Как организации самой взыскать дебиторскую задолженность?

Во­про­сы взы­ска­ния де­би­тор­ской за­дол­жен­но­сти все­гда ак­ту­аль­ны для бе­ло­рус­ских субъ­ек­тов хо­зяй­ст­во­ва­ния. С не­над­ле­жа­щим ис­пол­не­ни­ем обя­за­тельств по оп­ла­те от­гру­жен­ных то­ва­ров (ока­зан­ных ус­луг, вы­пол­нен­ных ра­бот и т.д.) не стал­ки­ва­ют­ся раз­ве что ком­па­нии, ко­то­рые ра­бо­та­ют на ус­ло­ви­ях сто­про­цент­ной пред­оп­ла­ты, что в ны­неш­них эко­но­ми­че­ских реа­ли­ях встре­ча­ет­ся край­не ред­ко.

В си­туа­ции, ко­гда не­доб­ро­со­ве­ст­ные уча­ст­ни­ки гра­ж­дан­ско­го обо­ро­та при­вык­ли к стан­дарт­ным под­хо­дам воз­дей­ст­вия, про­фес­сио­на­лизм спе­циа­ли­ста по взы­ска­нию дол­гов яв­ля­ет­ся ре­шаю­щим фак­то­ром, ко­то­рый по­зво­ля­ет до­бить­ся свое­вре­мен­ных вы­плат со сто­ро­ны долж­ни­ков. Со­от­вет­ст­вен­но пе­ред юрис­кон­суль­та­ми ор­га­ни­за­ций по­сто­ян­но сто­ят за­да­чи по оп­ти­ми­за­ции про­цес­са взы­ска­ния де­би­тор­ской за­дол­жен­но­сти. Спо­со­бы реа­ли­за­ции не­ко­то­рых из них мы по­ста­ра­ем­ся ос­ве­тить в при­ве­ден­ном ни­же ма­те­риа­ле.

Многие из способов взыскания дебиторской задолженности, которые субъект хозяйствования может реализовать без привлечения третьих лиц (медиаторов, коллекторов, юридических фирм) или институтов (судебные органы), выгодно отличаются от судебного разбирательства, требуют наименьших финансовых вложений и временных затрат, позволяют сохранить конфиденциальность, деловую репутацию и партнерские отношения между сторонами. Кроме того, использование досудебных процедур взыскания дебиторской задолженности предлагает сторонам более широкие возможности для выхода из конфликтной ситуации, нежели прямо предусмотренные законодательством и, следовательно, будет возможно в рамках решения суда. О практических аспектах самостоятельного взыскания дебиторской задолженности и пойдет сейчас речь.

Работа на упреждение возникновения дебиторской задолженности

Причинами возникновения дебиторской задолженности могут быть как объективные, так и субъективные факторы. Часто причиной просрочки исполнения денежных обязательств является элементарное невнимание субъекта хозяйствования к срокам исполнения принятых на себя обязательств. Так, нередки случаи, когда контрагент забывает отдать поручение бухгалтеру на оплату, например, поставленного товара. В целях упреждения возникновения дебиторской задолженности ввиду неосмотрительности контрагента рекомендуем напоминать контрагенту о приближении сроков оплаты, притом делать это лучше максимально официально: в письменном виде, направляя документы заказной почтовой корреспонденцией с сохранением доказательств получения напоминания должником.

Прежде чем приступить к непосредственному взысканию дебиторской задолженности, рекомендуем собрать информацию о контрагенте, проработав прежде всего СМИ и Интернет, а также запросив ее у должника непосредственно, у его партнеров и контрагентов, в торгово-промышленных палатах и профессиональных ассоциациях, в реестрах неблагонадежных партнеров, банкротов, бюро кредитных историй и т.п. Собранная информация поможет как минимум оценить перспективы взыскания задолженности, а как максимум выбрать наиболее эффективный применительно к конкретной ситуации механизм работы с должником.

Подписание акта сверки взаиморасчетов

Первым шагом, направленным на закрепление обстоятельства наличия задолженности, является подписание сторонами акта сверки взаимных расчетов*. Такой акт является документом, устанавливающим на определенную дату имущественные обязанности должника, которые им признаются, но не выполняются.

