Как организовать договорную работу и управлять дебиторской задолженностью
Договорная работа и дебиторская задолженность тесно связаны между собой. Дебиторская задолженность возникает, когда поставщик (подрядчик) исполнил условия заключенного договора, а покупатель (заказчик) не соблюдает договорную дисциплину по оплате. Данный материал поможет разработать алгоритм ведения договорной работы и управления дебиторской задолженностью.
Организация договорной работы
Договорная работа обеспечивает соблюдение законных прав и интересов организации и ее структурных подразделений, в т.ч. филиалов, путем своевременного и качественного заключения и надлежащего исполнения договоров, отвечающих требованиям законодательства, а также контроля за их исполнением.
Чтобы максимально снизить риск возникновения неблагоприятных для субъекта хозяйствования финансовых последствий в ходе исполнения договоров и управления дебиторской задолженностью, рекомендуем разработать соответствующий локальный нормативный правовой акт, например Положение об организации договорной работы и управлении дебиторской задолженностью.
Внедрение данного локального нормативного правового акта будет способствовать оптимизации взаимодействия структурных подразделений в процессе заключения, исполнения и прекращения хозяйственных договоров, укреплению трудовой дисциплины, установлению персонифицированной ответственности должностных лиц за ненадлежащее исполнение договорной дисциплины, управлению дебиторской задолженностью.
Приведем некоторые положения, которые можно включить в данный документ.
Право на ведение переговоров, заключение (подписание), изменение условий и досрочное прекращение действия договоров (контрактов) или их пролонгацию от имени организации с учетом действующего законодательства и в пределах предоставленной уставом компетенции имеет директор либо лица, специально уполномоченные им в доверенности.
Подготовка заключения и контроль за исполнением договоров возлагаются на руководителей и ответственных исполнителей структурных подразделений.
На юридический отдел возлагается задача правового сопровождения сделки, централизованной регистрации договоров после их согласования ответственными исполнителями с заинтересованными службами.
В процессе согласования проекта договора ответственные исполнители излагают на опросном листе свои замечания. Перед регистрацией договора юрисконсульт оформляет протокол разногласий к договору, о чем в договоре делается соответствующая отметка.
На этапе исполнения договора ответственный исполнитель обязан осуществлять контроль за своевременным возвратом контрагентом подписанного и скрепленного печатью договора.
В случае неисполнения контрагентом сроковых обязательств, принятых по договору, ответственный исполнитель обязан принять меры по предотвращению негативных последствий – в 3-дневный срок направить контрагенту письмо с напоминанием о соблюдении договорной дисциплины и указанием разумного срока для добровольного исполнения обязательств.
При отсутствии ответа от контрагента по истечении 30 дней ответственный исполнитель служебной запиской представляет в юротдел информацию о юрлице (индивидуальном предпринимателе): полное наименование, юридический и фактический адрес, реквизиты, обоснование суммы задолженности, причины возникновения задолженности – с приложением писем, копий накладных, договоров, счетов-фактур, платежных поручений и других документов, имеющих отношение к данному вопросу.
При реализации товара на экспорт в контрактах предусматриваются условия о предварительной оплате. Все сделки по экспорту продукции на условиях последующей оплаты передаются на рассмотрение дирекции.
При приобретении товаров, работ и услуг по импорту рекомендуется максимально приобретать их на условиях последующей оплаты.
Реализовывать продукцию на экспорт на условиях последующей оплаты, а также осуществлять приобретение товаров, работ, услуг по импорту на условиях предварительной оплаты допускается только в следующих случаях:
а) контрагентом по сделке является известный производитель, его сбытовая или снабженческая организация (с документальным подтверждением этого факта);
б) сделка заключается для проведения зачета встречных однородных требований по погашению встречной задолженности;
в) приобретаются товары, работы, услуги для экстренного устранения аварийной ситуации.
В иных случаях решение о проведении сделки по экспорту продукции без предоплаты и по импорту товаров, работ, услуг с предоплатой должно быть принято дирекцией по письменному мотивированному обоснованию исполнителя по договору и его непосредственного руководителя.
Рекомендация
Для уменьшения рисков неисполнения зарубежными контрагентами своих обязательств как по экспортным, так и по импортным контрактам необходимо максимально использовать страхование рисков по неисполнению зарубежным контрагентом своих обязательств, аккредитивную форму расчетов, истребование банковских гарантий.
Ответственными лицами за исполнение мероприятий по уменьшению рисков являются исполнители по договорам (контрактам) и их непосредственные руководители.
Не допускается исполнение договора, не прошедшего регистрацию в установленном порядке.
Принятие к исполнению договора, не прошедшего в установленном порядке согласования и не зарегистрированного в централизованном журнале в юротделе, является дисциплинарным проступком, т.е. неисполнением работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
Если руководитель подразделения и ответственный исполнитель приняли к исполнению договор:
– с выбором невыгодного для предприятия контрагента (цена, условия, сроки);
– с отсутствием контроля за согласованием и исполнением договора;
– с ненадлежащей регистрацией договора;
– с несвоевременным уведомлением юрслужбы о неисполнении договора контрагентом – и в результате этого организации причинен ущерб, то в дополнение к дисциплинарной на них возлагается материальной ответственности на них возлагается материальная ответственность в размере не более 3 среднемесячных заработных плат, а остальная сумма взыскивается через суд.
Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций».
Управление дебиторской задолженностью
Контроль за дебиторской задолженностью в организациях осуществляется в соответствии с их учетной политикой.
Каждый субъект хозяйствования самостоятельно формирует свою учетную политику, которая должна основываться на принципах бухучета и отчетности (ст. 9 Закона о бухучете).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухучете).
После осуществления поставки товаров (оказания услуг) необходимо научиться управлять образовавшейся в результате сделки дебиторской задолженностью, чтоб она не превращалась в невозможную ко взысканию.
Управление дебиторской задолженностью состоит из 2 стадий: долговременной и оперативной.
Долговременное управление дебиторской задолженностью организуется в рамках общей процедуры управления финансами. Оно состоит из планирования дебиторской задолженности и контроля за соответствием фактического состояния плану, т.е. контроля и недопущения роста удельного веса дебиторской задолженности. Удельный вес дебиторской задолженности рассчитывается как соотношение просроченной дебиторской задолженности свыше 1 года ко всей имеющейся задолженности, умноженное на 100 %.
При долговременном управлении дебиторской задолженностью необходимо стремиться к тому, чтобы удельный вес просроченной дебиторской задолженности не превышал 10 %.
Оперативное управление дебиторской задолженностью предусматривает принятие решения о предоставлении отсрочки конкретному клиенту, контроль сроков погашения и работу с просроченной дебиторской задолженностью.
Оперативное управление дебиторской задолженностью включает следующие этапы:
1) комплексную проверку дебитора на сайтах (www.bancrot.gov.by, www.egr.goy.by, www.nalog.gov.by);
2) юридическое сопровождение сделок (подготовку, согласование договора ответственным исполнителем с руководителями, специалистами предприятия);
3) учет, контроль и оценку эффективности дебиторской задолженности;
4) взыскание просроченного долга не свыше 3 месяцев (телефонные звонки, претензии, взыскание через ФСЗН и ИМНС);
5) взыскание просроченного долга свыше 3 месяцев. Этот этап принудительного взыскания предусматривает получение исполнительного документа и направление его судебному исполнителю. Также копия исполнительного документа направляется в адрес должника заказным письмом с уведомлением;
6) взыскание просроченного долга свыше 1 года при наличии акта о невозможности исполнения и отсутствия имущества у должника. Взыскание осуществляется путем обращения в УДФР КГК Республики Беларусь по ст. 11.18 КоАП, ст. 242 УК «Уклонение от погашения кредиторской задолженности», по п. 4 ст. 12.13 КоАП «за неподачу должником заявления о своей экономической несостоятельности (банкротстве)», а также в иные правоохранительные органы при наличии оснований;
7) в период исполнительного производства – контроль службы судебных исполнителей и обращение с заявлением в отделы принудительного исполнения о применении мер по обеспечению исполнения исполнительного документа, предусмотренных ст. 60 Закона об исполнительном производстве;
8) своевременное заявление требований кредитора должникам, находящимся в состоянии ликвидации, а также после объявления ими о своем банкротстве; контроль за поступлением уведомления о включении в реестр кредиторов от ликвидатора и от антикризисного управляющего (ст. 59 ГК и ст. 89 Закона о банкротстве).
Документ:
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).
Документ:
Уголовный кодекс Республики Беларусь (далее – УК).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 24.10.2016 № 439-З «Об исполнительном производстве» (далее – Закон об исполнительном производстве).
Документ:
Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 13.07.2012 № 415-З «Об экономической несостоятельности (банкротстве)» (далее – Закон о банкротстве).
Справочно:
сведения об объявлении ликвидации и банкротства содержатся на сайтах: www.bancrot.gov.by, www.egr.gov.by, www.justbel.info.
Главный бухгалтер обязан анализировать дебиторскую задолженность по срокам возникновения с целью выявления сомнительной задолженности, нереальной ко взысканию согласно учетной политике предприятия, а также осуществлять контроль за состоянием счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Справочно:
сомнительным долгом признается дебиторская задолженность, возникшая в результате реализации продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг, которая не погашена в срок, установленный договором или законодательством (если срок не установлен – в течение 12 месяцев с даты возникновения дебиторской задолженности), и не обеспечена соответствующими гарантиями.
Все случаи нереальной для взыскания дебиторской задолженности рассматриваются комиссией по непроизводительным расходам.
В обязанности комиссии входит рассмотрение всех случаев непроизводительных расходов в целом по организации.
Документы для рассмотрения на комиссии совместно с юротделом и бухгалтерией готовит подразделение, инициировавшее заключение договора, в результате исполнения которого возникла нереальная для взыскания дебиторская задолженность.
Решение комиссии оформляется протоколом, в котором перечисляются документы, послужившие основанием для вынесения решения. Протокол с полным пакетом документов передается на рассмотрение для принятия решений директору предприятия.
Елена Лещевич, юрист
