Легализация официальных документов: что такое апостилирование, консульская легализация?

Ино­гда для под­твер­жде­ния ка­ко­го-ли­бо фак­та: го­су­дар­ст­вен­ной ре­ги­ст­ра­ции, офи­ци­аль­но­го раз­ре­ше­ния, получения об­ра­зо­ва­ния и т.д. – нам не­об­хо­ди­мо пред­ста­вить за гра­ни­цу ле­га­ли­зо­ван­ный до­ку­мент. Что со­бой пред­став­ля­ет дан­ная про­це­ду­ра и как ее осу­ще­ст­вить, мы рас­ска­жем в этой ста­тье.

Легализация – это особый порядок подтверждения юридической силы официального документа, выданного в одном государстве, на территории другого государства.

Апостилирование – вид легализации документов, введенный Гаагской конвенцией. Апостилирование представляет собой проставление на документе штампа особой формы – апостиля, подтверждающего подлинность подписи, должностное положение лица, подписавшего документ, подлинность печати и штампа, которыми он скреплен.

Документ:

Конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов, подписана в Гааге 05.10.1961 (далее – Гаагская конвенция).

На сегодняшний день участниками Гаагской конвенции являются более 100 государств, среди которых Австрия, Азербайджан, Армения, Бельгия, Беларусь, Болгария, Великобритания, Венесуэла, Германия, Грузия, Израиль, Испания, Италия, Казахстан, Кыргызстан, Латвия, Литва, Молдова, Польша, Россия, США, Турция, Узбекистан, Украина, Франция, Чехия, Швеция, Япония и др. Между всеми этими государствами действует правило, по которому документы, выдаваемые государственными учреждениями одной из стран-участниц, являются действительными на территории других стран-участниц при условии проставления на них апостиля. Если государство не является участником конвенции, то процедура апостилирования не применяется.

Как видим, основные наши торговые партнеры относятся к странам, подписавшим Гаагскую конвенцию, поэтому в отношениях с ними в основном используется апостиль.

Апостилирование

Документы, подлежащие апостилированию

Процедуре апостилирования подлежат официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.

Обратите внимание!

Эта процедура возможна только в отношении документов, выданных государственными органами. Коммерческие документы, выданные субъектами хозяйствования, пусть даже и с долей государственной собственности, апостилированию не подлежат.

В качестве официальных документов рассматриваются:

1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2) иные административные документы;

3) акты и удостоверения нотариусов;

4) официальные пометки, такие как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверение подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Документы, не подлежащие апостилированию

Гаагская конвенция не распространяется и апостиль не проставляется на следующих документах:

1) совершенных дипломатическими или консульскими агентами;

2) административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (таможенные декларации; соглашения о поставке товаров, предоставлении услуг, выполнении работ или расчетов; счета; документы о перемещении товаров через границу и т.п.).

Кроме того, между Республикой Беларусь и рядом других государств (страны СНГ, Китай, Польша, Чехия, Словакия, Куба и др.) заключены двусторонние соглашения о правовой помощи, по которым процедура легализации документов вообще не требуется, соответственно и апостилирование не производится. Это значит, что юридическая сила официальных документов, выданных в этих государствах, взаимно признается без дополнительных доказательств.

Проставление апостиля

При прохождении процедуры апостилирования учитывайте следующие обязательные правила.

Соответственно если, например, лицензия выдана на территории Республики Беларусь, то и апостилировать ее нужно на территории Республики Беларусь, а не на территории того государства, в органы которого ее нужно представить.

Исключение! Бывают ситуации, когда необходимо проставить апостиль на документе, выданном на территории Республики Беларусь, за пределами Республики Беларусь. В этом случае заинтересованному лицу следует обращаться в дипломатическое представительство или консульское учреждение Республики Беларусь на территории той страны, где он находится, или в ближайшем к нему государстве. Размер платы за такую услугу составит 0,5 базовой величины в иностранной валюте по официальному курсу, установленному Национальным банком на день уплаты, а срок проставления апостиля – 5 дней со дня получения необходимых документов из Республики Беларусь.

Проставлением апостиля в Республике Беларусь занимаются следующие органы:

– на документах, которые исходят из учреждений юстиции и судов (нотариата), – главные управления юстиции облисполкомов и Минского горисполкома;

– документах, исходящих из учреждений образования (документы об образовании и обучении и приложения к ним, архивные документы учреждений образования, другие документы, подписанные руководством учреждений образования и заверенные гербовой печатью учреждения образования), – Министерство образования;

– документах, которые исходят из государственных архивов, – Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции;

– всех иных видах документов – Главное консульское управление Министерства иностранных дел.

Важно!

С 11 января 2015 г. функция проставления апостиля передана от Министерства юстиции главным управлениям юстиции облисполкомов и Минского горисполкома согласно Указу Президента Республики Беларусь от 04.12.2014 № 566 «О вопросах осуществления административных процедур».