Поскольку акт сверки взаимных расчетов не является первичным учетным документом и какие-либо специальные требования к его оформлению, установленные законодательством, отсутствуют, документ составляется сторонами в произвольной форме и, как правило, включает:

– ссылку на договор как на основание возникновения обязательств по оплате, а также на наименование товаров (работ, услуг) с указанием их стоимости. При отсутствии этих сведений такой акт не является достоверным доказательством задолженности ввиду отсутствия возможности установления основания возникновения указанных в акте денежных сумм;

– перечисление первичных документов, в которых подтверждаются размер задолженности и период ее возникновения (ТТН, счета-фактуры и т.п.);

– указание на поступившие от должника в оплату полученного по договору суммы (при наличии таких поступлений) с датами и ссылкой на номера платежных документов;

– указание суммы задолженности на конкретное число (как правило, дата составления акта сверки).

Помимо этого рекомендуем включать в акт сверки также:

– подтверждение отсутствия у должника претензий в связи с исполнением кредитором его обязательств по договору;

– формулировку о том, что должник факт наличия задолженности признает;

– условие о том, что подписанный должником акт должен быть возвращен кредитору в течение определенного времени, в случае невозврата задолженность считается подтвержденной.

Отдельно хотелось бы остановиться на подписании акта.

Сложившаяся практика позволяет говорить о том, что акт сверки взаимных расчетов как документ, свидетельствующий определенные финансовые обязательства, должен быть подписан как главным бухгалтером (лицо, ответственное за оформление денежных и расчетных документов организации), так и руководителем (лицо, распоряжающееся денежными средствами организации) или уполномоченными им лицами, причем со стороны и кредитора, и должника.

Для удобства дальнейшего использования актов, например, в процедуре судебного взыскания задолженности рекомендуем составлять отдельные акты сверки к каждому договору и делать это незамедлительно, как только возникает задолженность.

Претензионная переписка

Взыскание дебиторской задолженности путем претензионной переписки, т.е. направления письменных требований о необходимости исполнения обязательств по договору, закрепляется в законодательстве Республики Беларусь, а также может быть закреплено в соглашении сторон*.

Справочно:

рассмотреть претензию и сообщить о результатах должник может в пределах месячного срока со дня ее получения, если иной срок не установлен законодательством или договором (р. 6 приложения к ХПК). Это положение не исключает право кредитора требовать исполнения обязательств кредитором в более короткий срок. Однако в отсутствие ответа или действий, направленных на погашение задолженности со стороны должника, кредитору придется выдерживать месячный срок, прежде чем инициировать ее судебное взыскание.

Документ:

Хозяйственный процессуальный кодекс Республики Беларусь (далее – ХПК).

Претензия, направляемая в рамках работы по взысканию дебиторской задолженности, представляет собой требование кредитора к должнику об уплате суммы задолженности и об исполнении иных обязательств, связанных с ненадлежащим исполнением обязательств по своевременному проведению расчетов (погашение неустойки, уплата процентов за пользование чужими денежными средствами, возмещение убытков).

В дополнение к общим требованиям к содержанию претензии, изложенным в ХПК, полагаем необходимым учесть в претензии следующие моменты.

Отдельным пунктом в претензии рекомендуем указывать, какие дальнейшие шаги по взысканию задолженности намерен предпринять кредитор: обратиться в судебные органы за взысканием задолженности и штрафных санкций за просрочку исполнения, представить информацию о задолженности в налоговые органы в целях исполнения за счет нее налоговых обязательств кредитора и т.п.

При составлении претензии рекомендуем учитывать следующие моменты:

1) расчет суммы основного долга и штрафных санкций за просрочку исполнения делайте на дату составления претензии, оформляйте отдельным документом в той же форме, в которой будете готовить – при необходимости – расчеты для взыскания задолженности в судебном порядке;

2) даже если на момент направления претензии отсутствует намерение требовать от должника уплаты неустоек и т.п., указывайте в тексте претензии на последующее возможное взыскание пени и процентов;

3) учитывайте сроки исковой давности по требованиям, предъявляемым в претензии;

4) требуйте в претензии, чтобы должник исполнил обязательства в суммах, рассчитанных на дату фактического исполнения обязательства (пересчитал сумму основного долга, неустойку, проценты за пользование чужими денежными средствами);

5) указывайте в претензии данные расчетного счета, на который требуете произвести погашение задолженности;

6) указывайте на то, что в случае судебного разбирательства кредитор оставляет за собой право взыскания с должника расходов на оплату госпошлины, стоимости оказанных третьими лицами юридических услуг и т.п.;

7) прилагайте к претензии акт сверки расчетов (если он не был подписан сторонами ранее) с указанием требования осуществить его подписание и вернуть акт кредитору, устанавливая срок, в который возврат должен быть осуществлен.

