкого предписания, в какой форме должна быть выражена отмена, но для юридического лица считаем, что это должно быть совершено в письменной форме.

Об отмене доверенности необходимо немедленно известить лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность (п. 1 ст. 190 ГК).

По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность (п. 3 ст. 190 ГК).

6. Регистрация выданных доверенностей. Процедуры регистрации выдачи доверенностей или специального журнала для доверенностей законодательство не предусматривает.

Вместе с тем есть требование о регистрации в организации входящих, исходящих и внутренних документов, требующих учета и исполнения. Документы должны регистрироваться независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству). Считаем, что доверенности относятся к таким документам. Следовательно, организация обязана организовать их регистрацию. Вопрос о форме регистрации решает сама организация.

Рекомендация

Мы согласны, что для определенных организаций, особенно крупных, с большим имущественным и финансовым оборотом, есть необходимость установить специальные правила относительно доверенностей на получение и отпуск ТМЦ. Такие правила целесообразно закрепить в локальном правовом акте организации (далее – ЛПА), закон это позволяет.

При разработке такого акта учитывайте следующее:

1. обязательные требования и реквизиты доверенности, установленные ГК, невозможно изменить ЛПА, поэтому их следует либо продублировать, либо вообще не включать;
2. вопросы, касающиеся подписания доверенностей иными лицами, кроме руководителя, закрепляются в учредительных документах организации (уставе или договоре), но целесообразно будет включить такие положения и в разрабатываемый ЛПА;
3. должны быть указаны лица, которым может быть выдана доверенность: только работники, определенные должности, участники и т.п. При этом следует учитывать, что директору доверенность не выдается;
4. необходимо детально прописать сведения, которые должны быть указаны в доверенности: кто получает ТМЦ, от кого получает, на основании какого документа, перечень ТМЦ и т.п.;
5. необходимо ограничить действие такой доверенности, например 15 рабочими днями;
6. условия, при которых доверенность утрачивает силу или отменяется. Рекомендуем специально указать на невозможность передоверия по такой доверенности;
7. порядок регистрации доверенностей: должна ли она вестись отдельно от регистрации других доверенностей, в какой форме – бумажной или электронной и др.

Организация вправе принять решение о включении доверенностей на получение и отпуск ТМЦ в состав своей учетной политики и возложить контроль за их выдачей и регистрацией на бухгалтерию (ст. 9 Закона № 57-З).

Рекомендуем также включить в такой ЛПА бланк доверенности на получение ТМЦ, включающий специальные требования[1].

Документы:

Инструкция Министерства финансов СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно­материальных ценностей и отпуска их по доверенности» ( Инструкция № 17). В настоящее время она не применяется.

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (Декрет № 7).

Инструкция по дело­производству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по дело­производству).

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57­-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон № 57­-З).