Таким образом, для проставления апостиля в Республике Беларусь следует обращаться в указанные органы в зависимости от характера документа.

Представить документы для проставления апостиля и получить их после оформления имеет право любое лицо, в т.ч. не являющееся владельцем документов. Пересылка документов по почте не допускается.

В уполномоченный орган представляется непосредственно сам оригинал официального документа, оформленного в установленном порядке, а также документ, подтверждающий внесение платы за указанную услугу (этот документ, кроме того, является основанием выдачи оформленных (апостилированных) документов). Плата составляет 0,5 базовой величины за каждый документ. Реквизиты оплаты можно получить при подаче документов для проставления апостиля.

Апостиль должен соответствовать образцу, приложенному к Гаагской конвенции. В Республике Беларусь апостиль (штамп) выглядит следующим образом:

Сроки процедуры проставления апостиля

Срок процедуры проставления апостиля не должен превышать 1 дня. Однако если необходимо провести специальную проверку, запрос документов и (или) сведений от других государственных органов, иных организаций, то срок может составить 15 дней.

Как уже указывалось выше, срок апостилирования документа, осуществляемого дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями Республики Беларусь на территории другого государства, удлиняется до 5 дней.

Процедура легализации

Если же необходимо подтвердить юридический статус документов, выданных или оформленных на территории Республики Беларусь в государстве, которое не является участником Гаагской конвенции и с которым не заключен договор о правовой помощи, то применяется консульская легализация. Эта процедура по сравнению с апостилизацией является более сложной и длительной.

Для легализации официального документа в Республике Беларусь, составленного на территории Республики Беларусь, необходимо обращаться в главное консульское управление или консульский пункт Министерства иностранных дел. Как и в случае с апостилем, в орган предъявляется официальный документ, подлежащий легализации, оформленный в установленном порядке, а также документ, подтверждающий внесение платы. Копии официальных документов сначала заверяются у нотариуса, подлинность подписи которого затем удостоверяется Министерством юстиции Республики Беларусь. Только после этого копия документа легализуется Главным консульским управлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь. За осуществление легализации взимается госпошлина в размере 5 евро (в белорусских рублях по курсу Национального банка на день оплаты). Основанием для оплаты служит квитанция, выписанная в Главном консульском управлении. Документы, принятые для оформления, выдаются, как правило, в день подачи при предъявлении квитанции, выписанной в Главном консульском управлении, и оригинала квитанции, подтверждающей оплату консульского сбора. В случаях, требующих проведения специальной проверки, срок оформления документов не превышает 15 дней.

Однако это не окончание процедуры. Заверенный в Министерстве иностранных дел документ затем подается в посольство иностранного государства, на территории которого будет использоваться документ, либо в консульское учреждение Республики Беларусь за рубежом, где подтверждается подлинность подписи должностного лица, легализовавшего документ. Только после совершения всех этих процедур документ будет считаться легализованным. Следует, однако, отметить, что количество двусторонних соглашений, отменяющих легализацию, а также количество государств – участников Гаагской конвенции покрывают практически все случаи необходимости легализации документов в упрощенном порядке, поэтому консульская легализация практически не используется.

Следует также помнить, что подлинники документов (паспорта, удостоверения личности, военные билеты, профсоюзные билеты, трудовые книжки, документы о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям, водительские удостоверения, а также технические паспорта о регистрации транспортных средств) вообще не подлежат легализации.

Иногда нужно выполнить перевод официального документа для представления его в иностранном государстве. За такой услугой лучше всего обращаться в специальные агентства переводов, которые, кроме всего прочего, смогут проконсультировать о возможности и необходимости перевода того или иного документа для представления. Для того чтобы перевод имел юридическую силу, необходимо заверить его у нотариуса. Чаще всего само агентство переводов после непосредственно перевода будет обращаться к нотариусу за удостоверением перевода. Это связано с тем, что нотариус устанавливает личность переводчика и его профессиональные полномочия, подтвержденные документами о профильном образовании, и на этом основании заверяет подпись переводчика, а не удостоверяет содержание документа, в отношении которого он был выдан. При этом нотариус заверит перевод документа, только если на документе присутствуют все отличительные признаки официального документа (подписи и печати, штампы апостиля или консульской легализации). Следует помнить, что нотариус заверит перевод документа только при наличии представленного ему оригинала документа или его нотариально заверенной копии, т.е. если перевод выполнен с ксерокопии документа, то нотариально он не может быть заверен.

Штамп о консульской легализации в Республике Беларусь выглядит следующим образом:

За практической помощью в легализации документов (проставление апостиля), включая переводы, нотариальное заверение документов и переводов, доставку данных документов в дипломатические учреждения иностранных государств, расположенные за пределами Беларуси, любое лицо может обратиться в Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен Министерства иностранных дел Беларуси.

Маргарита Полевая, юрист