Подходите к составлению претензии максимально осмотрительно, поскольку только грамотно составленный документ позволит при неисполнении должником требований, изложенных в претензии, использовать его для взыскания задолженности в судебном порядке.

Претензия должна быть передана должнику:

– путем вручения документа уполномоченному представителю должника под роспись;

– путем направления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Обязательно сохраняйте доказательства, подтверждающие вручение претензии должнику: они могут потребоваться для судебного взыскания задолженности.

При проведении претензионной работы помните, что направление претензии свидетельствует о начале досудебной процедуры урегулирования спора. Оставление претензии без ответа не препятствует обращению кредитора к судебному взысканию задолженности и даже подтверждает при обращении в суд в порядке приказного производства признание долга должником. Кроме того, обстоятельство направления кредитором претензии предоставляет суду право:

– взыскать с должника судебные расходы, даже если требования заявителя не будут удовлетворены в полном объеме;

– отказать должнику в уменьшении неустойки вследствие ее несоразмерности.

Справочно:

в случае несоблюдения сторонами досудебного порядка урегулирования спора, предусмотренного законодательством или договором, хозяйственный суд* вправе оставить исковое заявление без рассмотрения до тех пор, пока не будут представлены доказательства соблюдения процедуры досудебного урегулирования отношений (ст. 151 ХПК).

Переговоры

Обратите внимание!

Для стороны, заинтересованной в скорейшем взыскании дебиторской задолженности, будет разумным провести с контрагентом переговоры на предмет сбора информации о действительных причинах возникновения задолженности и перспективах ее погашения, о возможности исполнения обязательств должника способами, отличными от уплаты денежных средств, и т.д.

Во время переговоров с должником по поводу возврата дебиторской задолженности рекомендуем соблюдать следующие простые, но эффективные правила:

– переговоры желательно проводить на территории должника: во-первых, нахождение должника в «родном» интерьере настраивает его на более миролюбивый лад и, с другой стороны, демонстрирует готовность кредитора идти на компромисс. Во-вторых, это возможность оценить финансово-материальное положение должника и получить представление о перспективах погашения задолженности;

– будьте предельно вежливым и настойчивым одновременно, не допускайте агрессии и не увлекайтесь доказыванием своей правоты, будьте готовы к уступкам;

– используйте для оказания давления на должника внешние факторы, такие как репутация, сложившаяся практика;

– обязательно документируйте переговоры и договоренности (даже если вторая сторона отказывается от подписи);

– достигая договоренностей, обеспечивайте исполнение и предусматривайте ответственность.

Если в качестве должника выступает лицо, подведомственное вышестоящей организации, привлекайте к участию в переговорах о погашении задолженности местные органы исполнительной власти и управления согласно их подведомственности, обращайтесь к ним с просьбой об оказании содействия и о ликвидации образовавшейся и неоплаченной задолженности.

Помните о том, что даже в случае отрицательного результата направление претензии и проведение переговоров:

– во-первых, позволяют идентифицировать проблемы для дальнейшего судебного разбирательства и фокусируют внимание на сильных и слабых сторонах правовой и экономической позиции;

– во-вторых, создают предпосылки для достижения мирового соглашения в ходе дальнейшего рассмотрения спора в суде.

Исполнение налогового обязательства плательщика за счет его дебиторов

Одним из способов уменьшения дебиторской задолженности является исполнение налогового обязательства плательщика за счет его дебиторов. Исходя из норм ст. 22 и ст. 58 НК фактические действия по списанию налоговым органом средств со счетов дебиторов могут быть инициированы:

1) субъектом хозяйствования – организацией* при наличии у него задолженности по уплате налогов, сборов (пошлин), пеней – путем представления налоговому органу списка дебиторов;

2) субъектом хозяйствования – организацией при отсутствии у него на расчетных счетах средств для уплаты налогов, сборов (пошлин), пеней – путем совершения уступки налоговому органу требования по соответствующему обязательству;

3) органами Комитета государственного контроля Республики Беларусь – на основании документов, представленных ими налоговому органу;

4) налоговым или таможенным органом – по результатам мероприятий по выявлению имущества плательщика (иного обязанного лица), а также его дебиторов.

