Когда электронные накладные приобретают юридическую силу

О чем статья:

• когда возможно использование электронных накладных;
• какие условия надо соблюсти, чтобы электронные накладные приобрели юридическую силу;
• какие обязательные и дополнительные реквизиты должны быть указаны в электронных накладных.

29 мая 2019 г. государствами – членами ЕАЭС было подписано Соглашение о механизме прослеживаемости товаров, ввезенных на таможенную территорию ЕАЭС. Соглашением предусмотрено создание и обеспечение функционирования национальных систем прослеживаемости, в которые включаются сведения о товарах, подлежащих прослеживаемости, и операциях, связанных с оборотом таких товаров.

В целях внедрения механизма прослеживаемости в Беларуси было принято постановление № 940, основные положения которого вступили в силу с 5 января 2020 г.

Что такое электронная накладная

Под электронными накладными понимаются товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов и электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранного гражданина и лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность (подп. 2.1 п. 2 Указа № 411).

Постановлением № 940 установлено, что субъекты хозяйствования вправе при наличии у них программных и технических средств использовать:

• электронные накладные;
• в виде электронных документов транспортные (товаросопроводительные) и (или) иные документы, подтверждающие перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли между государствами – членами ЕАЭС.

Также постановлением № 940 предусмотрена возможность применения международной товарно-транспортной накладной «CMR» в виде электронного документа (e-CMR). Это связано с тем, что с 8 мая 2019 г. в соответствии с Указом № 14 Республика Беларусь присоединилась к Дополнительному протоколу к Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), касающемуся электронной накладной, принятому в г. Женеве 20 февраля 2008 г.

Принцип работы

Создание, передача и получение электронных накладных, а также транспортных и иных документов осуществляются через систему элект­ронного обмена данными (ElectronicDataInterchange (EDI)). Между оператором электронного документооборота – резидентом Респуб­лики Беларусь (далее – EDI-провайдер) и другими участниками элект­ронного документооборота должно быть заключено соответствующее соглашение.

В настоящее время EDI-провайдерами являются 5 юридических лиц Республики Беларусь[1]:

• ООО «Современные технологии торговли»;
• ООО «Электронные документы и накладные»;
• ООО «Информационные производственные архитектуры»;
• РУП «Издательство «Белбланкавыд»;
• РУП «Производственное объединение «Белоруснефть».

Электронные накладные, а также транспортные и иные документы создаются в соответствии с нормами законодательства в сфере обращения электронных документов и электронной цифровой подписи (подп. 1.2 п. 1 постановления № 940).

Информация об электронных накладных, а также транспортных и иных документах, которая хранится EDI-провайдерами в информационной системе электронного документооборота (далее – информация), является конфиденциальной (подп. 1.10 п. 1 постановления № 940).

Справочно:

распространение и (или) представление EDI-провайдерами информации без согласия ее обладателя, за исключением ее представления налоговым и таможенным органам в установленном порядке, влечет ответственность, преду­смотренную законо­дательством.

Информация может быть представлена на основании письменного запроса (иного документа, составляемого в соответствии с законо­дательством) не позднее 7 рабочих дней со дня его получения, если иной срок не предусмотрен законодательством:

• привлеченному эксперту, специалисту, контролирующим (надзорным) органам при проведении проверок;
• суду;
• правоохранительным органам, органам принудительного исполнения, а также должностным лицам этих органов при исполнении ими своих служебных обязанностей;
• иным органам и их должностным лицам в соответствии с законодательными актами.

Участники электронного документооборота

Участниками электронного документооборота признаются (подп. 1.4 п. 1 постановления № 940):

• грузоотправитель;
• грузополучатель;
• EDI-провайдер;
• автомобильный перевозчик (если между ним, грузоотправителем и грузополучателем достигнуто соглашение об участии в электронном документообороте).

При использовании электронной накладной и e-CMR участниками электронного документооборота являются:

• грузоотправитель;
• грузополучатель;
• автомобильный перевозчик (при наличии соглашения об участии в электронном документообороте);
• EDI-провайдер.