Документ:

Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть) (далее – НК).

На поля более мелким шрифтом Исполнение налогового обязательства за счет средств дебиторов при наличии у организации задолженности перед налоговыми органами

Плательщик обязан вести учет дебиторской задолженности и представлять в налоговый орган по месту постановки на учет перечень дебиторов с указанием суммы дебиторской задолженности, а также копии документов, подтверждающих факт наличия дебиторской задолженности, не позднее 5 рабочих дней со дня возникновения задолженности по уплате налогов, сборов (пошлин), пеней (подп. 1.5 п. 1 ст. 22 НК). Таким образом, при возникновении у субъекта хозяйствования просрочки в уплате налогов организация обязана представить налоговому органу сведения о дебиторской задолженности.

На поля более мелким шрифтом Исполнение налогового обязательства за счет средств дебиторов в отсутствие у организации задолженности перед налоговыми органами

Помимо наличия обязательства представления информации о дебиторской задолженности субъект хозяйствования вправе в отсутствие задолженности по налоговым платежам инициировать исполнение налогового обязательства за счет средств дебиторов. Для этого организации необходимо подать в налоговый орган заявление об уступке требования кредитора и документы (акт сверки или иной подписанный дебитором и плательщиком документ), подтверждающие наличие дебиторской задолженности у субъекта хозяйствования и кредиторской задолженности у его дебитора.

Справочно:

суммы неустоек, процентов за пользование чужими денежными средствами, начисленные за ненадлежащее исполнение должником обязательств, могут быть использованы для погашения налогового обязательства только при условии их признания сторонами и включения в акт сверки расчетов.

В обоих указанных выше случаях налоговый орган в соответствии со ст. 58 НК производит оценку документов, представленных плательщиком. На основании представленных данных налоговый орган вправе оформить справку наличия дебиторской задолженности у плательщика* и вынести решение о взыскании налога, сбора (пошлины), пени за счет средств дебиторов (с учетом сроков исполнения обязательств между организацией и ее дебиторами) (далее – решение). Решение и платежное требование налогового органа выдаются банку, обслуживающему данный налоговый или таможенный орган, на бумажном носителе или в виде электронного документа и исполняются банками в порядке, установленном п. 3 ст. 56 НК. Взыскание налога, сбора (пошлины), пени за счет средств дебиторов производится в бесспорном порядке.

Справочно:

аналогичным образом возможно исполнение плательщиком налогового обязательства перед таможенными органами.

Для грамотного оформления исполнения налогового обязательства плательщика за счет его дебиторов необходимо соблюдение следующих условий:

– составление сторонами (кредитором и должником) акта сверки взаимных расчетов (далее – акт). Такой акт на дату его предъявления в налоговый орган не должен быть старше 10 дней, должен содержать подписи главных бухгалтеров и руководителей кредитора и должника;

– при отсутствии акта сверки организация должна представить в налоговый орган весь пакет документов по сделке (договор, ТН/ТТН, счета, переписку);

– заявление об уступке права требования.

Справочно:

в случае отсутствия средств на текущих (расчетных) счетах плательщиков подлежащие уплате обязательные страховые взносы, взносы на профессиональное пенсионное страхование и иные платежи в ФСЗН взыскиваются в бесспорном порядке по постановлению уполномоченных должностных лиц органов ФСЗН с текущих (расчетных) счетов их дебиторов (за исключением финансируемых из средств республиканского и местного бюджетов на основании бюджетной сметы) (п. 22 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 40).

Альтернативное погашение дебиторской задолженности

При отсутствии у должника возможности, но не намерения исполнить обязательство по оплате, например, ввиду отсутствия денежных средств рекомендуем оценить целесообразность погашения дебиторской задолженности одним из альтернативных способов:

– возврат товара, переданного должнику (рекомендуется в ситуации приостановления хозяйственных операций по счетам должника и отсутствия возможности исполнить платежное обязательство в денежной форме);

– заключение договора мены на эквивалентное по стоимости количество товаров (например, продукции должника), работ или услуг;

– перевод долга, если у должника имеется контрагент, имеющий финансовые обязательства перед должником;

– прекращение обязательств иным способом, предусмотренным гражданским законодательством (например, новация, отступное).

Альтернативное погашение дебиторской задолженности позволяет кредитору получить дополнительные возможности по погашению долга.

Мария Родич, старший юрист

ИООО «Сорайнен и партнеры», магистр права