При передаче электронных сообщений, создаваемых грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахож­дения которой не является Республика Беларусь, а также иностранного гражданина и лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность (далее – электронные сообщения), участниками электронного документооборота признаются:

• грузоотправитель;
• EDI-провайдер.

Обратите внимание!

Действие постановления № 940 не распространяется на правоотношения, связанные с созданием, передачей и получением транспортных и иных документов при перевозке грузов железнодорожным или воздушным транспортом.

Когда электронные накладные и иные документы приобретают юридическую силу

Электронные накладные считаются созданными и приобретают юридическую силу, если они:

• подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота. Подтверждение полномочий ответственных лиц участников электронного документооборота на подписание электронных накладных осуществляется с использованием атрибутных сертификатов;
• переданы и получены через EDI-провайдера(ов).

Электронные сообщения считаются созданными и приобретают юридическую силу, если они:

• подписаны ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя;
• переданы EDI-провайдеру.

Транспортные и иные документы считаются созданными и приобретают юридическую силу, если:

• они подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота, выработанной в соответствии с национальным законо­дательством государства – члена ЕАЭС;
• они переданы из Республики Беларусь и (или) получены в Рес­публике Беларусь через EDI-провайдеров;
• установлено доверие к ЭЦП, а также транспортному и иному документу национальным оператором доверенной третьей стороны по признанию подлинности электронных документов при межгосударственном электронном взаимодействии в соответствии с законо­дательством Республики Беларусь.

Данное правило распространяется на e-CMR, которая может применяться при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранного гражданина.

Обратите внимание!

Порядок применения ЭЦП при создании электронных накладных разъяснен в письме МНС № 8-2-11/00343.

Обязательные и дополнительные реквизиты и сведения, подлежащие указанию в электронных накладных

Товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов должны содержать сведения и реквизиты, указанные в установленных Министерством финансов Республики Беларусь формах.

Электронные сообщения создаются по форме товарной накладной, установленной Министерством финансов Республики Беларусь.

Формы накладных ТТН-1 и ТН-2 и обязательные для их заполнения сведения и реквизиты установлены Инструкцией № 58.

Е-CMR должна содержать сведения и реквизиты, указанные в форме международной товарно-транспортной накладной «CMR», установленной Министерством транспорта и коммуникаций (подп. 2.1 п. 2 постановления № 940). Форма и порядок оформления CMR установлены Инструкцией № 11.

Дополнительно электронные накладные должны содержать (часть первая подп. 2.2 п. 2 постановления № 940):

• международные идентификационные коды участников хозяйственной операции (глобальные номера расположения – Global­Location­Number (GLN)), присваиваемые системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси;
• международный идентификационный номер товара (глобальный номер торговой единицы – GlobalTradeItemNumber (GTIN)).

Справочно:

источником дополнительной информации является межведомственная распределенная информационная система «Банк данных электронных паспортов товаров».

При этом Национальная академия наук Беларуси совместно с Министерством финансов, Министерством по налогам и сборам и Министерством связи и информатизации по согласованию с Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь вправе устанавливать дополнительные реквизиты электронных накладных, не являющиеся обязательными для заполнения.

Документы:

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных» (постановление № 940).

Указ Президента Рес­публики Беларусь от 31.10.2019 № 411 «О налогообложении» (Указ № 411).

Указ Президента Рес­публики Беларусь от 14.01.2019 № 14 «О присоединении Республики Беларусь к международному договору» (Указ № 14).

Письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 17.02.2020 № 8-2-11/00343 «О применении элект­ронной цифровой подписи при создании электронных накладных» (письмо МНС № 8-2-11/00343).

Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 (Инструкция № 58).

Инструкция о порядке оформления международной товарно-транспортной накладной «CMR», утвержденная постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Рес­публики Беларусь от 20.02.2012 № 11 (Инструкция № 11).